EXCEL的n个常用技巧
EXCEL小技巧：批量修改数据
在EXCEL表格数据都已被填好的情况下，如何方便地对任一列（行）的数据进行修改呢？
比如我们做好一个EXCEL表格，填好了数据，现在想修改其中的一列（行），例如：想在A列原来的数据的基础上加8，有没有这样的公式？是不是非得手工的一个一个数据地住上加？对于这个问题我们自然想到了利用公式，当你利用工式输入A1=A1+8时，你会得到EXCEL的一个警告：“MICROSOFT EXCEL不能计算该公式……”只有我们自己想办法了，这里介绍一种简单的方法：
第一步：在想要修改的列（假设为A列）的旁边，插入一个临时的新列（为B列），并在B列的第一个单元格（B1）里输入8。
第二步：把鼠标放在B1的或下角，待其变成十字形后住下拉直到所需的数据长度，此时B列所有的数据都为8。
第三步：在B列上单击鼠标右键，“复制” B列。
第四步：在A列单击鼠标的右键，在弹出的对话框中单击“选择性粘贴”，在弹出的对话框中选择“运算”中的你所需要的运算符，在此我们选择“加”，这是本方法的关键所在。
第五步：将B列删除。
同样的办法可以实现对一列（行）的乘，除，减等其它的运算操作。原表格的格式也没有改变。
在EXCEL中实现大写金额
需要用到的函数：IF函数、INT函数、TEXT函数，ROUND函数。
思路：假设要转换的为一正数，则任何一个大写金额均由元位、角位和分位组成，如下图所示。
元位为0，则不显示；不为0，显示“XXX元”（如：壹佰贰拾叁圆）
角位为0、且元位或分位有一为0，则不显示；为0、且元位和分位均不为0，则显示“零”；角位不为0，显示“X角”。
分位为0，则显示“整”；不为0。显示“X分”。
考虑到负数、零值和超过两位的小数，最后公式如下：（假设对A1中的数字进行转换）
=IF(ROUND(A1,2)<0,"无效数值",IF(ROUND(A1,2)=0,"零",IF(ROUND(A1,2)<1,"",TEXT(INT(ROUND(A1,2)),"[dbnum2]")&"元")&IF(INT(ROUND(A1,2)*10)-INT(ROUND(A1,2))*10=0,IF(INT(ROUND(A1,2))*(INT(ROUND(A1,2)*100)-INT(ROUND(A1,2)*10)*10)=0,"","零"),TEXT(INT(ROUND(A1,2)*10)-INT(ROUND(A1,2))*10,"[dbnum2]")&"角")&IF((INT(ROUND(A1,2)*100)-INT(ROUND(A1,2)*10)*10)=0,"整",TEXT((INT(ROUND(A1,2)*100)-INT(ROUND(A1,2)*10)*10),"[dbnum2]")&"分")))
实际转换结果如下例：
同时在多个单元格中输入相同数据
首先是选定需要输入数据的单元格，可以是相邻的，也可以是不相邻的(何不试试按下Ctrl键），然后嘛，轻松地键入数据，按下Ctrl＋Enter键就搞定了！
同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据
同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据
首先要选择需要输入数据的工作表，然后再选定需要输入数据的单元格或单元格区域。当然，工作表要成“组”，也就是一手按住Ctrl键，一手用你的Mouse点点工作表标签，然后你就会看到使用Ctrl键选中工作表后Sheet1和Sheet2的反白显示（图1）、在Excel标题中提示已选定为[工作组]
Excel创建图表
Excel能够根据工作表中的数据创建图表（即将行、列数据转换成有意义的图象）。图表能帮助辨认数据变化的趋势，而在工作表中就很难辨别。
我们在Excel下先简单地制作一个记录正弦函数y=sin(x-a)数据的工作表：
|
x(度） |
y1(a=0度) |
y2(a=30度) |
y3(a=60度) |
|
0 |
0 |
-0.5 |
-o.866 |
|
30 |
-0.5 |
0 |
-0,5 |
|
60 |
0.866 |
0.5 |
0 |
|
90 |
1 |
0.866 |
0.5 |
|
120 |
0.866 |
1 |
0.866 |
|
150 |
0.5 |
0.866 |
1 |
|
180 |
0 |
0.5 |
0.866 |
|
210 |
-0.5 |
0 |
0.5 |
|
240 |
-0.866 |
-0.5 |
0 |
|
270 |
-1 |
-0.866 |
-0.5 |
|
300 |
-0.866 |
