高级项目管理学习总结-十大过程管理之采购管理

采购管理

1、规划采购管理

记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方。

（1）输入：项目管理计划、需求文件、风险登记册、活动资源需求、项目进度计划、活动成本估算、干系人登记册、事业环境因素、组织过程资产

（2）输出：采购管理计划、采购工作说明书、采购文件、供方选择标准、自制或外购决策、变更请求、项目文件更新

（3）工具技术：自制或外购分析、专家判断、市场调研、会议

（4）输入输出解释：

采购管理计划： 如何从外部获取货物或服务，以及如何编制采购合同到合同收尾过程
采购工作说明书： 详细描述拟采购的产品、服务或成果（招标书中技术部分）
采购文件： 用于征求潜在卖方的建议书，包括信息邀请信（要信息）、建议邀请书（要方案）、报价邀请书（要报价）等
供方选择标准： 采购文件一部分， 制定标准为了对卖方建议书进行评级或打分 自
制或外购决策： 自制在采购计划中规定组织内部流程和协议；外购在采购计划中规定与产品或服务供应商签订协议的流程。

2、实施采购

获取卖方应答、选择卖方并授予合同。

（1）输入：项目管理计划、采购文件、供方选择标准、卖方建议书、项目文件、自制或采购决策、采购工作说明书、组织过程资产

（2）选定的卖方、协议、资源日历、变更请求、项目管理计划更新、项目文件更新

（3）投标人会议、建议书评价技术、独立估算、专家判断、广告、分析技术、采购谈判

（4）输入输出解释：

选定的卖方： 根据评价结果，有竞争力，并且与买方商定了合同草案的卖方， 就是选定的卖方。
协议： 因应用领域不同，协议也可成为谅解、合同、分包合同或订购单；合同时对双方具有约束力的法律协议

（5）工具技术解释：

投标人会议： 公平、公正、公开。保证卖方对采购要求一致理解，每个卖方都能听到其他卖方的问题以及买方的答案
建议书评价技术：复杂的采购，根据买方采购政策，规定一个正式的建议书评审流程包括加权和筛选。例如：采购看中价格和技术能力，价格占40%技术能力占60%
独立估算： 自行或外部做出成本估算，作为标杆比较卖方的应答。
广告： 扩充卖方名单
分析技术： 买方以合理方式定义需求，以便卖方通过要约为项目创造价值
采购谈判： 对合同的结构、要求以及条款取得一致意见。谈判是解决所有索赔和争议的首选方法，其次是调解或仲裁，最后法院起诉

3、控制采购

管理采购关系、 监督合同绩效以及采取必要的变更和纠正措施。

（1）输入：项目管理计划、采购文件、合同、批准的变更请求、工作绩效报告、工作绩效数据

（2）输出：工作绩效信息、变更请求、项目管理计划更新、项目文件更新、组织过程资产更新

（3）工具技术：合同变更控制、采购绩效审查、检查与审计、报告绩效、交付系统、索赔管理、记录管理系统

（4）工具技术解释：

合同变更控制系统： 规定了修改合同的过程，包括文书工作，跟踪系统，争议解决程序以及各种变更所需的审批层次。考虑双方变更流程，需要双方项目经理参与。
采购绩效审查： 根据合同审查卖方在规定成本和进度内完成项目范围和达到质量要求的情况。
检查与审计： 验证卖方工作过程或所完成可交付成果对合同的遵守程度。
报告绩效： 为管理层提供关于卖方正在如何有效实现合同目标的信息
支付系统： 首先由被授权的团队成员证明卖方工作，其次通过买方的应付账款系统支付。所有支付严格按照合同条款进行并记录
索赔： 有争议的变更成为索赔、争议或诉求。
记录管理系统： 管理合同、采购文档和相关记录 

4、结束采购

确认某次采购活动的全部工作和可交付成果均可验收，结束这次采购。

（1）输入：项目管理计划、采购文件

（2）输出：结束采购、组织过程资产更新

（3）工具技术：采购审计、采购谈判、记录管理系统

（4）输入输出解释：

合同提前终止是结束采购的一个特例 。
结束的采购： 买方向卖方发出关于合同已经完成的正式书面通知，对正式采购的收尾要求，已在合同条款和条件中定义，并包含在采购管理计划中。

（5）工具技术解释：

采购审计： 找出可供本项目其他采购合同或执行组织内其他项目借鉴的成果经验与失败教训