【089】◀▶ Microsoft Office 技巧

目录：

一、Word 篇：

1. 生成左边目录栏01
2. 生成左边目录栏02
3. 生成论文左下角脚注方法
4. "审阅"功能简介
5. 实现"连续模式"
6. 巧用替换功能
7. 文字移动和复制
8. 录制宏
9. 公式编辑
10. ※分章建立页眉页脚
11. 每一行增加空格方法
12. 调出标尺栏
13. 修改word自动生成目录的格式
14. 空格用灰色点显示
15. 允许英文在单词中间换行
16. 增加横向页面
17. 自定义建立项目编号
18. 自动编号
19. 自动图表编号
20. 目录与正文页码分开设置技巧
21. 公式与编号不对齐

二、Excel 篇：

1. 单元格内部换行
2. 单元格文本自动换行
3. 单元格增加斜线
4. 存储带宏文件
5. 表格内容自动适应宽度
6. 多图层显示&修改
7. 微调组件的方法
8. 打印线设置

三、Visio 篇：

1. 调整边框大小
2. 去掉跨线方法
3. 显示虚线方法01
4. 显示虚线方法02
5. 水平线、竖直线画法
6. 边线宽度设置
7. 导出透明背景图片
8. 复制Visio对象
9. 自定义图形
10. 取消自动吸附

四、Power Point 篇：　　

1. 动画设置

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一、Word 篇：

1. Word2010生成左边目录
   　　首先按 Ctrl+F，选择第一栏，然后把想要生成目录的文字选中然后选择样式“标题一”，这时就会显示在菜单栏中，然后可以修改标题到自己想要的样式，其他以此类推！
2. 上面問題繼續：
   　　
   　　直接在需要的標題處選擇右鍵“修改”，然後得到如下的編輯對話框！
   　　
   　　在這裡可以修改標題的樣式，包括字體（中文、西文），段落等等，如上圖的紅框中的內容，設置后在引用的時候，會出現下面的小方框，不要介意，打印的時候不會出現，只是顯示在 Word 中的！
   　　
   　　补充：有的时候格式已经设置好了，这个时候可以直接将当前的样式加入到样式里面进行新建，只需在需要应用的文字上右键》样式》应用样式，这个时候就会出现一个小窗口，然后首先修改样式的名称，不要与已经存在的样式名称相同，接着设置相关格式即可，主要的就是在段落里面设置标题的等级，然后选择应用即可，这个时候新样式也被加载到了样式栏里面了！
3. Word里面给论文加左下角的脚注方法：
   　　Word2010》引用》插入脚注 即可
   　　
4. Word中使用“审阅”功能：
   　　
   　　点击进入“修订”模式，就可以修订文件，然后通过“接受”可以接受别人的修订…
5. Word中两页之间呈现连续模式，节省空间：
   　　
   　　鼠标左键双击上图的红色框可以得到下面的现象：
   　　
6. 关于Word的中替换技巧：
   　　利用剪贴板替换：
   　　
   　　在英文中文之间加入数字：　　
   　　
   
           将 2.2.1、2.2.2、2.2.3 等替换为（1）、（2）、（3）的方法
           查找：2.2.([0-9])       表示查找数字
           替换：（\1）       说明：表示与第一个通配符表示的内容一致
           勾选使用通配符
   