-1 |
-0.866 |
|
330 |
-0.5 |
-0.866 |
-1 |
|
360 |
0 |
-0.5 |
-0.866 |
然后根据工作表中的部分数据制作正弦曲线y2。其步骤如下：
1．通过拖动鼠标选中x栏的数据。按住Ctrl键不放，拖动鼠标再选中y2栏的数据。注意，栏目标题不要选，因为它们不是数据。
2．选择插入 | 图表菜单项，或者直接点击工具栏?quot;图表向导"按钮，调出图表类型窗口。在该窗口的标准类型页面，列出了柱形图、条形图、折线图等图表类型可供选择。这些类型大多适用于一维数据，对于二维数据表，如果想转换成折线图，不能直接选折线图，而应先选xy散点图为主类型，然后在子图表类型中选折线散点图或平滑线散点图。
3．按"下一步"按钮，进入图表源数据窗口。此时，Excel已根据你所选的数据将正弦曲线y2显示在窗口中。
4．按"下一步"按钮，进入图表选项窗口。在该窗口标题页，你可以给图表标题框输入：正弦函数y=sin(x-a)，给数值(x)轴框输入：x（度），给数值(y)轴框输入：y。在图例页，你还可以选择是否显示图例，等等。
5．按"下一步"按钮，进入图表位置窗口。我们选择选项：⊙作为新工作表插入，这样，Excel会为你新建一个图表页。如果选择选项：⊙作为其中的对象插入，则Excel会将新建的图表插入在原工作表页面。
6．按"完成"按钮，Excel就会按照你的设置将所选数据转换成图表。我们看到，一个新建的正弦曲线y2显示在整个屏幕上，同时，在下方工作表标签栏，新增加了图表1标签。通过鼠标点击这些标签，可以与Sheet1、Sheet2、Sheet3等工作表进行页面切换。
假如，你还想把y1、y2、y3三条正弦曲线都建在一个图表上，则可以点击Sheet1标签，回到原始的工作表页面，从工作表中选择全部的数据单元格，再重复以上步骤，即可又创建一个新图表，同时工作表标签栏新增图表2标签。这时点击文件 | 保存，则工作表及其图表将作为一个Excel文档存盘。图表也是工作表，一个Excel文档最多可包含255个工作表。
图表建好后，如对选择的设置不满意，还可以通过图表菜单的子菜单回到以上的任一步骤进行修改。通过格式菜单的子菜单，则可以设置图表区、绘图区、坐标轴的图案、字体、刻度。或者直接用鼠标右键单击图表的图表区、绘图区或坐标轴，调出快捷菜单来设置修改它们。我们将x轴刻度最大值由400改为360，将刻度单位值由50改为30，这样设置更为合适。如果不显示图例，则应当为三条正弦曲线加注标识y1、y2、y3（通过添加文本框）。现在，设置好的图表2如下所示：
Excel中自动为表格添加序号的技巧
Excel具有自动填充功能，它可帮助用户快速实现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”之类的数据填充工作，具体步骤为：
1.在A1、B1单元格中分别输入“第1栏”、“第2栏”字样。
2.用鼠标将A1:B1单元格定义为块。
3.为它们设置适当的字体、字号及对其方式（如居中、右对齐）等内容。
4.将鼠标移至B1单元格的右下角，当其变成十字形时，拖动鼠标向右移动，直至J1栏为止。
5.放开鼠标，则A1-J1栏就会出现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”的栏号，且它们的格式、排列位置都完全相同，从而满足了用户为表格添加栏号的要求。当然，我们也可采用同样的办法在Excel表格中自动设置F1、F2或第1行、第2行之类的行号，操作十分方便。
插入超级链接
可以利用此功能将有关Internet网址、磁盘地址、甚至同一张Excel工作簿的不同的单元格链接起来，此后就可以直接利用这些链接进行调用，从而极大地方便了用户的使用。在Excel 97中插入超级链接的步骤为：
1. 将光标移到需要插入超级链接的位置。
2. 执行“插入”菜单中的“超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框。
3. 在“链接到文件或URL"对话框中指定需要链接的文件位置或Internet网址（当用户需要链接同一个工作簿中的不同单元格时，此位置可空出不填）。
4. 在“文件中有名称的位置”对话框中指定需要链接文件的具体位置（如Word文档的某个书签、Excel工作簿的某个单元格等）。
5. 单击“确定”按钮，关闭“插入超级链接”对话框。
在工具栏上添加一个计算器图标的技巧
1. 执行Excel"工具”菜单的“自定义”命令，系统弹出“自定义”对话框。
2. 在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡。
