Secrets about PPT

（一）
PPT is short for Power Point from Microsoft office that a well-known display software.In general,a complete PPT process, only needs three step:

【1】Design PPT 

【2】Make PPT 

【3】Display  PPT

We often take notice of tache 【2】.But in fact,  【1】 and  【3】 is quite important,too.

（二）
Once, we prepare to make an important report to the customer.Our project manager have produced a PPT. Before last week, we did a demo to prepare for any eventuality.
The project Manager's PPT content, looks like include the following parts:

【1】 Welcome Pages 

【2】 Agenda Syllabus 

【3】 Project content presentation,demo 

【4】 Conclusion

 

（一） 

PPT是微软办公软件Power Point的简称，是一种众所周知的展示工具。一般说来，一个完整的PPT过程，只需要三步： 

【1】构思PPT 

【2】制作PPT 

【3】秀PPT 

很多时候，我们都比较关注【2】这个环节。但事实上，【1】和【3】也是相当的重要。 

（二） 

有一次，我们准备去跟客户做一个重要的汇报。我们的项目经理做了一个PPT。在去之前的一周，我们做了一次演练，以备不测。 

项目经理的PPT的内容，看起来大致是这样几个部分： 

【1】欢迎页面 

【2】议程提纲 

【3】项目的内容介绍、演示 

【4】结束语 

这是一个典型的PPT结构。在很多场合下是比较适合的。 

如果是一次普通的技术交流，或是一次报告会，这样的中庸的效果，是完全可以接受的。 

但是，这一次，我们希望要有些不同的地方，因为我们的竞争对手会在我们的前面讲，如果按照这个结构来说，不但毫无新意，而且说多了，也让人昏昏欲睡。 

我们决心做些改变。那么接下来的问题是：如何去改变？该如何做？ 

这涉及到一个核心的问题：PPT的内容的核心是如何构思出来的？ 

这是一个问题吗？这难道不是一个问题吗？ 

【PPT的法则1】确定了听众的问题，就找到了内容和逻辑 

跟所有的系统设计一样，确定目标听众，是首先要做的事情。了解听众，并非是完全是出于营销的目的，而是确定信息传播的切入点。 

大家都看过discovery,对其侦探式的叙述方式和语气，有特别深的印象。为什么？ 

用搞电视的人的话来说，就是：问题引领叙事。 

说得直白一点，就是：如果你能用一个问题吸引听众，然后，把他心里的问题一个一个地解开。你的内容和逻辑就没有太大的问题。听众一直被你牵着鼻子走，完全在你设置的场景中思考。很难翻出你的五指山。 

