博客园  :: 首页  :: 新随笔  :: 联系 :: 订阅 订阅  :: 管理

2012年部门暨项目新年酒会工作的总结

Posted on 2012-01-14 17:18  zhaoyongwang  阅读(189)  评论(0编辑  收藏  举报

  总体而言,本次新年酒会盛况空前,无论是规模还是节目的精彩程度上来讲,都大大地超过了2009年的新年酒会,是一次比较圆满和成功的酒会。

  节目是非常叫座的,但这并不能掩盖本次酒会组织和运转过程中的一些问题。最大的问题莫过于酒席坐次名单出来得较晚,一直到开始的时间已经过了几分钟之后,酒席的坐次名单才出来,导致已经到达酒会现场的同事随意就座,打乱了整体工作的部署,也对后面酒会的顺利进行产生了不利的影响。其次,由于本次筹备和组织委员会的同事大部分都要兼顾本科室的工作及项目工作,无法全职投入到组织筹备工作中来,影响了组织和安排工作的效率。在现场调度时,只能临时找人,大大地影响了工作进行的效率。第三,主持人的台词、节目之间的串联、现场的背景音乐和节目音乐的播放结合的不是很好,有时会出现现场“卡壳”的问题。第四,今年第一次负责组织晚会,对其它人的信任度过高,没有专门协调人手去管理奖品、礼品、零食等后勤资源,导致出现了礼品、零食等被“哄抢”的情况。第五,对现场的照相和录相的安排不到位等。第六,对现场的节目评奖环节想得过于简单,导致后面在计算分数时比较被动。

  不过,今年的节目水平非常高,或多或少地掩盖了不少上述组织上的缺陷。在后续此类组织活动上需注意以下几点:

  (1)一定在前期组成一个组织或筹备委员会,成员需要全部全职完成活动的组织和筹划,不再兼顾其它事项,减少筹备委员会的压力和降低后续不可控事件的风险。

  (2) 对于主持人,尤其是新手时,要尽量能够保证主持人、现场音乐负责人在晚会之前保证一到两次的类似于“彩排”性质的配合练习,从而保证在现场运行时能够流畅地配合。

  (3) 坐次安排要在前一天排定,如果嘉宾席无法确定,可先保证固定参加人员坐次的排定,嘉宾席在开始前的几个小时再进行补充处理。

  (4) 购买酒水、饮料、礼品等时要提前一天进行预备,并要求提前送到,保证在准备会场时有充足的时间来进行处理这些东西。

  (5) 不要相信所有人都是高尚的,在晚会的现场,尤其是几百人同时在场的情况下,很难保证每个人都会做出高尚的决定(尤其是在有人带头做出一些不合适的事情的情况下)。所以,对于采购的奖品、礼品及其他冗余备份的东东,要安排专人来进行管理和分发,避免出现不可控的情况。

  (6) 节目的评分规则要简单,评分项也不要太多(最好只打分数),方便参加评分的同事或嘉宾能够很简单地就给出一个分数。对评分单的制作也要注意,不要把所有节目都打在一张表上,而是每个节目打一张表,这样能够保证每表演完一个节目就可以安排人员去收集该节目的评分情况并进行统计计算。此外,要对恶意评分的情况要注意能够尽可能地降低其危害,尽量地保证评分的公平性和有效性。

  (7) 现场需要专门安排同事来负责照相和DV录相。