4.工具与技术

一、会议

　　会议既可以是面对面的现场会议，也可以是基于网络的虚拟会议(电话/视频)，既可以是正式的，也可以是非正式的。

　　会议类型包括但不限于规划会、开工会、技术会、敏捷或迭代规划会、风险研讨会、风险审查会、每日站会、指导小组会、问题解决会、进展跟进会、用户审查会、回顾会和经验总结会等。

1.在管理过程中的应用

　　会议作为一种工具和技术，用在28个管理过程中。

        

　　项目开工会议通常以为着规划阶段结束和执行阶段开始，旨在传达项目目标、获得团队对项目的承诺，以及阐明每个相关方的角色和职责。

2.召开高效的会议

　　会议是项目沟通的一种重要形式。成功的会议能成为鼓励项目团队建立和加强对项目的期望，任务，关系和责任的工具。

　　使会议更有效的方式：事先制定例会制度、放弃可开可不开的会议、明确会议的目的和期望结果、发布会议通知、在会议前将会议资料发给参会人员、可以借助视频设备、明确会议规则、会议后总结提炼结论、会议要有记录、做好会议的后勤保障。

二、专家判断

　　专家判断是指基于某应用领域、知识领域、学科和行业等的专业知识而做出的，关于当前活动的合理判断。

　　专家判断作为一种工具和技术，用在35个管理过程中。

       

