(翻译)WF 应用场景指南: SharePoint 与工作流(上)

WF 场景应用指南: SharePoint 与工作流

May 2008

Michele Leroux Bustamante, IDesign

注:WF的“Host”术语比较难翻译,所以直接保留英文,防止产生歧义。

Windows Workflow Foundation (WF 或者 Workflow) 是微软推出的构建基于工作流应用程序的技术平台。这个平台包括一系列设计,管理工作流的工具,一个工作流编程模型,一个规则引擎和一个工作流的运行引擎。WF可以应用在很多的场景下---以下列表列出了一些最常用的场景:

应用场景

说明

SharePoint 2007 WF协作

SharePoint 2007 使用WF作为默认的工作流技术,而且包括使用SharePoint Designer 2007 Visual Studio 2008创建的自定义工作流。

基于人的 Workflow

WF提供基于人的工作流和基于系统业务逻辑的工作流。

Workflow 服务

WFWCF的无缝结合使得WF可以以WCF服务的方式暴露出来,并且可以调用WCF服务。

展现流

无论Windows程序还是Web程序,都可以使用WF驱动展现层的流程。

承载WF设计器

应用程序可以内嵌WF的工作流设计器,从而为最终用户提供全面的定制化服务。

1: 应用WF的常用场景

这篇白皮书概括了SharePoint 2007 如何与WF协作。

SharePoint 2007 WF

目前WF最常用的场景之一就是与SharePoint 2007 协作。SharePoint 通过门户网站(InternetIntranet)的形式使得用户更容易地通过文档,信息进行交流,合作;包括任务管理和通知功能;并且提供文档和内容的生命周期,版本和权限管理。WF非常适合处理用户与SharePoint内容之间的交互,并且与外部的其它工作流更好地协作。

商业用户可以在 Windows Server 2003 或者 Windows Server 2008上部署SharePoint 2007 的应用程序。而一个功能受限的 SharePoint 应用程序可以建构在Windows SharePoint Server (WSS) 3.0上,这是一个免费的SharePoint应用程序的运行环境---当然也能Host WF Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 建立在WSS平台的基础上,并提供更多的功能。包括窗体驱动的流程,与Microsoft Office更完美地交互等待。

MOSS 2007 提供了一些内置的WF组件,用来满足一般场景下的工作流需求。SharePoint Designer 2007 可以让非开发人员设计,部署并在MOSS2007上执行工作流;而开发人员可以使用Visual Studio 2008 设计自定义的工作流。这一章节将介绍SharePoint WF Runtime之间的关系,并且介绍一些应用案例。

SharePoint WF Runtime

部署SharePoint 2007 应用程序的条件很大程度上取决于应用程序实际需要的功能。WSS支持一些SharePoint 的核心功能,包括工作流。WSS是一个SharePoint 的开发平台,它内部可以Host WF Runtime,这就是说,开发人员无需写任何的代码来管理WF实例的初始化和运行(在自己Host WF的情况下,需要写很多的Host代码,例如创建WF Runtime,添加服务,运行WF实例等待)。

Workflow HostingFeatures(特性)

图表 1 提供了一个SharePoint WF 之间关系的架构图。 WSS Host WF RuntimeRuntime 包括活动库(Activity Library)和运行时服务(Runtime Service)。 WSS 针对活动库和运行时服务进行了扩充和定制。默认情况下,WF Runtime提供工作流调度,持久化,跟踪几个运行时服务,并支持自定义的运行时服务。WSS 自定义了持久化,跟踪服务,并添加了通知,消息,事务和角色等几个服务。

图表 1: WSS WF Runtime

 

SharePoint 工作流使用WF提供的活动,并且提供SharePoint自定义的活动来处理SharePoint自身的业务。这些活动是创建SharePoint工作流的基础,并且提供给SharePoint Designer 2007,用来创建工作流。开发人员也可以在Visual Studio 2008中使用这些自定义的活动创建工作流。

除了Host WF RuntimeWSS还提供了一套工作流对象模型,用来同SharePoint的对象模型合作完成工作流相关的工作。这使得开发者可以将工作流相关的状态在自定义的SharePoint页面中显示出来,或者允许用户与工作流交互。

WF应用程序与 WSS

WSS 提供了SharePoint 2007 的所有核心功能。 图表 2 显示了一个基于WSS(不是MOSS)的应用程序架构图。SharePoint 的站点内容如页面,Web PartWeb Service等都是ASP.NET 2.0 构建的,并基于 .NET Framework 2.0WSSWF的支持来源于.NET Framework 3.0。网页设计者通过SharePoint Designer 2007 管理 SharePoint 站点内容,创建工作流,部署相关的更新,但无需任何的编程知识。开发人员可以使用Visual Studio SharePoint创建自定义的 ASP.NET 内容,为SharePoint创建 自定义工作流。 但是,在这个例子中,管理SharePoint站点的更新是需要额外的步骤的。

