我的 OneNote 入门心得

Microsoft OneNote 是老牌笔记类软件,在如今百花齐放的笔记类市场仍然有众多死忠粉的拥护,比如我。也试过其它笔记类软件,近年推出的 Notion 就不错,但仍然无法取代 OneNote 在我的笔记体系中的核心地位。

本文介绍笔者对 OneNote 的使用心得。先说明一下自己的使用情况:PC(几乎每天用) + 笔记本电脑(经常用) + iPad(偶尔阅读)。OneNote 作为知识管理主力笔记本,Evernote 作为搜集信息的剪切簿和和碎片化信息输入工具。

我为什么选择 OneNote

OneNote 有许多功能是其他笔记应用比不上的,对我而言,免费、编辑功能、层级分明、自由布局是最重要的几个特点。

免费

OneNote 属于 Microsoft Office 套件之一,但 OneNote 已经从 Office 里面单独免费出来。也就是说,无论电脑上有没有安装正版的 Office 软件,你都可以在 下载链接 里免费获取 OneNote。

强大的编辑功能

OneNote 的编辑功能不仅非常强大,而且和其它 Office 套件一脉相承,这也意味着它非常容易上手,轻度用户几乎不需要学习成本。

 

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层次分明的笔记本系统

OneNote 的系统很像一本书,书中有章,章下有节,节下有页。在「笔记本」下可建立:「分区组 - 分区 - 页 - 子页」。分区组中还可以建立分区组,算是有无限层级了。这种树状结构很适合知识管理,逻辑层次清晰、友好。

随心所欲的自由布局

OneNote 的页面既可以是有序的,也可以是无序的,你可以在页面任何地方插入或编辑 ,就像可以拿笔在一张纸中的任何地方记录。

 

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上图页面中的每个框框(称为「容器」)都可以任意挪动,甚至可以重叠,而且大小可以延伸出页面。如果不喜欢显示这个框框,就在「文件 - 选项 - 显示」里关掉即可。

OneNote 入门技巧

OneNote 上手难度不高,不过新用户总会遇到这样那样的问题,这里总结了从安装到简单使用的入门技巧,介绍给大家。

下载哪个版本的 OneNote ?

使用 OneNote 的第一步是下载,目前 OneNote 的 PC 版本分为 OneNote 2016 和 OneNote for Windows 10。前者之前包含在 Office 2016 中,现在已是独立的免费版本。后者是针对 Windows 10 开发的 UWP 版本,这个版本更适合平板电脑,在墨迹输入等方面有了改进,但一些功能不如老版的 OneNote 2016 完善,因此也被一些网友称为「阉割版」。

由于我主要使用工具是 PC 而不是平板,所以暂时选择了 OneNote 2016 。目前电脑里有两个 OneNote,一个是 Win10 自带的,一个是 OneNote 2016。

 

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这里给出 OneNote for Windows 10 下载地址 。如果想下载 OneNote2016 ,在下方的「其他下载选项」中进行下载。macOS、iOS 和 Android 版本均为免费使用,笔记通过微软账户进行同步。

 

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2016 版本将不再添加新功能,微软会在 2020 年之前,继续提供安全更新,修复BUG( 官方说明)。微软目前计划在今年晚些时候推出 Office 2019,并且砍掉桌面版 OneNote 软件,以确保 Office 2019 只能在 Windows 10 上运行。 所以,我保持持续观望,如果 Office 2019 评价好,也会迁移到新版。

建立新笔记本

下载完 OneNote 之后,我们需要选择「文件 - 新建」,来建立新的笔记本。

新的笔记一般直接建立在 OneDrive,可以将笔记实时备份到云端,在多台设备间同步。 看到很多网友说过 Onedrive 同步慢及失败问题,我自己今年也遇到了几次同步失败,后来发现是科学冲浪的方法不对,由于 Onedrive 理论上是可以访问的,所以需要专门把 Onedrive 加入规则。也有网友推荐把 OneNote 笔记建立在本地坚果云文件里,直接用坚果云同步。

 

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停靠到桌面

将 OneNote 窗口固定在桌面一侧,可以在访问其它应用程序的同时方便地使用 OneNote。按住标题栏可以拖拉 OneNote 在桌面的上下左右 4 个方向上停靠。

 

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自定义功能区

将常用功能放在自定义功能区,页面更简洁,使用更方便。这一区域内功能的快捷键是 Alt + 序号,例如我把「停靠到桌面」功能放在了自定义功能区的第二个,快捷键就是 Alt + 2,比原来的 Ctrl + Alt + D 更简单了。

 

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搜索

搜索有两个快捷键——在所有页面中搜索:Ctrl + E、在当前页面中搜索:Ctrl + F

强大的是,OneNote 连图片中的文字也能搜索到。

需要注意,如果直接搜索「少数派」,结果会显示所有包括「少数」和「派」的结果,所以必须用 英文双引号 括住需要搜索的词。

复制图片中的文字

非常实用的功能。当你只需要 OCR 比较少的文字时,将图片粘贴到 OneNote 中,「右键 - 复制图片中的文本 - 粘贴」,就完成了。

 