 三、数据收集技术

1.头脑风暴

　　用来产生和收集对项目需求与产品需求的多种创意（创新）的一种技术。

2.访谈

　　通过与相关方直接交谈，来获取信息的正式或非正式方法。（隐私性）

3.焦点小组

　　召集预定的相关方和主题专家，了解他们对所讨论的产品、服务或结果的期望和态度的一种启发式技术。焦点小组会议由一位受过训练的主持人引导大家进行互动式讨论。

4.核对单

　　一种结构化工具，通常列出特定组成部分，用来核实所要求的一系列步骤是否已得到执行或检查需求列表是否已得到满足。

5.核查表

　　核查也称为检查、评审、同行评审、审计、走查，是指工作产品进行检视来判断是否符合预期标准，核查表上记录着可视的内容（√或×）。

　　二八原理，即80%的问题经常是由20%的原因引起的，将其引进产品质量管理，以确认造成产品质量问题的诸多因素中最为重要的几个因素。

　　帕累托图又称为排列图或主次因素分析图，是用于帮助确认问题和对问题进行排序的一种常用的统计分析工具，有利于确定影响质量的主次因素。

6.问卷调查

　　问卷和调查向为数众多的受访者快速收集信息，以下场景适合：受众多样化、需要快速完成调查、受访者地理位置分散、适合开展统计分析。

7.市场调查

　　市场调查也称为市场调研，考察行业情况和具体卖方的能力，仅用于规划采购管理过程中。

8.标杆对照

　　是指将实际或计划的产品、流程和实践与其他可比组织的做法进行比较，以便识别最佳实践、形成改进意见，并为绩效考核提供依据。

9.统计抽样

　　是指从目标总体中选取部分样本用于检查，仅用于控制质量过程中。

　　属性抽样：对一个产品的一个或多个属性(重量，规模，功能)的测试。属性检查的结果是“是或非”，“继续或不继续”，“正确或不不正确”。

　　变量抽样：指一个流程的变化过程被测量并且记录下来，以此决定流程的能力。变量抽样是采用数量化的持续规模测量来进行的。

四、数据分析技术

1.备选方案分析

　　是一种对已识别的可选方案进行评估的技术，用来决定选择哪种方案或使用何种办法来执行项目工作。

2.挣值分析

　　对范围，进度和成本绩效进行综合分析，将实际进度和成本绩效与绩效测量基准进行比较。

3.成本效益分析

　　是用来比较项目成本与其带来的收益的财务分析工具，包括净现值分析，投资回收期，投资回收率。

4.根本原因分析

　　是确定引起偏差、缺陷或风险的根本原因的一种分析技术。

5.趋势分析

　　根据历史数据并利用数学模型，预测未来结果的一种分析技术。

6.偏差分析

　　是确定实际绩效与基准的差异程度及原因的一种技术。偏差分析用于将基准与实际结果进行比较，已确定偏差是否处于临界值区间内或是否有必要采取纠正或预防措施。

7.文件分析

　　审核和评估任何相关的文件信息。

8.回归分析

　　通过考察一系列输入变量及其对应的输出结果，建立数学或统计关系的一种分析技术。

9.过程分析

　　仅用于质量管理过程，是根据过程改进计划，采用过程分析技术从组织和技术角度识别所需的改进机会，同时检查在过程期间遇到的问题、制约因素、以及非增值活动。

10.迭代燃尽图

　　在项目完成之前，对需要完成的工作进行一种可视化表示，仅用于控制进度过程中。

11.储备分析

　　也称为预留管理，用于进度、成本和风险管理中，用来明确项目管理计划各组成部分的基本特征及相互关系，从而为项目的工期、预算、成本估算或资金需求设定储备。

　　应急储备：与“已知-未知”风险相关，需要加以合理估算，用于完成未知的工作量。

　　管理储备：与“未知-未知”风险相关，属于项目总持续时间的一部分，使用管理储备可能需要变更进度（成本）基准。

12.模拟

　　一种分析技术，通过建立模型来综合分析各种不确定因素，评估这些因素对目标的潜在影响。

　　蒙特卡罗模拟是一种常见的计算机模型分析技术，基于概率分布和概率分支进行许多次迭代，每次迭代都随机抽取输入数据，最终输出的是可能的项目结果的概率分布区间。

13.假设情景分析

　　对各种情景进行评估，预测他们对项目目标的影响的过程，就是对“某一情景出现是应当如何处理“”这样问题进行分析。

14.质量成本

　　为了达到产品或服务的质量要求所付出的全部努力的总成本，既包括为确保符合质量要求所做的全部工作，也包括因不符合质量要求所引起的全部工作。

　　预防成本：为保证产品符合需求条件，无产品缺陷而付出的成本。（一致性成本：交付满足要求的和适用的产品）

　　评估成本：为使工作符合既定目标而进行检查、检验和评估所付出的成本。（一致性成本）

　　缺陷成本：进一步分为内部缺陷成本和外部缺陷成本。（非一致性成本：对产品缺陷或没有满足质量期望负责）

　　　　内部缺陷成本：交货前弥补产品故障和失效而发生在组织内的成本。

　　　　外部缺陷成本：发生在组织外部的成本，通常是由客户提出的要求。

15.绩效审查

　　对照基准，对项目正在开展的工作的实际绩效进行测量，比较和分析的一种技术。

16.相关方分析

　　通过系统收集和分析各种定量与定性分析，来确定在整个项目中应该考虑哪些人的利益的一种技术。通过相关方分析，识别出相关方的利益、期望和影响，并将他们与项目目标联系起来，提高项目成功的可能性。

　　相关方分析的步骤：

　　　　1）识别全部潜在项目相关方及其相关信息，例如他们的角色、部门、利益、知识水平、期望和影响力；

　　　　2）分析每个相关方可能产生的影响或提供的支持，并将他们分类，以便指定管理策略。

　　　　　　权力/利益方格：根据相关方的职权大小对项目结果的关注程度进行分类。

                   

五、数据表现技术

1.亲和图

　　是一种对大量创意进行分组，以便进一步审查和分析的技术。（归类）

2.思维导图

　　是将从头脑风暴中获得的创意整合成一张图的技术，用于反映创意之间的共性与差异，激发新创意。

3.相关方参与度评估矩阵

　　用于将相关方当前参与水平与期望参与水平进行比较，是对相关方参与水平进行分类的方式之一。

六、决策技术

1.投票

　　一种为达成某种期望结果，而对多个未来行动方案进行评估的集体决策技术和过程。

2.多标准决策分析

　　借助决策矩阵，用系统分析方法建立诸如风险水平、不确定性和价值收益等多种标准，以对众多方案进行评估和排序。

3.独裁型决策制定

　　由一个人负责为整个集体制定决策。

七、人际关系与团队技能

1.积极倾听

　　与说话人保持互动，并总结对话内容，以确保有效的信息交换。

2.沟通风格评估

　　在规划沟通管理过程中，用于识别与相关方开展沟通的优选沟通方法，形式和内容的一种技术。

3.冲突管理

　　有助于相关方就目标、成功标准、高层级需求、项目描述、总体里程碑和其他内容达成一致意见。

4.引导

　　有效引导团队活动以达成决定、解决方案或结论的能力。一般用于主题研讨会，有效引导的研讨会有助于参与者之间建立信任、改进关系、改善沟通、从而有利于相关方达成一致意见。

5.会议管理

　　采取步骤确保会议有效并高效地达到预期目标。

6.影响力

　　用一种别人所乐于接受的方式，改变他人的思想和行动的能力。

　　权力性(强制性)影响力：主要源于法律、职位、习惯和武力，不可抗拒性。

　　非权力性(非强制性)影响力：源于领导者个人的人格魅力，领导者与被领导者之间的相互感召和信赖。

7.领导力

　　包括指导、激励和带领团队所需的知识、技能(协商，抗压，沟通，解决问题)和行为，可帮助组织达成业务目标。

8.谈判

　　达成协议而进行讨论。获取资源，在资源管理中，很多项目需要针对所需资源进行谈判。

9.人际交往

　　与同一组织和不同组织的人员建立联系和关系。

10.名义小组

　　用于促进头脑风暴的一种技术，通过投票排列最有用的创意，以便进一步开展头脑风暴或优先排序。一种典型的名义小组技术是德尔菲技术。

11.观察和交谈

　　观察和交谈是直接察看个人在各自环境中如何执行工作或任务和实施流程，该技能用于收集需求、监督沟通和管理相关方参与等3个过程。

12.政治意识

　　对正式和非正式权力关系的认知，以及在这些关系中工作的意愿。

13.文化意识

　　理解个人、群体和组织之间的差异，并据此调整项目的沟通策略。

八、项目管理信息系统（PMIS）

　　是由收集、整合和传播项目管理过程成果的工具和技术所组成的信息系统。

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2021-09-03   00:09:17  记