   
7. 在Word中，直接选中文字，然后用鼠标左键点击拖动，可以实现文字的移动，此时若点击Ctrl键，则会在鼠标旁边显示一个“+”，表示此时为文字的复制！
8. 录制宏！首先调出“开发工具”选项栏！文件》选项》自定义功能区，右边复选框“开发工具”。然后如下图选择“录制宏”即可！
   　　
9. 对于 Word 2010 而言，再插入公式之后，会默认一个字体叫做 Cambria Math，一般而言要将其转换为 Times New Roman，但是直接转换貌似行不通，可以这样操作：首先选中公式中的内容，然后将公式中的文本修改为“普通文本”，这个时候再使用右键》字体，将字体修改成 Times New Roman 即可实现！
10. Word 2010 中设置论文页眉！主要是要通过页面布局》分隔符》下一页来实现，这样在添加页眉的时候，会将同一部分内容页眉设置为一样的，但是要注意，不要勾选“链接到前一条页眉”。如下图所示，显示建立“下一页”！
    　　
    　　不要选择“链接到前一条页眉”！
    　　
    　　参考：百度知道
    　　设置页脚如下所示：与页眉一样，要建立“下一页”！
    　　
    　　选择从“1”开始！
    　　
11. 在每一行内容前面增加一个空格的方法：可以通过替换来实现，将“^p”替换成“^p ”即可！！
12. 在 Word2010 中掉出上面的标尺栏，只需点击右边的小图标即可！
    　　
13. 修改word自动生成的目录格式，设置每个级别目录的字体！
    　　参考：http://jingyan.baidu.com/article/046a7b3ef60c50f9c27fa90b.html
14. 待将word中的空格用灰色的点显示！
    　　
15. 允许英文在单词中间换行
    　　选中文字》段落》中文版式》允许西文在单词中间换行 勾选。
    　　参考：http://club.excelhome.net/thread-349055-1-1.html
    　　
    　　
16. 在文档中增加横向页面
    　　
17. 自建立项目符号
    　　
    
    　　
18. 自动编号
    　　1>. 首先是定义样式，包括"正文"、"标题1"、"标题2"、"标题3"、"标题4"，需要先定义"正文"的样式，设置如下：
    　　"正文"的样式特点是：字体是小四宋体不加粗，然后首行需要缩进2个字符，行距设置为25磅，段前段后不用留出距离！
    　　"标题1"的样式特点是：字体是三号黑体加粗，级别设置为1级，特殊格式可以设置为无，之后设置，段前段后设置为6磅的间距，行距设置为25磅！
    　　"标题2"的样式特点是：字体是四号黑体加粗，级别设置为2级，特殊格式可以设置为无，之后设置，段前段后设置为6磅的间距，行距设置为25磅！
    　　"标题3"的样式特点是：字体是小四号黑体加粗，级别设置为3级，特殊格式可以设置为无，之后设置，段前段后设置为6磅的间距，行距设置为25磅！
    　　"标题4"的样式特点是：字体是小四号宋体加粗，级别设置为4级，特殊格式可以设置为无，之后设置，段前段后设置为6磅的间距，行距设置为25磅！
    　　2>. 建立多级列表！
    　　选择"定义新的多级列表"，然后进行下面的设置，对于第一个级别，在"1"的左右分别增加"第"和"章"两个字，然后将级别链接到样式"标题一"，通过调整文本缩进位置来调整标题与序号间的具体，效果如上图的"第一章 绪论"所示；接下来以此类推，分别设置二级标题、三级标题和四级标题的链接！
    　　注意：Version1.1，文本缩进位置选择都为0，然后将编号之后的"制表符"修改为"空格"，可以实现在每个编号之后自动增加空格！
    　　接下就可以自定义的增加序号了，因为样式已经与序号链接到一起了，只需应用样式，系统会通过计算进行计算，从而自定义建立序号，如下所示！
    
    　　文件下载地址：点击下载
19. 自动图表编号
    　　选择需要编号的位置，然后点击"引用"》"插入题注"，标签选择"图"，在默认的情况下即会自动进行编号，如下图为”图 1-2“，确认后进行图内容的编写即可，此时需要定义"题注"的样式！
    　　通过点击 引用》插入表目录，可以实现添加图表链接！
    　　文件下载地址：点击下载
20. 目录与正文页码分开设置技巧
    1.文档中的第1页是目录，在“页码格式”中，设置起始页为（默认为1）。
    2.有封面、目录好几页内容，使用分节功能。
    　　具体操作是将光标定位到正文第一个字之前，使用“分隔符”功能，进入“分隔符”窗口下部“分节符类型”选项栏中点选“下一页”。这时文档就分为目录与正文两节。接下来要做的就是分别设置不同的格式。
    　　在目录部分通过“插入－－页码－－格式，设置页码格式为I、II、III……”，确定。    
    　　在正文部分：插入－－页码－－格式－－设置格式为“1、2、3……”，记得将下面的“续前节”改为“起始页码”输入数字 1 即可。
    参考：百度文库
    
21. 公式与编号不对齐
    或者偏上，或者偏下，在需要调整上下位置的文本选中点击右键》字体，选择“高级”，然后选择“位置”，可以调整文本的上下位置，如下图所示！
    