图表 2: SharePoint 应用程序与WSS

 

SharePoint 工作流完全基于WF技术;因此,WF Runtime 负责WSSWF实例的交互工作。WSS 负责价值WF Runtime,请求Runtime工作流实例并与之交互。WF的生命周期管理对用户和设计者是透明的。

WF应用程序与 MOSS

MOSS 2007 通过InfoPath表单的形式添加对通过流的更强大支持。图表 3 列出了一个基于MOSSSharePoint应用程序的架构图。MOSS 包含了 Office Forms Server 2007, 它允许MOSS通过网页来承载用 Office InfoPath 2007 创建的表单。另外,MOSS 提供了对 Office 2007 客户端的支持,例如 Word, Excel, PowerPoint,允许用户从Office客户端中操作SharePoint元数据和开启工作流等等。

图表 3: MOSS 2007 架构

 

Office 2007 客户端的无缝集成,极大地改善了商业系统的效率,并且提供了最熟悉,最友好的用户体验---用户可以以自己最熟悉的方式使用工作流。

工作流 概念

这里共有三个关于SharePoint 2007工作流的概念:

  • 工作流模板(Workflow Templates: SharePoint 工作流模板定义了工作流所需的所有内容,工作流模板并不能直接使用,必须同SharePoint内容结合起来使用。
  • 工作流关联(Workflow Associations: 工作流模板在使用前,必须与一个内容类型(Content Type),列表(List)或文档库关联(Document Library)。当网站管理员创建一个关联时,需要提供工作流的详细信息,如关联任务列表,历史列表,默认参加者和其他相关的信息。这些信息在工作流实例被创建时使用。
  • 工作流实例(Workflow Instances: 工作流实例从工作流关联创建,并依赖于关联时提供的信息来初始化自己。用户可以通过一个初始化表单来指定工作流实例初始化所需要的信息。

工作流模板,关联和工作流实例之间的关系如图表 4所示。工作流模板包括SharePoint内置的和使用SharePoint Designer 2007 Visual Studio 2008开发的自定义工作流。在SharePoint中应用工作流的第一步就是安装工作流模板到SharePoint中,然后把工作流模板关联到Site Collection (1)。安装完成后,站点管理员可以创建一个工作流关联,把模板关联到内容类型,文档库,或者列表,以便用户可以在他们之上初始化工作流 (2) 工作流实例可以通过一个触发器自动启动,或者由用户启动(3)

图表 4: 工作流概念之间的关系

 

工作流实例一旦运行,就会与特定的列表,文档库,任务列表,历史列表,甚至与用户交互。 (图表 5).

图表 5: 工作流实例与用户,SharePoint交互

 

 

这些特定的列表,文档库,任务列表和历史列表是从工作流关联中指定的。其中任务列表较为重要,因为它可以与最终用户交互(基于人的工作流),从用户那里收集信息,并且更改工作流的状态。工作流一般通过把列表指定到用户或用户组上,通过任务表单收集信息。

历史列表提供工作流实例运行状态的可视化。工作流模板定义了合适记录历史信息,和记录什么内容。工作流关联让用户为工作流实例指定使用那个历史列表。

常见问题

. 我可以在以前版本的SharePoint上使用工作流吗?

SharePoint 2007 版才开始支持WF。先前版本提供了自定义的规则引擎,并有限的支持一些交互场景。而SharePoint 2007 通过WF使得这些交互更简单,更强大。

使用SharePoint 工作流

SharePoint 提供了一些非常有用的工作流,应用程序可以用它们用于审批流程,收集反馈和签名,管理文档保留,管理翻译文档流程等等。这些内置的工作流可以应付一个内容管理系统的特定商务流程的大部分需求。同样,通过这些内置工作流,可以非常容易地建立一个向导驱动的SharePoint界面并与之协同工作。下面的章节将讨论每一个内置工作流的目的和如何在SharePoint站点中使用他们。

SharePoint 内置工作流

SharePoint 内置了如下几个核心工作流:

审批: 使文档在审批流程中的多个用户间流转。可以串行或者并行地审批。每个用户可以审批,拒绝或者指定由他人审批。WF可以配置审批通过的条件,如最少由几个审批者审批。

