工作中应对客户时日语mail的总结

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[作者 高健@博客园  luckyjackgao@gmail.com] 

 

回顾一段时期以来的对日技术支持。

对日语mail在商业上的写法作一番总结：

1 当客户初次来信或来电的时候，可以写：

○○会社　ｘｘ様

いつもお世話になっております、
KK社サポート担当のGGです。

お問い合わせ頂きありがとうございます。

お問い合わせいただきました内容を以下に要約いたしましたので、
ご確認の上、不足点を追記くださいますようお願い申し上げます。

---------------------------------------------------------------------
...

---------------------------------------------------------------------

どうぞよろしくお願いいたします。 
KK社サポート担当　GG

 

2  进行调查1至2天后，需要及时向客户报告状况：

お問い合わせにつきまして、調査状況を報告させていただきます：

...

また、お手数ですが、原因調査のため下記の情報もご提供いただけますでしょうか。

...実行する際のログも、ご提供いただけますでしょうか。

 

3 如果客户提供了调查需要的材料，应该立即回信反馈，表示感谢，也表明了积极解决问题的态度：

情報をご提供いただき、ありがとうございます。

確認いたしますので、進捗があり次第、またご連絡させていただきます。

 

4 当调查处于比较棘手的状态的时候，需要如此来写，以免客户着急：

お問い合わせにつきまして、
多方向から調査しておりますが、現時点では新たにご案内できる内容はございません。
...について、
...の確認に時間が掛かっております。
恐れ入りますが、今しばらく調査のお時間をいただけますようお願い申し上げます。

 

5 如果客户还是着急，那么需要表示歉意和说明将要采取的措施：

ご連絡が遅れて大変申し訳ございませんでした。

弊社でもお問い合わせ現象をベンダーと共有し、確認中ですが、
現時点ではご案内できる情報がございません。

弊社では...の方向にて調査しながら、並行にしてベンダーへ確認いたしますので、
進捗があり次第、また連絡させていただきます。

 

6 假如经过确认，客户所提到要求是产品支持范围外，可以委婉说明：

本件でございますが、...はサポートしないとの判断・コメントを得ております。誠に申し訳ございませんが、...については、これ以上の支援を提供する事ができません。ご了承ください。
...

本件について十分なご支援が提供できず誠に恐縮ですが、ご了承いただければ幸いでございます。

 

7 如果给客户写回信后，客户不回应，那么2-3天后，应该写封信确认一下：

お問い合わせいただいております標題の件につきまして、状況はいかがでしょうか。
他に何か質問や確認事項がございましたら、ご連絡をお願いいたします。

 

8 如果过了十几天，客户还没有回应，那么可以这么联系：

お問い合わせ頂きました表題の件につきまして、連絡いたします。
その後進捗はいかがでしょうか。

問題ないようでしたら、本件クローズさせて頂きたく存じます。
お忙しい中恐れ入りますが、ご連絡いただけますでしょうか。

なお、X日以上連絡がなければ、一旦クローズとさせていただきますので、
ご了承下さいますようお願い申し上げます

 

9  如果是在上述8的情况下，进行临时关闭，可以这样写：

先日ご案内させていただきました通り
YY/MMまでにご連絡ありませんでしたので
Case: **********をクローズさせていただきます。

改めて問い合わせを希望される場合は
本ケース番号を添えてご連絡をお願いいたします。

 

10 如果是正常关闭，应该这样写：

ご連絡いただき、ありがとうございます。

それでは、受付番号「*******」をクローズとさせて頂きます。

 

[作者 高健@博客园  luckyjackgao@gmail.com] 
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