22. 待续

二、Excel 篇：

1. 在单元格内部实现回车换行：
   　　Alt + Enter 可以实现！
2. 在单元格中文本自动换行：
   　　选中单元格 》设置单元格格式 》对齐 》文本控制 》自动换行
   　　
3. 在单元格中添加斜线：
   　　选中单元格 》设置单元格格式 》边框
   　　
4. Excel 2010 的扩展名为 *.xlsx，对于想要存储宏的 Excel 文件，需要存储为扩展名为 *.xlsm 的文件，另存的时候可以从文件列表中选择自己想要的文件类型。
   　　
5. 使 Excel 表格中的内容自动适应宽度
   　　对于单独的一列，可以将鼠标放于列偏右的地方，出现竖线，然后双击即可！
   　　对于整个文档而言，可以全部选中，然后找到一个竖线，双击即可！
   　　参考：百度知道
6. 多图层显示&修改
   　　
   　　Step 1：选择一个组件
   　　Step 2：点击菜单栏最右的“格式”
   　　Step 3：点击“选择窗格”，即出现图中Step 3的图层信息，可以在此处修改图层的名称以便于管理，也可以修改图层的位置，同时配合动画来操作，可以实现复杂的动画效果！
7. 微调组件的方法
   　　上下左右移动组件的时候点击Ctrl键可以实现微调，按住Ctrl键同时用鼠标移动组件，可以复制组件，在调整组件大小时，边框会被某些边界吸引，接触吸引的方法就是一边调整大小一边点击Alt键！
8. 打印线设置
   　　在打印设置中选择相应的纸张，默认为A4，然后选择 选项》高级》显示分页符。
   　　
   　　会出现下图所示的虚线部分，即为excel的打印范围，通过调整单元格的宽度来改变打印范围。
   　　
9. 3DSMAX
10. 史蒂夫

三、Visio 篇：

1. 画完的图放在 Word 中后,可以通过调整编辑时的边框大小来调整显示在 Word 中的图片边框大小！
   
   　　通过调整上图的最左边和最右边！
2. Visio中去掉连接线的跨线方法，适用于Visio 2010版本！
   选择 设计》连接线》显示跨线
   　　2007版本方法：

   【中文版】连接线格式->行为->连接线->跨线->添加->从不

   【英文版】format->behavior…->Connector->Line jumps->Add: Never

3. Visio中的虚线转移到Word中变实线解决方法：
   　　在Visio中将虚线的宽度设置为0即可，Visio2007》右键格式》线条》粗细》自定义》0
   
4. 上面问题的第二种解决方法：
   　　修改注册表：【运行regedit】->【HKEY_CURRENT_USER】->【Software】-> 【Microsoft】->【Office】->【12.0】->【Visio】->【Application】，选择【编辑】->【新建】->【Dword值】，名称为MetafileDashLineAsSolid，取值为0。
   　　参考：http://wenku.baidu.com/view/aeace3e39b89680203d8253c.html
5. Visio中按住Shift键，可以画水平线、竖直线和45°线！
6. 在绘制流程图的时候，我一般会将矩形的边线宽度设为0.24pt，将连接线宽度设为0.48pt，感觉这样看上去比较舒服！
7. 在将绘制的流程图另存为图片的时候，为了背景为透明，可以选择保存在*.png格式，另外就是选择右上角那个透明的复选框！
   
8. 将Visio文件复制到PPT时，默认为图片复制，通过选择性粘贴，可以选择以对象形式粘贴，这样就保留了可以编辑的Visio对象！
9. Visio2007中，可以像coreldRAW或是photoshop中那样将两个图形合并、剪切等建立符合自己要求的图形，如下图所示，即通过已有的图形，建立新的“数据库”图形！
   
10. 取消自动吸附
    打开“视图”标签，点击如下图的箭头，“粘附”、“对齐”都取消勾选，“确定”。
    
11. 待续！

 

四、Power Point 篇：

1. 加入动画后，下面几个选项可以控制显示时间：
   　　
   　　单击开始：表示通过鼠标来触发动画的发生！
   　　从上一项开始：表示和上一项的动画一起发生！
   　　从上一项之后开始：表示上一项动画完成后开始发生！
   　　通过计时，可以在上面的基础上继续增加延时发生！
2. 待续！