收集反馈: 使文档在审阅流程的多个用户间流转。用户被要求在SharePoint站点上,或者在Office客户端上对被审阅文档进行批注(必须是Office支持的文档)。 工作流结束时,收集到的所有反馈被发送给文档的主人。

收集签名: 此工作流只允许在Office 2007客户端上启动,并且只支持包含了至少一个签名档的WorkExcel文档。签名任务必须发生在Office客户端中。当所有被要求的签名都提交之后,工作流结束。

处置审批: 此工作流用于处理SharePoint站点上的文档过期和文档保留策略。工作流可以手动启动,也可以根据文档的过期规则自动启动。只有拥有处置权限的用户可以结束此工作流。

翻译管理: 此工作流与翻译管理库(Translation Management Library)一起使用,用来管理文档的翻译流程。工作流可以选择一个语言列表和一个翻译者的列表。当一个文档被加入到翻译管理库中时,可以指定一个翻译任务给翻译者。每个翻译者创建一份只属于自己的文档拷贝。当翻译者完成工作时,标注翻译任务已完成。当然,每一个翻译版本都和原始版本保持关联关系。

所有这些内置工作流都是基于WF的,但是对于SharePoint用户来说,确实完全透明的,因为用户只需在SharePoint中通过向导就能轻松配置并使用他们。SharePoint为创建工作流关联,初始化工作流实例,分配任务给用户等功能提供了向导。下面的章节讲述使用SharePoint内置工作流的关键步骤。

关联工作流到 SharePoint

工作流模板被使用之前,必须关联到列表,文档库,或者内容类型上。这个步骤一般由管理员负责。一旦关联建立,工作流就可以根据规则自动初始化,或者手动初始化。选择何种关联取决于工作流使用的范围。

关联到列表: 工作流被关联到指定的列表。此时工作流只可以为此列表中的列表项初始化。

关联到文档库: 工作流被关联到文档库。此时工作流只可以为此文档库中的文档初始化。关联到内容类型: 工作流被关联到站点中一个指定的内容类型,并可以为站点中所有使用此内容类型的列表和文档库初始化。如果关联到指定的列表或文档库的内容类型,工作流依旧只可以在指定的列表或文档库上使用。

用户可以在相应的级别通过设置来关联工作流,或者修改工作流的属性。图表 6 图表 9 列出了如何在SharePoint中通过添加工作流向导添加一个审批工作流。

图表 6 表明此操作的第一步:在一个SharePoint 列表上关联一个审批工作流的模板。在这个例子中,列表名字是 “Invoices”。添加到此列表的文档将通过审批流流转。向导的第一页让用户选择一个工作流类型,指定工作流名称,决定使用的任务列表,历史列表和启动选项。因为此列表不是一个“翻译管理库”,所以这个工作流模板列表中包括除了“翻译管理”之外的所有可用模板。 在这个例子中,选择了审批模板。使用 SharePoint Designer 2007 或者 Visual Studio 2008创建的自定义模板都可以在这里使用。

用户可以使用默认的任务列表和历史列表,或者创建一个新的列表并指定给工作流。默认的任务列表可以让用户查看当前可用的所有任务。无论如何,如果这里同时有很多的工作流和任务供用户选择,会使得用户困惑,而如果一个任务很独特(针对特定的情景),就可以很好的应用到一个特定的列表上。历史列表记录所有与工作流的交互,他通常适合于管理各自独立的列表。

启动选择指定当列表项被创建,修改,或主版本更新时,工作流是否被自动初始化,或者手动初始化。工作流自动初始化是一个处理用户与SharePoint内容交互,处理商务流程的一个很突出的功能。

图表 6: 关联一个工作流到 Invoices 列表

 

在向导的第二页,用户工作流任务分配如何被处理,指定默认值,指定工作流如何结束或终止,工作流执行完后的操作指南等。图表 7 只是前面的工作流是串行执行还是并行执行。有时,用户也需要把任务指派给其他人,修改文档或者列表项。

图表 7: 指定任务指派的规则

 

工作流的有些属性可以包含默认值,下面的图标8展示了如何设置这些默认值。在这里,用户可以指定一个审批者的列表,一条消息,和一个工作流到期时间。当工作流启动时,可以通过E-mail通知用户。这在工作流被自动触发时非常有用,当然工作流手动初始化时,也可以使用。

图表 8: 指定默认值

 

在向导的最后,即图表 9中,用户可以指定完成或取消工作流的规则,完成之后的操作。

图表 9: 指定工作流完成以及完成后的操作

 

