excel-word 批处理工具

批量生成 Word 文档工具操作手册

1. 工具介绍

这是一款专业的批量文档生成工具，可以根据 Excel 数据表和 Word 模板，快速批量生成多个个性化的 Word 文档。工具采用图形界面设计，操作简单直观，适合各种需要批量生成文档的场景，如鉴证书、划转函、表单填写等。

主要功能

  • ✅ 从 Excel 文件批量读取数据
  • ✅ 根据 Word 模板自动填充内容
  • ✅ 灵活的文件命名方式
  • ✅ 高级命名模式（支持多列组合和自定义文本）
  • ✅ 文档预览功能（填充内容高亮显示）
  • ✅ 生成进度实时显示
  • ✅ 文件格式转换（支持.xls和.doc格式转换）
软件下载链接

2. 运行

系统要求

  • Windows 操作系统
  • 已安装 Microsoft Office 或其他支持 Word 文档的软件（用于预览）

运行方式

直接运行可执行文件

  1. 找到目录下的 excel-word 批处理工具.exe
  2. 双击运行即可

3. 界面说明

工具界面分为以下几个主要区域：

3.1 Excel 文件设置区

  • Excel 文件路径输入框：可输入或直接拖放 Excel 文件到此处
  • 浏览 Excel 按钮：打开文件选择对话框选择 Excel 文件

3.2 Word 模板设置区

  • Word 模板路径输入框：可输入或直接拖放 Word 文件到此处
  • 浏览模板按钮：打开文件选择对话框选择 Word 模板文件

3.3 文件命名设置区

  • 文件名选择下拉框：显示 Excel 中的所有列名，用于选择生成文档的命名依据
    • 高级模式：支持多列组合和自定义文本的高级命名功能
  • 其他选项：选择后可手动设置文件名前缀
  • 手动填写文件名前缀输入框：自定义生成文档的前缀名称
  • 高级命名设置区（选择"高级模式"后显示）：
    • 可用列列表：显示 Excel 中的所有列名
    • 已选列列表：显示用于命名的列和自定义文本
    • 操作按钮：
      • 添加 >：将可用列添加到已选列列表
      • < 移除：将已选列从列表中移除
      • ↑：将已选列向上移动（调整顺序）
      • ↓：将已选列向下移动（调整顺序）
    • 自定义文本功能：
      • 自定义文本输入框：输入需要添加到文件名的自定义文本
      • 添加到已选按钮：将自定义文本添加到已选列列表
    • 分隔符设置：设置列值和文本之间的分隔符（如：-、_、+等）

3.4 操作按钮区

  • 预览文档按钮：预览第一个生成的文档效果，填充内容将以黄色高亮显示
  • 生成文档按钮：开始批量生成文档
  • 打开文件按钮：打开输出文件夹，查看生成的文档
  • 操作介绍按钮：打开操作手册，查看详细使用说明
  • 格式转换按钮：转换.xls和.doc格式文件为.xlsx和.docx格式，以满足工具使用要求

3.5 进度显示区

  • 进度条：显示文档生成的进度百分比

4. 使用方法

4.1 准备工作

Excel 数据表准备

  1. 创建 Excel 表格，包含所有需要批量替换的数据
  2. 确保表头名称清晰明确（将用于模板中的占位符）
  3. 每一行代表一个需要生成的文档数据
Excel 表格示例：
姓名 年龄 部门 入职日期 薪资
张三 28 技术部 2023/1/15 15000
李四 32 市场部 2022/6/20 18000
王五 25 财务部 2023/3/10 16000

Word 模板准备

  1. 创建 Word 文档作为模板
  2. 在需要填充数据的位置，使用与 Excel 表头相同的名称作为占位符
  3. 占位符格式为：{{ 表头名称 }}（注意使用两对大括号，并且是英文下的{{}}）
Word 模板示例：
员工信息表
姓名：{{ 姓名 }}
年龄：{{ 年龄 }}
部门：{{ 部门 }}
入职日期：{{ 入职日期 }}
薪资：{{ 薪资 }}

4.2 开始生成文档

步骤 1：选择 Excel 文件

  1. 点击「浏览 Excel...」按钮
  2. 在文件选择对话框中找到并选择您的 Excel 数据表
    1. 支持 .xlsx 格式文件
    2. 若选择 .xls 格式文件，系统会提示需要先进行格式转换
  3. 点击「打开」

