前言
本文介绍了在Scala系统中使用“输入未授权发票”功能记录在途物资并确认关联公司应付债务的原理、实务和需要注意的方面。
通常，需要进行会计处理的未授权发票是以外币表示的。而这增加了用户对此类交易的操作难度。如果不是对系统有着完整的了解，很可能会处理不当。本文提供了相应的解决反案。
背景
在商务活动中，经常会有票到货未到的情况发生。一旦发生，企业可能作处理如下：
1) 保存发票，迄验收货物合格后，和收货单匹配，俗称“抽单法”。.
在这种情况下，收到供应商发票时，在系统中无需操作。
2) 预录发票，但不产生任何会计影响。
3) 预录发票，同时生成会计分录。在一个典型的集团公司内部，通常在收到关联公司发票后，计入在途物资，确立应付债务。
解决方案
Scala系统提供了一个名为“输入未授权发票”的功能，有效地回应了2）和3） 中涉及的需求。
通过设置不同的参数，你可以：
1) 预录发票，但不产生会计分录。
2) 预录发票，产生会计分录如下：
借 在途物资
借 应交税金-增值税-进项税
贷 应付帐款
这是一种在收到发票时，确认应付和在途，当收到货物并与发票匹配时冲减在途物资的方法，实务中较为常用，姑且称之为确认在途法。
3) 预录发票，产生会计分录如下：
借 暂估在途物资
借 暂估应交税金-增值税-进项税
贷 暂估应付帐款
该方法在收到发票时，全部计入暂估科目，待收到货物并与发票匹配时冲回并计入正式帐户。姑且称之为完全暂估法
4) 预录发票，产生会计分录如下：
借 在途物资
借 暂估应交税金-增值税-进项税
贷 应付帐款
该方法在收到发票时，只对进项税作暂估处理，待收到货物并与发票匹配时冲回并允许抵扣。
特例一：发票于关帐后次月作废
假设条件如下：
在基准月收到供应商发票一张，票面应收1000美元，当时的记账汇率为7.4552:1. 公司按确认在途法输入发票。
月末，汇率为7.2552:1。公司按此汇率作帐面价值调整。
次月，由于特定的原因（如：发现选错供应商，供应商通知发票开错等），公司需要在系统中取消这张发票。
在系统中的操作及其会计影响如下表所述：
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行次 |
系统中操作描述 |
总帐科目余额 |
应付帐款明细帐余额 |
|||
|
在途 物资 |
应付 帐款 |
未实现的汇兑损益 |
原币 |
本位币 |
||
|
1 |
输入未授权发票 |
74552 |
(74552) |
|
10000 |
74552 |
|
2 |
汇率调整 |
|
2000 |
(2000) |
0 |
(2000) |
|
3 |
删除未授权发票 |
(74552) |
74552 |
|
(10000) |
(74552) |
|
|
净影响 |
|
2000 |
(2000) |
0[1] |
0 |
表一、直接删除未授权发票
现在，总帐科目余额和应付帐款明细帐余额之间就存在了一个2000元的差异。
针对这个问题，我们有两种解决方案：
1) 手工修正法;
使用这种方法，我们不建议删除发票，取而代之，我们借用付款功能用在途物资科目对冲该发票，当然在此之前，先需要将该发票转正。
|
行次 |
系统中操作描述 |
总帐科目余额 |
应付帐款明细帐余额 |
|||
|
在途 物资 |
应付 帐款 |
未实现的汇兑损益 |
原币 |
本位币 |
||
|
1 |
输入未授权发票 |
74552 |
(74552) |
|
10000 |
74552 |
|
2 |
汇率调整 |
|
2000 |
(2000) |
0 |
(2000) |
|
3 |
授权发票，对应科目为在途物资 |
(74552) 74552 |
|
|
|
|
|
4 |
输入付款，对应科目为在途物资 |
(74552) |
72552 |
2000 |
(10000) |
(72552) |
|
|
净影响 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
表二、手工消除未授权发票撤销的影响
2) 自动修正法.
本方法利用总帐功能之“重估外币科目余额”功能自动将差额补足。当然前提条件是：总帐的外币余额首先要和应付明细账中的外币余额一致。
|
行次 |
系统中操作描述 |
总帐科目余额 |
应付帐款明细帐余额 |
|||
|
在途 物资 |
应付 帐款 |
未实现的汇兑损益 |
原币 |
本位币 |
||
|
1 |
输入未授权发票 |
74552 |
(74552) |
|
10000 |
74552 |
|
2 |
汇率调整 |
|
2000 |
(2000) |
0 |
(2000) |
|
3 |
删除未授权发票 |
(74552) |
74552 |
|
(10000) |
(74552) |
|
4 |
在总帐中作汇率调整 |
|
(2000) |
2000 |
|
|
|
|
净影响 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
表三、用总帐外币科目重估消除未授权发票撤销的影响
得失分析
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|
手工修正法 |
自动修正法 |
|
优点 |
由用户来控制撤销发票过程；
|
系统调整，科目正确 |
|
缺点 |
如果此类交易频繁，则工作量大； 不适合需要区分已实现汇兑损益合未实现汇兑损益的公司 作付款统计外部报表的时候需将此类调整剔除 |
预先得确保总帐外币科目重估调整唯此原因。 汇率差异仍然隐含在系统中。. |
表四、手工修正法和自动修正法的优劣分析
特例二：于当月收到贷项通知书
假设条件同上。
如果当月即收到供应商贷项通知书，则可：
一、将未授权发票删除。
二、和未授权发票对冲
a. 以授权发票方式当月输入贷项通知书。
b. 授权原未授权发票，对应科目为在途物资。
c. 在输入付款中对冲发票和贷项通知书。
特例三：于关帐后次月收到贷项通知书
假设条件同上。
在基准月收到供应商发票一张，票面应收1000美元，当时的记账汇率为7.4552:1. 公司按确认在途法输入发票。
月末，汇率为7.2552:1。公司按此汇率作帐面价值调整。
不同之处是：次月收到了供应商贷项通知书。
增加设置总帐科目在途物资转回。应付模块汇兑损益处理的参数为0。
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行次 |
系统中操作描述 |
总帐科目余额 |
应付明细帐余额 |
||||
|
在途 物资 |
在途 物资 转回 |
应付 帐款 |
汇兑损益 |
原币 |
本位币 |
||
|
1 |
输入未授权发票 |
74552 |
|
(74552) |
|
10000 |
74552 |
|
2 |
汇率调整 |
|
|
2000 |
(2000) |
0 |
(2000) |
|
3 |
授权发票，对应科目为在途物资转回 |
(74552) |
74552 |
|
|
0 |
0 |
|
4 |
输入贷项通知书，对应科目为在途物资转回，汇率应该使用发票日的汇率 |
|
(74552) |
74552 |
|
(10000) |
(72552) |
|
5 |
在输入付款中将发票和贷项通知书对冲 |
|
|
72552 (74552) |
2000 |
0 |
0 |
|
|
净影响 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
表五、关帐后次月收到贷项通知书的处理
操作指引
[1] 在数据表PL21中该发票的余额其实是-2000，由于在发票主表中该发票记录被删除，故打印应付明细时不会被体现出来。当我们用外部报表工具基于PL21表编制报表的时候，必须讲此类影响消除。
浙公网安备 33010602011771号