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〖转贴〗项目管理知识体系::第二章 项目管理环境

第二章 项目管理环境

  项目和项目管理是在一个远大于项目本身的环境中实施的,项目管理人员必须明白这个大的环境--项目的日常工作管理对于项目的最终成功是必要而不充分的。本章讲解的是项目管理的几个关键问题(本文的其它部分将不再另述),这一主题包括以下几点内容:
      2.1项目的阶段和项目的生命周期
      2.2项目涉及人员
      2.3组织影响力
      2.4全局管理的关键技巧
      2.5社会经济影响


 2.1项目的阶段和项目的生命周期
  因为项目都是些具有唯一性的工作,因此它们包含一定程度的不确定性,组织在实施项目时通常会将每个项目分解为几个项目阶段,以便更好的管理和控制,并且将执行组织正进行的工程与整个项目更好的连接起来。总的来看,项目的各个阶段构成项目的整个生命周期。


 2.1.1项目阶段的特征
  每个项目阶段都以一个或一个以上的工作成果的完成为标志,这种工作成果有形的,可鉴定的。如一份可行性研究报告、一份详尽的设计图或一个工作模型。这些中间过程,以至项目的各阶段都是总体逻辑顺序安排的一部分,制定这种逻辑顺序是为了确保我们能够正确的界定项目的产品。

  一个项目阶段的结束通常以对关键的工作成果和项目实施情况的回顾为标志,作这样的回顾有两个目的:1)决定该项目是否进入下一个阶段;2)尽可能以较小的代价查明和纠正错误。这些阶段末的回顾常被称之为阶段出口,进阶之门或是关键点。

  每个项目阶段通常都规定了一系列工作任务,设定这些工作任务使得管理控制能达到既定的水平。大多数这些工作任务都与主要的阶段工作成果有关,这些阶段通常也根据这些工作任务来命名:识别需求、设计、构建、测试、启动、运转,以及其它恬当的名称。在第2章第1节的第3个总是中我们将讨论几种具有代表性的项目生命周期。


 2.1.2项目生命周期的特征
  项目生命周期确定了项目的开端和结束。例如,当一个组织看到了一次机遇,它通常会做一次可行性研究,以便决定是否应该就此设立一个项目。对项目生命周期的设定会明确这次可行性研究是否应该作为项目的第一个阶段,还是作为一个独立的项目。

  项目生命周期的设定也决定了在项目结束时应该包括或不包括哪些过渡措施。通过这种方式,我们可以利用项目生命周期设定来将项目和执行组织的连续性操作链接起来。

  大多数项目生命周期确定的阶段的前后顺序通常会涉及到一些技术转移或转让的,比如设计要求、操作安排、生产设计。在下阶段工作开始前,通常需要验收现阶段的工作成果。但是,有时候后继阶段也会在它的前一阶段工作成果通过验收之前就开始了。当然要在由此所引起的风险是在可接受的范围之内时才可以这样做。这种阶段的重叠在实践中常常被叫"快速跟进"。
项目生命周期通常可以确定:
   每个阶段所需做的技术性工作(如:确定建筑师的工作是不是设计阶段的一部分,或者是执行阶段的一部分)。
   每个阶段所涉及的人(如:实时工程在识别需求和设计中需要涉及实际操作人员)。
对于项目生命周期的说明可以是非常概括的,也可以非常详细。高度详细的说明可能会包含大量的表、图和清单,以便于确定项目生命周期的结构,并确保其稳定性。这种详细说明的方法常常被叫做项目管理方法学。
  
  大多数项目生命周期的说明具有以下共同的特点:
   对成本和工作人员的需求最初比较少,在向后发展过程中需要越来越多,当项目要结束时又会剧烈的减少。我们可以从图2-1中看到这一变化。

图2-1生命周期的一般样板

 

   在项目开始时,成功的概率是最低的,而风险和不确定性是最高的。随着项目逐步地向前发展,成功的可能性也越来越高。
   在项目起始阶段,项目涉及人员的能力对项目产品的最终特征和最终成本的影响力是最大的,随着项目的进行,这种影响力逐渐削弱了。这主要是由于随着项目的逐步发展,投入的成本在不断增加,而出现的错误也不断得以纠正。