这个向导收集了审批流的设置。其中很多设置是被内置工作流公用的。但会根据选择的不同工作流模板或者不同的SharePoint内容而有些许差异。这些管理的表单也和自定义的SharePoint工作流不同。这些都是为了收集工作流如何被初始化的信息。关联完成之后,工作流就可以与关联的列表,文档库,内容类型一个工作了。

在这个例子中,当一个发票被上传到Invoices列表中,一个针对当前列表项的审批工作流的实例被初始化。从这里开始,工作流的所有任务都按照事先的设置被执行。

初始化工作流

SharePoint 工作流可以通过两种方式初始化:

自动初始化: 工作流能在列表项创建,修改,版本变化时,或者在触发器的刺激下被自动初始化。

手动初始化: 工作流可以被手动初始化,通过用户在一个列表项上选择工作流菜单,打开一个向导来初始化工作流。相同的,当一个文档在Office 2007 客户端被打开时,工作流也可以在Office 2007客户端中手动初始化。

当工作流被自动初始化时,根据设定的默认值初始化工作流。工作流初始化通常导致任务被分配给参加者, 参加者可以通过SharePoint站点或者通过Email作出反应(如果SharePoint配置为支持Email通知的话)。图表 10 说明了前面定义的审批发票的工作流被分配给参加者的情况。在这个例子中,用户Sally需要点击“Please approve Invoice1” 链接来查看分配给她的任务。

图表 10: 查看一个工作流任务指派

 

用户可以通过选择列表项菜单中的“工作流”,在打开的工作流表单中手动初始化工作流。考虑一个叫做 “Meeting Minutes” 的文档库,此文档库支持“Collect Feedback workflow”来收集参与会议人的反馈信息。在这个例子中,手动初始化工作流比自动初始化更合适,这样文档主人可以针对所有的参加者发送填写反馈的表单。图表 11 列出了如何在一个文档库上手动初始化一个工作流。

图表 11: 为列表项手动初始化工作流

 

 

用户会在下一个页面中出现,它可以选择启动关联到此文档库的哪个工作流。每个工作流模板之可以运行一个实例。如果一个工作流已经运行了,他将出现在“Running Workflow“中。用户也可以看到当前所有工作流的历史记录。在图表 12的例子中,用户要选择“ Collect Feedback 工作流。

图表 12: 选择要手动初始化的工作流

 

为了手动初始化工作流,初始化者需要填写一些必要的信息。(图表13) 。包括一个文档审阅者的列表,一个要求每个审阅者评论的说明,一个到期时间。作为可选项,可以向其他人发送工作流初始化的通知。当用户点击“Start”按钮之后,工作流就启动了,并且分配每一个任务给审阅者。

图表 13: 提供工作流初始化设置

另一个启动此工作流的方式是在Office 2007中打开图表11中的文档,在Office 2007中启动工作流。在这个例子中使用Word文档,图表 15 说明了如何在Word中通过Office菜单中的Workflows初始化工作流。这时会打开一个像图表13一样的对话框,来收集初始化工作流的信息。当工作流初始化之后,任务同样被指派给相应的审阅者。

图表 14: Office 2007 客户端应用程序中初始化工作流 (此例中为 Word).

 

关于更多的工作流支持,SharePoint 站点支持基于Email的文档上传和通知。Email支持使得下列的场景成为可能:

  • 通过触发一个工作流,用户可以以Email附件的形式上传文档到SharePoint站点。
  • 可以以Email的方式发送工作流任务,使得用户可以立即响应。通过Email,用户可以点击一个链接来审阅文档,在Email中提及反馈,或者直接跳转到SharePoint站点上操作。

通过Email通知和Office 2007 客户端集成,用户不需要访问SharePoint 站点就可以主动与文档相关中的工作流交互。

工作流状态

当用户查看他们的任务列表,他们可以看到当前关联的工作流的运行状态(如图表10)当任务被选中时,用户将面对一个页面,通过填写必要的信息来完成任务。 在这个“ Collect Feedback”的工作流中,一个审阅任务提供了文档的审阅链接,审阅到期时间,审阅消息,和收集反馈的文本框。图表 15 列出了收集反馈的表单。审阅者通过点击“Send Feedback”按钮提交反馈。

图表 15: 查看任务并提交反馈

 

常见问题

. 多个工作流可以在一个列表项上并行执行吗?

只要多个工作流基于不同的工作流模板,就可以在同一个SharePoint列表项上(或其他Assert)同时运行。每个工作流模板之运行一个工作流实例。

(待续)

posted on 2009-03-31 17:01 zhaojunqi 阅读(...) 评论(...) 编辑 收藏

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