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OneNote 高阶技巧:插件

这里介绍两个插件,Onetastic 和 Gem for OneNote。

Onetastic

Onetastic 有添加日历、自定义样式、宏等实用功能,可以免费下载 。

这里介绍几个有用的功能——

OneCalendar:日历

可以显示每天看了哪些笔记,复习很有用。

 

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自定义样式

OneNote 里有几个固定的样式,但不能像 Word 一样自定义样式, Onetastic 补充了这个重要的功能。

 

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可以下载别人做好的宏,我用的最多的宏是「查找并替换」功能。

 

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数字笔记珍宝 Gem for OneNote

Gem for OneNote 的功能多到爆炸,光是看图都觉得有点恐怖。除了上面介绍的 Onetastic 具备的功能之外,还有下面这些——

 

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直接在 OneNote 里打开图片的原图

在 OneNote 中,图片是固定大小的。如果想要打开图片的原图查看细节,方法一是选中图片,在右键菜单中,使用「还原为原始尺寸」的功能来查看原图,缺点是要改变笔记。方法二是另存图片到硬盘上,再使用图片编辑器来打开图片,缺点是很不方便。

Gem for Onenote 提供了使用外部图片编辑器来查看图片原图的功能。选中一张图片,在右键菜单中,点击「打开图片」功能即可。

 

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快速添加目录

目录通常是长文档不可缺少的部分,有了目录,用户就能很容易地知道文档中有什么内容,并快速定位到相关位置。

这一功能要求 OneNote 页面里已经提前做好「标题 1,2,3,4,5,6」的层次。点击「链接」选项卡 -「目录」组 -「目录」菜单 -「标题目录」菜单项,Gem 就会根据该页面的标题结构,在光标位置生成目录大纲。并且还会在各个标题的上方,创建「页面顶部」链接,以便快速返回目录大纲。

如果修改了页面里的标题 1,2,3,4,5,6 里的文字,可以通过再点击一次「标题目录」功能来刷新已存在的目录。

 

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复制纯文本

当我们从 OneNote 中复制文本内容,然后粘贴到其它程序时,会发现粘贴进去的内容是图片格式。Gem for OneNote 给 OneNote 提供了一个「复制纯文本」的功能:选中要复制的文本内容,点击鼠标右键,在右键菜单中选择 「复制文本」功能即可。

并排查看两个 OneNote 页面

先使用「视图」下的「新建窗口」功能,打开两个不同的 OneNote 页面到两个窗口,再点击「协作」选项卡 -「窗口」组 -「水平平铺」功能,这两个窗口则会水平排列,以便对比。

 

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图像识别文字功能增强

在 OneNote 中对图片使用 OCR 文字识别功能后,得到的文字、段落是零散的,和图片中文字的段落并不成对应。Gem for OneNote 增强了 OCR 功能,提供「清除空格」和「复原段落」的按钮,以实现更好的识别效果。

 

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字数统计

在 「珍」选项卡 -「新建」组 -「统计」菜单,下有「统计当前笔记本」、「统计当前分区」、「统计当前页面」、「统计当前段落」的选项。

 

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支持 Markdown 语法

在 OneNote 页面里输入 Markdown 文本,点击「标记文本」功能,可转换 Markdown 文本为正常文本,再点击一次「标记文本」功能,则再转换为 Markdown 文本。

 

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这里给出 Gem for OneNote 的 中文首页。可以在淘宝官方店铺购买中文版,120 元买 1 个系列号,可以用在 1 台台式机 + 1 台笔记本电脑 + 1 台平板上。

我的 OneNote 与 Evernote 使用场景心得

在知识管理领域,OneNote 与 Evernote 之间的取舍是经久不衰的话题了。我的 OneNote 已经用了四五年,Evernote 最近才开始深度使用。而在使用中,我逐渐发现两个笔记各有优势,而且神奇的是,一个的优点恰恰是另一个的缺点。因此,它们适合不同的使用场景,结合起来才能发挥最大效用。

对我来说,Onenote 的最主要优势是强大的编辑功能,因此适合大型或内容复杂的笔记 ;最主要缺点是剪藏功能不如意,和多平台体验差。与之对应,Evernote 的最主要优势是其它笔记类软件无可比拟的剪藏搜集功能,和多平台体验好;缺点是编辑功能简陋,因此不适合在剪藏的资料上进一步编辑整理。

 

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因此,在搭建知识体系方面,我的 OneNote 和 Evernote 各有两方面的用途:OneNote 主要作为搭建知识体系的主力笔记本,用于课程、讲座和读书等内容的笔记,和个人写作;而 Evernote 主要作为搜集信息的剪切簿,和碎片化信息的输入工具。

 

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我的 OneNote ——知识管理和个人写作

知识管理

读书、课程和讲座等内容的笔记,我放在了三个笔记本里,分别是专业、通识和生活。笔记增加的过程就是对某一个领域持续积累精进的过程,因此每条笔记都投入了自己的较多心力,都是较复杂的大型笔记,我会经常复习,目标是能基本掌握笔记内容。

