文件很多且杂乱,怎样才能管理清楚来?

文档杂乱的现象,问题不大;

但文档到处乱放,问题很大!文档数量一多,零乱感觉就来了

对策如下:

  1. 集中存储在一个知识库或一个盘符下

  2. 边阅读过程中能根据感觉立即进行整理


一、集中存储在一个知识库或一个盘符下

做法1.只使用Windows资源管理器管理的情况

    a. 规划出一个盘符存储文档文件

    b. 将常用的文件夹建立“文件夹快捷方式”放在桌面上

 

    下图是电脑的磁盘存储规划建议:

    C盘:操作系统

    D盘:安装应用程序

    F盘:放文档数据

    G盘:放重要文件的备份、安装程序等

 

     尽量不要放在桌面上和系统盘,系统重装后有找不来的等风险


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 做法2. 使用专门的文档管理软件

    以文档大师这个专业的文件管理软件为例介绍。

如下图,文档大师提供的“收集箱”功能,

     即收集时不用指定在存储哪个文件夹,直接就可以收集。

     好处:

     a. 不用思考,就是简单收集动作,容易养成习惯

     b. 没有用到文件夹,高效收集,且不会有零乱感觉


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二、边阅读过程中能根据感觉立即进行整理

     这个功能需要专门的软件工具搭配使用,

      这里以“文档大师”为例,介绍如何边阅读边快速整理。

 

    1. 可以随便移动文件到文件夹,不受文件打开的影响

      如下图,文件夹、文件列表和文件内容在同一画面中显示,

      阅读时灵感来了,觉得放在“硬能力\微信”这个文件夹下,

      较为合理,此时即可立即移动,

而不用关闭文档,影响进一步阅读。

      这是专用工具才有的功能,Windows资源管理器是没有的


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2.可以随便重名文件夹,不受文件夹文件是否打开的影响

这也是专用工具才有的功能,

Windows资源管理器有文件打开,是不能重命名文件夹的

 

 

  简单来说,可以没有指定文件夹存储,

  加上文件夹可以随时爱怎么整理就整理,

  不受文件是否打开影响,慢慢就不会有杂乱的感觉。

 

   结论:

    在专业的文档管理软件工具的帮助下,

     能根据自己的灵感,不受限制随时整理,就可以真正管理好文档。

posted @ 2016-11-04 21:24  个人知识管理  阅读(...)  评论(... 编辑 收藏