你去跟人演示软件，如果你按照菜单去讲，多半会失败。为什么呢？ 

你的思维逻辑，还停留在自己的认知中。但这不是听众的认知方式。听众不能理解跟自己无关的东西。 

那么该如何去组织内容呢？ 

不去讲功能本身。而是讲为何设计该功能，该功能解决了什么问题，提供了哪些跟以前相比，完全不同的地方。听众理解了之后，其他的，不需要多说。 

去讲听众关心的东西。 

这种讲法特别适合不懂技术，甚至是不关心技术细节的听众。这样的听众，往往不在少数。 

想来这也是正常的，我需要知道最新的电视有哪些新功能，我不需要知道电视技术的制作原理。 

按照这个思路，我们重新调整了PPT的第三部分。这个部分最后变成了几个关键问题。这几个问题其实也是根据用户需求和建议，反向提出的问题。 

看起来实质性的内容没有变，但是传播的质量上有很大的不同： 

【1】很好的亲和力； 

【2】重点突出，避免了冗长而乏味的讲解； 

（三） 

有很多关于制作PPT的建议，可以让我们把PPT制作的特别精美。这里需要补充的是，要避免几个误区： 

【1】漂亮的PPT=好的PPT 

好的PPT+漂亮的PPT，是一个完美的PPT。但是，漂亮的PPT不一定是一个好的PPT。这跟文章的道理是一样的：很多文章，满篇的华丽辞藻，却言之无物，空洞的很。 

本来自认是个美女，结果，大家对你的服装一阵狠夸。这到底是夸人呢，还是贬人呢？自个儿去想。 

如果一阵演示下来，大家对你的内容不感兴趣，就只觉得PPT比较华丽。那多半是美工的功劳，不是你的功劳。 

PPT是一种传播工具，它的成功在于：让听众把精力集中到内容上，或你的身上，同时，尽可能传递完美的体验。 

还记得小时候，老师教我们怎么写作文吗？ 

老师说：你开头要这样，中间要这样，春天是这样的，秋天是那样的。情绪要从低潮开始，然后到高潮结束。 

结果呢？ 

本来你会写的，结果还没开始写，就想到自己是不是该低潮还是高潮了。然后，就完全连话都不会说了。 

PPT的制作是一样的。 

如果你一开始，就去想，我该用什么模板好看，用多大的字，换场的时候，是不是可以多用几个不同的方式。那么，可以说，一开始，就走岔了路。 

这样玩可以，但这不能保证你做出一个优秀的PPT。 

既然是传播的工具，还是要回到最根本的问题上来，从原点开始：我到底要给听众讲点什么有用的呢？ 

这不是说，你不需要掌握制作一个精美PPT的技术和方法，而是说，你不要把它滥用，或者迷信它。 

事实上，只有当你的主要内容、逻辑和结构都确定了，那些精美的形式，才能锦上添花，而不是喧宾夺主。 

而且，你并不总是有时间和人力支持去做一个完美的PPT。那么，最合理的做法就是，做一个内容扎实、形式简单有效的PPT。 

【PPT的法则2】合理的方法就是好方法。 

【2】用文字越少越好 

一般情况下，对于PPT的演讲来说，这是很好的建议。 

在商业演示的环境中，图表或图形化的表达，会给人深刻的印象。从人的认知来说，图表也是最容易明白的。 

但是，图形有个问题：稍有时间，就忘记了。而文字，虽然比较抽象，但不太容易走样。PPT讲的时候，没有问题，大家都明白。可PPT到了听众手上，大家再看到图的时候，就会想不起：这图说明了什么呢？ 

所以，在设计PPT的时候，归纳并提炼好的文字还是应该放在内容或注释上。传播的目的，不光是让听众热血沸腾，而是要记忆犹新。 

【PPT的法则3】过犹不及 

【3】现场实际操作演示是必须的 

我曾经看见无数次的现场操作演示失败：因为设备原因或准备不足，都是事与愿违。结果，PPT讲到一半，讲话的人跑到一边去捣鼓设备了。本来好好的气氛，结果，中间象卸了气的皮球一样。 

从PPT整体的效果上来看，现场操作有真实感，但是也有很多问题：客观环境不容易评估；产品本身可能不太稳定等等。 

但最重要的是还是比较浪费听众的时间。为了看一个实际的操作，大家都翘首以待，结果，还以失败告终。真是让人哭笑不得。 

用一些简单的方法，可以达到同样的效果，比如：把操作录制好，演讲的时候，播放就是了。实际的操作，可以放在演讲最后。 

【PPT的法则4】不要给自己找麻烦，更不要给听众找麻烦 

（四） 

同样的PPT，由不同的方式来讲，会讲出完全不同的效果。可以尝试用讲故事的方法去讲。 

举个例子：不久前，央视《对话》里的一期节目，是关于2007年经济学奖的得奖者之一马斯金教授的中国公开课。主持人要求在座的马斯金的中国弟子用一句话说明，什么是“机制设计理论”。 

几个清华大学的教授们，试图用“小学生都能听懂的话”，来说明这个观点。但现场的效果，都是很不理想。 

最后，主持人用了一个很简单的例子，很好很清楚地说明了这个经济学诺贝尔获奖者的核心思想。（当然，我怀疑，这个细节是故意设计的。） 

他是这样说的： 

只有一块蛋糕，哥哥和弟弟来分，应该制定怎样的规则，才能确保分得公平？答案是让哥哥先将蛋糕切成两块，然后弟弟先挑；或者弟弟先切，哥哥先挑。简单地说，机制设计理论主要是研究在充分考虑博弈者的私人信息和自利动机的情况下，如何设计游戏规则来达到既定的组织目标。 

在跟人做交流，尤其是在比较陌生的领域里交流，最有效的一种方式，就是讲故事，或者讲述一种应用的场景。 

这样做的好处是，让听众有一个切入点，了解一个总体的印象或感觉。听众理解了，再去解释，就会事半功倍。 

你去跟听众演示手机的功能？挨着一个个功能介绍？听众肯定会睡着的。 

换一种场景式的方式，看看： 

一天开始了，你的手机响了，你如何去做，然后如何去处理信息。你开始工作。你的手机应该处于一个怎么样的安静状态。手机上设置的日历，会提醒你该去见某个客户，还是去给孩子订一个生日礼物。 

过年了，电影院发来的彩信，告诉你什么地方可以订到很好的年夜饭，还送电影院的优惠券。同时，新的彩铃服务可以提供何种的优惠。 

....... 

把讲解的要素镶嵌在生活中，让人产生身临其境的感觉。 

这听起来很难，其实，也不必每次，每个地方都用完整的故事去讲。哪怕是切割成不同的场景去引导听众，也会得到很好的效果和反馈。 

PPT就是一个秀，你前面做的再漂亮，但是如果你不能show出来，真是可惜。 

【PPT的法则5】生动是永远受欢迎的 

（五） 

说到底，制作PPT，跟创作一篇作品、设计一件产品的思路没有太大的不同。 

你得明白：听众是谁？他们关心什么问题？问题有哪些？哪些是重要的？该如何引入，呈现？接下来才考虑我花多少时间去完成，需要做得完美吗？如果没有资源，该如何做？有哪些细节需要考虑或避免。 

为了下一次更好的PPT，这次的PPT有何经验和体会。我该如何从平时的素材中，去找到讲解要素和意愿的连接之处。 

是否需要从别人的PPT讲解中获取技巧，或者从更加广泛的媒体中吸取传播的方式和营养？ 

PPT，它看起来只是一个演示的软件，在它后面藏着的不是一个单纯的技巧问题，而是一个综合的问题：人们会怎样去理解一个信息，一个信息该如何分解，使得人更容易理解并接受。该如何把信息千方百计地打入听众的大脑。 

说到底，PPT也是一种营销工具。当你洞悉了沟通的对象-人之后，一切的技巧和形式都可以随心所欲，一切皆有可能。