  我们要注意区分项目的生命周期和产品的生命周期,比如,一个已经完成的项目将一种新型的台式电脑投放到市场,而这只是产品生命周期的一个阶段而已。

  尽管许多项目生命周期由于包含类似的工作任务而具有类似的阶段名称,但很少含有完全相同的情况,大多数项目被划分为四个至五个阶段,但也有一些全被划分为九个甚至更多的阶段。甚至在同一应用领域中项目阶段的划分都可能会明显不同--某个组织的软件开发的生命周期中也许只有一个设计阶段,而另一个组织则可能会将基本功能设计与细节设计划分为两个不同的阶段。

  项目的子项目可能也会有清晰的生命周期。比如,一家建筑公司承担了一项设计一幢新型写字楼的工作,最初,建筑公司参与了业主描述阶段的工作,在业主的实施阶段建筑公司又协助其进行建筑施工。建筑公司所承担的设计项目从构思到定稿、实施直到结束也有其自己的生命周期,建筑公司甚至可以将对写字楼的设计和对建筑施工的协助视为两个独立的项目,每个项目都具有自己的阶段划分。


 2.1.3项目生命周期划分的典型方法
  我们选择以下项目生命周期的划分方法来解释应用中所采用的方法是有所不同的。这里所给出的案例是具有代表性的,但它们既不是推荐的方法,也不是首选的方法。在每一个案例中,阶段的名称和阶段的主要工作成果是由作者自己确定的。

  防御设备的添加。美国国防部1993年2月修订的第5000.2指令明确了一系列添加防御设备的里程牌事件和阶段划分,如图2-2所示。
   导弹需求的确定--以"方案的研究许可"为结束标志。
   方案探讨和界定--以"方案的演示许可"为结束标志。
   演示和确定效力--以"开发许"为结束标志。
   设计和生产开发--以"生产许可"为结束标志。
   管理与生产开发--与连续性运作和支持重合。
  建筑。莫里斯(Morris)在图2-3中分析了一个建筑项目的生命周期。
   可行性--项目陈述,可行性研究和策略规划及许可在该阶段不需要得出对项目取舍的决定。
   规划和设计--基础设计、成本和进度、合同条款和详细设计。在该阶段末要将主要的合同分包出去。



 

 

图2-3 建筑项目生命周期代表性划分,由莫里斯(Morris)提供

   实施--制造、运输、辅助机件、安装、测试。在该阶段来完成全部安装工作。
   启用和运转--最后测试和维修。在该阶段末全面运行该项设施。
  制药。墨菲在图2-4中解释了在美国开发一种新药品的项目生命周期。
   发现和甄别--包括基础研究和应用研究,确定可以用作预临床试验的药物。
   临床前研制--包括为了确定药物安全性和有效性所作的实验和动物试验及其准备工作,并填写新药调查申请表。
   整理注册--包括Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ阶段的临床试验和其准备工作,填写新药申请表。
   后续工作--包括了由于食品药物管理局对新药申请进行复查所要求做的额外工作。

  软件开发
。莫切<Mvench>在图2-5中描绘了一个软件开发的螺旋型模型,在此模型中有四个循环和四个象限。
   构思求证周期--包括商业需求、确定构思求证的目标,进行概念性的系统设计、设计和构造构思、求证,制定可行性测试计划,进行风险分析以及制作与下一周期连接的接口

图2-4 制药项目的代表性生命周期,由墨菲提供

   第一个编制周期--明确系统要求,明确第一期编制的目标,进行逻辑顺序设计,设计和完成第一期编制、制作系统测试计划,完善第一期编制以及制作与下一周期连接的接口。
   第二个编制周期--明确子系统要求,明确第二期编制的目标,进行具体内容设计、第二期编制,制作系统测试计划,完善第二期编制以及作与下一周期连接的接口。
   最后一个编制周期--满足单元要求,进行最后的设计。完成最后一期编制,执行单元,子系统,系统以及可行性测试。

 


 2.2项目涉及人员
  项目涉及人员是指那些积极参与该项目工作的个体和组织,或者是那些由于项目的实施或项目的成功其利益会受到正面或反面影响的个体和组织。项目管理工作组必须识别哪些个体和组织是项目的涉及人员,确定他们的需求和期望,然后设法满足和影响这些需求、期望以确保项目能够成功。对项目涉及人员的识别通常是非常困难的。比如,一个设计新产品的项目可能会影响一个装配线上的工人将来的就业,那么他是不是项目涉及人员呢?
  每个项目的主要涉及人员有:
   项目经理--负责管理项目的个人。
   顾客--使用项目产品的个人或组织。对一个项目而言,可能会有多个层次顾客户。比如,一种新药的顾客包括了开出药方的医生、使用该药的病人以及为其承保的保险商。
   执行组织--指雇员直接从事该项目工作的企业。
   发起者--在执行组织中为该项目提供现金或其它财政支持的个人或团体。
除此之外,还有许多不同称谓,不同类别的项目涉及人员--项目内部的和项目外部的,项目所有人和投资者,供应商和承包商,工作组成员及其家属,政府机构、媒介、个体公民、临时的或固定的疏通组织,乃至于整个社会,通过对项目涉及人员命名和分组,我们可以确认哪些个人和组织将自己视为项目涉及人员。当一家工程设计公司为其正在设计的二个工厂提了资金帮助时,作为项目涉及者,这家公司的职能就有相互重合的地方。

