【转】Expire Google Drive Files 让Google Docs云盘共享连接在指定时间后自动失效

最近在清理Google Docs中之前共享过的文件链接,发现Google Docs多人协作共享过的链接会一直存在,在实际操作中较不灵活。正好订阅的RSS推送了写的这篇文章 - Expire Google Drive Files 让Google 云端硬碟共用连结在指定时间后自动失效,文中介绍的Expire Google Drive Files可以让Google  Docs云盘共享连接在指定时间后自动失效解决了指定时间内权限失效的问题。

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Expire Google Drive Files 让Google 云端硬碟共用连结在指定时间后自动失效

若聊到最常使用的云端硬碟,你会选择DropboxOneDrive或是Google Drive呢?我平常习惯使用Dropbox同步资料,需要共同编辑时,我还是倾向Google Drive支援多人线上即时协作。大部分使用者都有Google帐户,使用上比较没有问题。但如果你曾使用Google Drive分享档案,会发现其实它的分享功能不够强大,而且可能隐藏一些问题。 

档案或文件储存在Google Drive云端硬碟时,预设情况下只有自己有检视编辑权限,但如果你透过分享功能让朋友同事可以检视甚至是编辑文件,产生的分享链结是会永久存在的,也就是说若使用者没有手动取消、停止共享,这个链结将永远可以存取档案。

有鉴于此,国外开发者Amit Agarwal开发了一款免费小工具「Expire Google Drive Files」,能让我们在分享档案时设定分享链结的过期时间,当时 ​​限一到自动取消停用分享链结。这支程式放在Google Script,因此无须下载软体,只要开启程式页面后完成应用程式授权就能直接使用。

接下来我会示范如何使用Expire Google Drive Files 来产生可以自动失效的档案分享链结。

网站名称:Google Drive Auto Expire Files
网站链结:http://www.labnol.org/expire

使用教学

STEP 1

开启Google Drive Auto Expire Files链结后,会打开Google Script网站,如果你目前已经在登入Google帐户的状态,直接点选「Review Permissions」来查看授权。

Expire Google Drive Files

因为Google Drive Expiration会需要存取你Google云端硬碟档案的权限,才能让你在程式内选择要分享的档案,因此跳出权限画面时记得点选「允许」来跳到下一步。

Expire Google Drive Files

STEP 2

接着就会看到Google Drive Auto Expire Files功能,这个小工具的介面设计很简单易懂,只要选择你要分享的档案(资料夹)后,设定要分享检视或编辑权限的Email,最后选择自动失效的时间就会自动执行,完全不用使用者做其他操作,非常好用。

Expire Google Drive Files

点选步骤一的「Open Drive」绿色按钮,跳出一个让你选择档案的视窗,你可以选择要分享单一文件或整个资料夹,选好以后按下「Select」蓝色按钮。

Expire Google Drive Files

STEP 3

指定要分享的对象,左边为检视权限、右边则是编辑权限,输入对方的Email 即可(你可以从其他地方例如Gmail 来找到要分享对象的Email 地址),如果有多个使用者记得每个Email 之间以半形的逗号分隔。

Expire Google Drive Files

STEP 4

最后,设定分享链结自动失效的时间,预设为10天,单位有小时、日、周、月和年。设定完毕后点选下方的「Set Expiration」就能将这个限时分享链结寄到对方Email信箱。

Expire Google Drive Files

STEP 5

在Google Drive Auto Expire Files 页面下方还能看到你目前共享的档案或资料夹,同时后面会显示该链结会在多久以后自动失效(你也可以点Cancel 取消)。

Expire Google Drive Files

以上就是很基本的小工具用法,当然也可改善Google Drive 云端硬碟目前暂时没有办法设定分享时间的问题(如同前面提到的必须自己取消共享链结,否则该档案就能够一直被存取) ,我想可能多少都能解决某些人分享档案后忘记把权限关掉的状况。

posted @ 2016-09-03 18:12  xixihuang  阅读(865)  评论(0编辑  收藏  举报