3. 从“类别”列表框中选择“工具”选项；从“命令”列表框中选择一个计算器样式的“自定义”命令（注意，该列表框中有几个不同的“自定义”命令按钮，.我们应选择那个在“说明”按钮中显示为“计算器”的按钮，不要搞错）。
4. 用鼠标将该命令拖到Excel快捷工具栏的合适位置。
5. 此时Excel的快捷工具栏上就会出现一个计算器样式的“自定义”命令按钮，用鼠标右击该按钮，打开鼠标右键菜单。
6. 执行快捷菜单中的“命名”命令，将其改名为“计算器”。
7. 用户如果需要，可以采用类似方法为Excel的菜单栏也添加一个“计算器”命令菜单。
8. 单击“关闭”按钮，关闭“自定义”对话框。
统计符合某个条件的数据的简便方法
利用COUNTIF函数可轻易地实现对符合某一条件的数据进行统计的目的，具体步骤为：
1. 将光标移至某一空白单元格中。
2. 在单元格中输入“=COUNTIF（单元格1：单元格2，条件）”。
3. 按下回车键，Excel就会自动统计出从单元格1到单元格2中所有符合条件的数据个数，并将最后结果显示出来，使用非常方便。
在已有的单元格中批量加入一段固定字符
例如：在单位的人事资料，在excel中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力：
1）假设证书号在A列，在A列后点击鼠标右键，插入一列，为B列 ；
2）在B2单元格写入： ="13" & A2 后回车；
3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到B2位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。
若是在原证书号后面加13 则在B2单元格中写入：=A2 & "13" 后回车。
快速选取特定区域
使用F5键可以快速选取特定区域。例如，要选取A2：A1000，最简便的方法是按F5键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域A2：A1000。
或者：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可
快速选取工作表中所有包含公式的单元格
有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格：选择“编辑”\“定位”，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“公式”项，按“确定”按钮即可。
如何快速地将数字作为文本输入？
在输入数字前加一个单引号“’”，可以强制地将数字作为文本输入。
快速输入数据序列
如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条输入，为何不让Excel自动填充呢？在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸！选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签，在输入框中输入新序列，注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：张三，李四，王二……），单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。
在公式中快速输入不连续的单元格地址
在SUM函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦，尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。这时可按住Ctrl键，进行不连续区域的选取。区域选定后选择“插入”\“名字”\“定义”，将此区域命名，如Group1，然后在公式中使用这个区域名，如“＝SUM（Group1）”。
不使显示或打印出来的表格中包含有0值
通常情况下，我们不希望显示或打印出来的表格中包含有0值，而是将其内容置为空。例如，图1合计列中如果使用“=b2+c2+d
方法二：选择“工具”\“选项”\“视窗”，在“窗口选项”中去掉“零值”选项。
方法三：使用自定义格式。
选中 E2：E5区域，选择“格式”\“单元格”\“数字”，从“分类”列表框中选择“自定义”，在“格式”框中输入“G/通用格式；G/通用格式；；”，按“确定”按钮即可。
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