步骤 2：选择 Word 模板

  1. 点击「浏览模板...」按钮
  2. 在文件选择对话框中找到并选择您的 Word 模板文件
    1. 支持 .docx 格式文件
    2. 若选择 .doc 格式文件，系统会提示需要先进行格式转换
  3. 点击「打开」

步骤 3：设置文件命名方式

  1. 基本命名方式：
    1. 在「文件命名设置」区域，从下拉框中选择一个列名作为文档命名依据
      • 例如：选择「姓名」列，则生成的文档名将是「张三.docx」、「李四.docx」等
    2. 或者选择「其他」选项，然后在下面的输入框中输入自定义的文件名前缀
      • 例如：输入「员工信息」，则生成的文档名将是「员工信息_1.docx」、「员工信息_2.docx」等
  2. 高级命名方式：
    1. 在「文件命名设置」区域，从下拉框中选择「高级模式」选项
    2. 在显示的高级命名设置区中：
      • 从「可用列」列表中选择需要的列，点击「添加 >」按钮将其添加到「已选列」列表
      • 可以输入自定义文本，点击「添加到已选」按钮将其添加到「已选列」列表
      • 使用「↑」和「↓」按钮调整已选列和文本的顺序
      • 设置合适的分隔符（如：-、_、+等）
    3. 生成的文件名将按照已选列和文本的顺序，使用指定的分隔符组合而成
      • 例如：已选列「姓名」、自定义文本「-员工」、列「部门」，分隔符「」（空格）
      • 生成的文档名将是「张三 员工 技术部.docx」、「李四 员工 市场部.docx」等

步骤 4：预览文档（可选）

  1. 点击「👁️ 预览文档」按钮
  2. 系统会生成第一个文档的预览版本，并以黄色高亮显示所有从 Excel 填充的内容
  3. 检查预览文档，确认数据填充是否正确

步骤 5：批量生成文档

  1. 确认预览无误后，点击「⏳ 生成文档」按钮
  2. 观察进度条显示生成进度
  3. 生成完成后，系统会自动打开输出文件夹，显示所有生成的文档

步骤 6：查看生成的文档

  1. 在「批量处理后文件」文件夹中查看生成的所有文档
  2. 可以直接打开查看或进一步处理这些文档

5. 高级功能

5.1 预览功能详解

预览文档功能可以帮助您在批量生成前确认数据填充是否正确：
  • 预览文档使用临时文件，不会保存到批量处理文件夹中
  • 从 Excel 填充的内容会以黄色背景高亮显示，方便您检查
  • 预览只处理 Excel 中的第一行数据，快速展示效果

6. 常见问题与故障排除

6.1 常见错误

Excel 文件读取失败

  • 原因：Excel 文件格式错误、路径不正确或文件被锁定
  • 解决方法：确保文件是有效的 .xlsx 格式，路径正确，且未被其他程序占用
    • 若收到格式转换提示，请先使用界面上的「🔄 格式转换」按钮将 .xls 文件转换为 .xlsx 格式

Word 模板错误

  • 原因：模板文件不存在或格式错误
  • 解决方法：检查模板文件路径是否正确，确保是 .docx 格式
    • 若收到格式转换提示，请先使用界面上的「🔄 格式转换」按钮将 .doc 文件转换为 .docx 格式

文件命名错误

  • 原因：未选择列名且未输入自定义名称
  • 解决方法：从下拉框中选择一个列名，或在自定义名称输入框中输入内容

生成文档为空

  • 原因：Excel 表格中没有数据
  • 解决方法：确保 Excel 表格中包含数据行

6.2 疑难解答

填充内容未显示

  • 检查 Word 模板中的占位符格式是否正确（必须是 {{ 列名 }}）
  • 确保占位符中的列名与 Excel 表头完全一致（包括大小写）

生成的文档无法打开

  • 检查模板文件是否完整且未损坏
  • 尝试使用不同的 Word 模板
版本信息：V1.1.0 更新日期：2025-11-12 开发团队：尘曦poi
ps：‍​​⁠​​​‬‍​​‌​​​​​​​​‬​​‬‍‬​​‬‬​​​​‬​​⁠​​​⁠​​​excel-word 批处理工具 - 飞书云文档 
posted @ 2025-11-19 18:08  尘曦poi  阅读(16)  评论(0)    收藏  举报