高级项目管理学习总结-十大过程管理之沟通管理

沟通管理

1、规划沟通管理

确定项目干系人的信息需求，并定义沟通方法①有效果的沟通：使对方能正确理解的信息②有效率的沟通：只沟通必要的信息

（1）输入：项目管理计划、干系人登记册、事业环境因素、组织过程资产

（2）输出：沟通管理计划、项目文件更新

（3）工具技术：沟通需求分析、沟通技术、沟通模型、沟通方法、会议

（4）输入输出解释：

沟通管理计划：描述如何对项目沟通进行规划，结构化和监控。

（5）工具技术解释：

沟通需求分析：确定项目干系人的信息需求，以及信息对干系人的价值。项目资源只能用来沟通有利于成功的信息，或者那些因缺乏沟通会造成失败的信息
沟通渠道计算公式： N*（N-1)/2
沟通技术：可以采用各种技术在项目干系人之间传递信息。当今时代影响最大的沟通技术是互联网技术
沟通模型：编码： 发送方把思想或观点编码为语言； 传递信息： 发送方通过沟通媒介发送信息
解码：接收方把信息还原成思想和观点；告知收悉：告知发送方已收到信息，不一定同意或理解；

反馈/反应：对收到信息理解后，反馈给发送方
沟通障碍：延误和曲解信息的原因有噪音、距离、负面表述、敌意、语言、文化等
过滤： 指自上而下或自下而上的沟通过程中损失掉的现象，因素是层级数目，尽可能的限制信息过滤。
沟通方法：
交互式沟通： 在两方或多方之间进行多向信息交换。确保全体参与者对特定话题达成共识最有效方法
推式沟通： 把信息发送给需要接受这些信息的特定接收方。可确保信息的发送，不确保信息被理解
拉式沟通： 接收者自主自行访问信息内容 。
选择沟通方法考虑： 沟通需求、 成本和时间限制，工具和资源的可用性和熟悉程度。
会议：1、 会前筹备（ 会议论证、 会议目的、 会议参加者、 会议议程、 会议场所、会议材料）
2、 会间管理（时间控制、主题控制、秩序控制、总结成果）
3、 会后收尾（会议纪要、会议传达、文件存档）

2、管理沟通

根据沟通管理计划，生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息的过程。

（1）输入：沟通管理计划、工作绩效报告、组织过程资产、事业环境因素

（2）输出：项目沟通、项目管理计划更新、组织过程资产更新、项目文件更新

（3）工具技术：沟通技术、沟通模型、沟通方法、信息管理系统、报告绩效

（4）输入输出解释

项目沟通：包括绩效报告、可交付成果状态、进度进展和已发生的成本等影响项目沟通的因素包括：1、信息的紧急性2、信息传递方法3、信息机密程度等

（5）工具技术解释：

信息管理系统：用来管理和分发项目信息的工具。包括：纸质文件管理、 电子通信、 项目管理电子工具
报告绩效：是收集并发布绩效信息，包括状态报告、进展测量结果和预测情况。应定期收集基准数据与实际数据 ，进行对比分析，以便了解和沟通项目进展与绩效，并对项目结果进行预测

3、控制沟通

在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程。

（1）输入：项目管理计划、项目沟通、问题日志、工作绩效数据、组织过程资产

（2）输出：工作绩效信息、变更请求、项目管理计划更新、项目文件更新、组织过程资产更新

（3）工具技术：信息管理系统、专家判断、会议

（4）工具技术解释：

信息管理系统：为项目经理获取、储存和向干系人发布有关项目成本、进度进展和绩效等方面的信息提供了标准工具。可以借助软件包来整合来自多个系统的报告，并向干系人分发报告。

会议： 需要与项目团队展开讨论和对话，以便确定最合适的方法，用于更新和沟通项目绩效，以及回应各干系人对项目信息的请求。