管理电脑 学问不小[转自联合早报]

　　咨询公司AMI Partners的调查显示新加坡共有12万家中小型企业，它把员工人数1000人以下的公司定为中小型企业，这是国际标准，以新加坡标准，笔者把员工人数在一百至五百人的定为中型企业，少过百人的定为小型企业。
　　小企业甚至小至OMO，One Man Operation，也就是单人操作的意思。一些是夫妻档或是家庭经营。中型企业问题不大，最令人担忧的的小企业，它们往往面对IT知识不足的问题。
　　这些老板不是没钱，买电脑很舍得，因为看得到摸得到，买软件就舍不得了，尤其是制图软件，一套要上千元，他们常问的问题是为什么整个盒子一片光碟要卖得这么贵。一些老板则有些版权意识，知道侵权的后果，于是十架电脑就买了十套软件，假设一套百元，那就得花上千元，这么做又有些矫枉过正。

数据比什么都重要
　　假如你要把软件装入十架电脑中，你可以买多用户使用权，也就是英文所谓的licensing agreement，它不是以电脑计，而是以用户计，比方公司里五个人有权使用，所付的费用肯定大大便宜过买十套软件。
　　另一些公司则面对使用权不足的问题，比方买十用户使用权，最终二十人在使用，这是侵权行为。小老板若是电脑知识不足，不妨请专人打理，外包给咨询公司也行。
　　记住，数据比什么都重要，要有灾难意识，每天为资讯作备份(Backup)。想想，有一天，硬盘挂了，应付款项和应收款项资料不见了，你欠人钱，那不打紧，对方肯定会催你，人欠你钱，失去了数据就无从追债，公司的运作肯定大受影响。
　　按目前的科技进展，我比较推崇半电脑化，全电脑化风险太大太大，半电脑化就是纸张文件和电脑数据并存，按月打印报表收存，万一真发生什么事，还有纸张报表为依据。
　　一些小企业为省钱，爱用自行组装效果不稳定的杂牌电脑，这是要不得的，这个钱不能省，最好采用一些信誉卓著的品牌。电脑数目超过五架则有必要把它们联线成局域网，以达到共享资源的效益，比方共同用伺服机上的软件和数据，共享打印机。
　　电脑数目超过二十架，则面对管理难题，一定要细加管理经营，否则情况失控，会成为拖累。要定下使用条例，严禁午餐时间利用公司电脑打电玩等滥权行为。
　　软件过了一段时间必须提升，硬件也一样，电脑一般每隔三五年便得更换新的。软件技术不断在更新，你不能停留在一个阶段，比方停留在视窗Win98，而必须跟着技术走，间接也等于提升了公司的营运实力。
　　电脑化是免不了的趋势，形势逼得你不得不这么做。你是供应商，买方大厂商采用供应链系统，你必须联线获得订单和送货单。反过来，你是小厂，对方是大供应商，你要订货，也必须联线。
　　很多小老板以为电脑化可节省成本，事实不然，它会加重成本，买软硬件聘请电脑员工是一笔支出，不过，电脑化能加强效率，间接上提升业绩，让你赚更多更多的钱。