[翻译]为什么要打计划基线？

为什么要打计划基线？

来源: ProjectManager.com

翻菜谱总让我跃跃欲试，想做几道好菜。但是真做起来，却很难做出菜谱上图片那样的效果。原因大概是我每次都找不到正确的原材料，接着就开始自由发挥了。虽然做出来的味道不错，但外形上和菜谱上专业厨师做出来的总有差别。

专业厨师的起点——菜谱和图片——就是基线。这就是你开始做菜时，认为你将会完成的效果。虽然多数情况下你做出来的都和图片不同！并不一定是错了，但是因为你在做的过程中进行了改动，最终的成果便不是最初你认为的样子了。

项目计划也不例外。在项目初期，你和团队一起制定了一个项目进度表，然后你们一起努力完成这个计划。这个过程中，有变更获得批准，有风险出现，团队里有人离职、有人加入，计划也跟着在变，最后的计划和最初制定的那份计划可能已经差别很大了。

有经验的项目经理在首次制定计划的时候，就会打一条基线。基线被定义为对计划在某个固定时刻的快照。它就是你打算交付的日期首次审批通过的那个版本。

你也许会想：为什么要费这个劲对计划做备份——说到底，如果变化真的发生了，最新的版本不是更有参照价值吗？说的没错。我们确实需要最新版本的计划来管理项目。但是保留一份最初版本的计划用作对比也是十分有用的。看了下面几种基线的使用场景，你就会明白为什么需要打计划基线了。
打计划基线的 5 点好处：

1. 你可以监控进度。计划基线可以显示进度。你可以对比实际的进度（最新计划记录的）和基线计划预期的进度。这样你便对项目进度是否正常有个概念。你还可以对比任务拖沓、里程碑的变更，来观察结束时间的偏差。 这些都应该包含在项目状态报告中。
2. 你可以分配资源。最初的资源分配是按照最初的计划制定的。如果计划变更了，就需要同步变更资源计划。或许你需要某个小组提前开始工作。或许你需要将一部分预算留到年末，而这需要经过财务部的审批。比较目前的需求和最初基线计划的需求，会提醒你发生了什么变化，变化了多少， 可以方便你调动资源满足新的交期。
3. 你可以核查估计。当你制定初版计划时，你使用的是当时最可能的估计值。你也许和整个项目组一起评估，获得准确的预测，并将这些任务进度填入计划。如果项目开始拖延，计划的时间完不成任务，这通常是最初的估计不太准确的一个标志。
如果你备份了基线（初版计划）你可以比较最初的估计值和任务实际完成的时间。尽管在这个项目里，这样做也帮不了你什么，但是这些信息其实十分有用。你记录下这些信息，并提交给项目管理办公室（其它项目经理提交他们负责项目的记录）。未来，你再估计类似任务的时候，就能在这个项目的基础上，更准确地估算实际需要花费的时间。
4. 你可以跟踪变更。作为项目经理，你应该通过变更管理流程跟踪变更。另一种方法是将变更纳入计划，来让项目成员了解发生了什么变更。只要改变任务时间或资源，项目管理系统会替你完成剩下的工作——通知团队发生了变更，并确保相关人员收到变更提醒。你的计划基线不应该包含这些变更，这样在项目结束的时候，你可以看出批准的变更带来了哪些影响。
5. 你可以用基线来做项目总结。计划基线对项目总结是必需的。在评估项目进展时，计划基线是一份十分有用的文档。你可以看到所有的变更，以及它们如何影响了任务进度和相关资源。你可以看到任务的估算是怎样随着时间改变的，以及你的估算能力带来的影响。

当然，你可能会发现项目实际完成时间比基线计划的结束时间要早——不要想当然地认为你估算的时间会太短！有时候通过对比实际进度和基线，你会发现有趣的信息——你可以削减项目计划、缩短交付时间。

很多因素都可以解释基线系统和计划的作用。项目过程中，可以打多条基线。项目初期打一条肯定是有用的，但是如果项目分为多个阶段，你也可以在每个阶段开始时打一条基线。一旦你开始使用基线，你就会想：没有它怎么行！

使用 ProjectManager.com 的项目计划功能可以轻松地给打计划基线。你只需要创建一个详细的任务列表，给出任务的起始和结束时间，将两个时间点连接。你还可以设置邮件通知，提醒项目成员到期的任务，这样大家都能同时了解项目的最新进展。