个人写作

可以把每个项目设置为一个笔记本组,所有相关信息、搜集的资料、灵感、进展都放在里面。例如我的硕士论文基本就是用 OneNote 完成的。

我的 Evernote ——搜集信息和碎片化输入

搜集信息

Evernote 的搜集信息功能是其它笔记类软件无可比拟的,而且多平台支持好,网页可以用「剪藏至 evernote」插件;移动端可以用 workflow,或者印象笔记 app 最近也添加了「剪贴板」小组件。因此,Evernote 对我来说很像一个大型的「网络剪切簿」,可以把想收藏的网络信息都扔进去。如果 OneNote 里的笔记和 Evernote 里的剪藏内容有联系,我还会把 Evernote 的链接复制到 OneNote 里。

而且,Evernote 的标签系统也很适合管理「剪切簿」。就像@JailbreakHum 在《 关于文件管理中的标签 》这篇文章中提到的,标签最重要的优势是非排他性,因此同一篇文章可以贴上不同的标签,比如这篇讲殷墟考古的文章,我把它放在了「a 专业」的笔记本里,既贴上「考古」的标签,也贴上了「国史」的标签。

 

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碎片化信息输入

不得不说,在手机端的 Onenote 打字很不方便,所以我几乎不在手机端打开 Onenote,这方面的功能都转移到了其它 app 上,有需要就集中再在电脑上转移过去。

比如我主要用移动端记日记,而且输入的信息很简单,只是文字加图片,不需要进一步编辑,所以这部分都放在了 Evernote。

OneNote 还有这些不顺心的地方

1、无法同时设置中英文的默认字体

我把默认字体改成了宋体 16 号,然而,输入的英文和数字都会变成 Calibri 字体。Word 是可以分别设置中英文的默认字体的。而 OneNote 迟迟不添加这个功能。

在网上找到了三个暂时的解决方法:

  1. 下载 Auto Onenote 插件,可以分别设置中西文字体。和前面提到的 Gem for OneNote 是一家公司,也是收费的,$25.00。

  2. 输入一段之后,按 Ctrl + Alt + 0,手动更改。

  3. 直接在系统中把 Calibri 字体卸载了,然后将想要替代的字体改成 Calibri,重新安装,就解决了。注意其实输入的还是 Calibri,只改变了这个电脑上的显示效果,在 iPad 上查看就又变回去了。参考这个知乎链接

2、不支持标签功能

遗憾的是,OneNote 现在还没有标签功能,也就意味着一条笔记只能有一个归属地,不能同时具有多个属性。但由于我的 OneNote 里的笔记都是相对较复杂的大型笔记,因此笔记总数量较少,基本能心中有数,所以这一点问题不太大。

至于目前部分网友声称可以取代「标签」功能的「标记」功能,不得不说和「标签」差距比较大,最直接的一个区别是,「标签」的数量是可以无限多的,还可以分层级;而「标记」数量有限。目前我只用「标记」来定义笔记的性质,如果少数派用户有使用「标记」的心得,欢迎指教。

 

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众望所归的是,微软终于计划在下一版本要添加 Tag 功能了。官方说明。期待未来推出标签功能后,OneNote 可以和 Evernote 完全联通。

3、无法共享某一个笔记

有时候想把某个页面分享给别人,但只能共享一个笔记本,不能共享其中的某个笔记或分区。只能导出之后再发送。

4、移动端没有只读模式

有时候只想在 iPad 上复习一下自己的笔记,然而在滑动时动不动就弹出键盘,进入编辑模式。

5、表格不能合并单元格

表格不能合并或拆分单元格,只能嵌套。

尾声

不得不说,OneNote 有很多缺点,即使能用收费插件解决大部分问题,还是有不少不如人意之处。在写这篇文章时发现,写起它的优点来我绞尽脑汁,吐槽起来却滔滔不绝,如果不是记得本文的主旨是安利,我还能写好多条呢!

这让我想起许崧的一本游记《印度走着瞧》。书里说到,驴友们聊天时,话题往往都会说到以前走过的地方。他发现印度是最能引发剧烈情绪反应的国家。谈论泰国、意大利、澳大利亚或者美国时,大家都还能保持着见多识广的旅行者的那种一贯平常心,唯有当话题转到印度时,谈话的气场顿时为之一变——这种场面会你令想起「前男友俱乐部」之类的场景来,仿佛大家都是被同一个姑娘甩掉的倒霉男人,要靠相互哭诉来彼此安慰。当然,回忆里间或也带着点甜蜜——「真混乱啊!真肮脏啊!可真是太棒了,不是吗?!」

这就是我对 OneNote 的感受吧:「有时候体验真差劲啊,可还是很棒呢!不是吗?」

posted @ 2019-03-06 08:45  网络蚂蚁  阅读(2461)  评论(0编辑  收藏  举报