通过搜索文档内容、加标签、备注等快速查找文档

找不到文档,感觉杂乱的解决方法

 

对于文档管理,您是否感觉到下述问题:

明明有,就是 找不到文档?

为什么感觉文档这么杂乱呢?

 

解决方法当然是整理和知识体系化。但这种高大上的理论,实际上,很难去落实。

有没有一种随心所欲、又能较好解决文档管理的上述难题的方法呢?

文档大师经过近10年的摸索,总结出一些方法,变成了软件功能,能较好的解决上述问题。

 

根据资源管理器不适合作文档管理,做了四个方面的改善

  1. 以文件名瞬间搜索为核心,搭配“文件名”可以随时修改的功能

  2. 随心所欲的给文档“加标签”,写备注

  3. 给一个文档,多个分类

  4. 将相关的文档,绑在一起,让它们总是同时出现

 

 具体来说:

  1. 以文件名瞬间搜索为核心,搭配“文件名”可以随时修改的功能

    瞬间通过文件名找到文档,是文档管理的核心。

    如图一:在1.5万个文档的知识库中按文件名瞬间、实时搜索。

    要更好的利用这一功能,当然是“文件名”能随时修改,不受文档是否打开等影响;因为想修改文件名,当然是阅读文档时来了灵感,如果这时要关闭文档后修改,不但麻烦,也可能丢失了灵感。

    所以,文档大师实现了文件名瞬间搜索功能的同时做到可以随时修改文件名,这两个功能的搭配使用;

    真正发挥出“文件名瞬间找文件”的优势

      (图一 在1.5万个文档的知识库中按文件名瞬间、实时搜索)

     

    当然,优化文件名,是一门学问:

    a. 文件名是要让自己,一目了然看出文档写的是什么内容

    b. 加上一些自己已经不用思考,就能想到的词语,并且和文档是高度相关

     

  2. 随心所欲的给文档“加标签”,写备注

    标签和文档的关系是“弱关联关系”,即你可以随时为文档加上任何认为相关的关键字作为标签,

    当然也可以随时删除掉。

    加标签当然是为了需要用时,更容易过滤出自己想要的文章。

    文档大师提供了三种标签的搜索方式:(如图二所示)

    a. 单个标签过滤

    b.多个标签组合过滤

    c.查找含有标签名称的文档

     (图二 三种和标签有关的搜索方法)

     

  3. 给一个文档,设置多个分类

    分类和文档的关系是“强关联关系”,反映的文档本身固有的特征属性,一般不会随时间而改变的。

    正是这种强关联,想找某个文档自然最容易想到查看分类。

    文档大师提供了四种分类的搜索方式

    a.穿透显示,点父分类,可以直接查看子分类中存放的文档

    b.分类定位,根据关键字快速定位分类,而不用一层层展开才能找到分类

    c.查找含有分类名称的文档

    d.指定按分类范围来搜索文档

     (图三 和分类相关的三种搜索方式)

     

  4. 将相关的文档,绑在一起,让它们总是同时出现

    如一本书的PPT,可能是分章的。在资源管理器中,一般是放在一个文件夹中,但这是不方便加标签的、进行多个分类,所以作为文档集整体出现是较为理想的做法。

     

       (图四 文档集-多个文档按顺序绑定在一起)

 

    当用熟了上述的强大功能,就能摆脱资源管理器只能按文件名慢吞吞搜索的约束,也能突破Everything无法和知识体系强关联的缺陷(文档大师的文档和知识体系是一个有机体)。用多种方式找到文档的同时,不断完善自己的知识体系,达到知识体系化,是学习成熟的重要标志

 

  快速搜索,并且方法多,就能不断改善文档管理的有序化等。可以这么说,文档大师用的时间久了,思想就会发生质变的。质变时,也意味着人生上了一个新的台阶,逐步和肉体的苦和精神的苦说再见。

 

posted @ 2015-08-23 15:49 个人知识管理 阅读(...) 评论(...) 编辑 收藏