图2-5具有代表性的软件开发生命周期,由莫切提供

 

 

 

 

 

 

  想要完全满足项目涉及人员的期望可能是非常困难的,因为众多项目涉及人员的期望可能有所不同,有时甚至可能会相互冲突,比如:
   一个部门的主管可能希望新的管理信息系统运行成本低,系统的建筑师却更注重技术的完善,而项目承包商更感兴趣的可能是如何获得尽可能大的利益。
   在一家电子产品公司中,主管开发的副总裁以产品的设计工艺来判定产品的成功与否,主管生产的副总裁则以一流的生产操作判定新产品的成功与否,为主管市场的副总裁则更多的考虑的是产品新特征的数量,以此来定义产品的成功与否。
   一个房地产开发项目的业主关心的是要按时完工,地方政府则希望尽量得到更多的税收,环境保护组织要求尽可能减少对环境的负面影响,而附近的居民也许希望将该项目另迁别处。
总的来说,要解决项目涉及人员目标的分歧还是要以顾客的期望为准。但是,这并不是意味着我们可以忽略其他项目涉及人员的要求与期望。

  对于项目管理而言,寻求一种适当的方式解决这些冲突是一项重大的挑战。

 


 2.3组织对项目产生的影响
  组织通常比项目本身更为庞大--公司、政府机构、卫生医疗机构、跨国集团、专业团体及其它。项目通常只是组织的一部分,有时甚至当一个项目本身就是一个组织(合资合作)时,项目仍然会受到设立该项目的一个或多个组织的影响,下面的这一部分内容阐述了这些比项目更大的组织结构中可能会对项目产生影响的关键因素。


 2.3.1组织系统
  以项目为基础的组织是通过项目来实现运作的,这些组织可以分为两个大类:
   通过为其它组织承担项目来获取收入的组织--建筑设计公司、工程设计公司、咨询机构、建筑施工单位、政府分包商等。
   通过项目实施管理的组织(见第1章第3节)
这些组织都偏向于建立一个便于项目管理的管理系统。比如:专门设计了能对多个项目同时进行核算、跟踪、汇报的财务系统。

  不以项目为基础的组织--生产企业、金融服务公司等--很少会设计出能够高效满足项目需求的管理系统,缺乏这种以项目为导向的系统常常会使项目管理的难度加大。某些情况下,不以项目为基础的组织会设立一些部门或其它的子单位,这些部门和子单位可以象那些以项目为基础的单位一样,采用相应的管理系统进行动作。

  项目工作组应该非常准确地知道组织系统是怎样影响项目的。比如,如果部门经理们会因为能调动员工按时完成项目而受到组织的嘉奖,那么项目管理工作组就需要监督参与项目工作的员工要高效工作。


 2.3.2组织的文化与风格
  多数的组织都已经形成了自己独特的,可描述的组织文化。这种文化在许多方面有所反映。比如在组织的价值观、行为准则、信仰、期望上;在组织的政策、程序上;在对上下级关系的观点上以及其它方面上,组织文化常常会对项目产生直接的影响。比如:
   在一个开拓型的组织中,工作组所提出的非常规性的或高风险性的建议更容易被采纳。
   在一个等级制度严格的组织中,一个高度民主的项目经理可能容易遇到麻烦,而在一个很民主的组织中,一个注重等级的项目经理同样也会受到挑战。


2.3.2组织结构
  执行组织的结构会对取得项目资项源的可能性有所限制,组织的结构类型从职能型到项目型跨度很大,在这两者之间,还有好几种矩阵型,在图2-6解释了几种主要的企业组织结构中与项目相关的关键特征。"项目组织"将在第9章第1节的"管理规划"中进行讨论。

  图2-7所表示的是传统的职能型组织,这种组织具有明确的等级划分,每一个雇员都有一个明确的上级。员工高度地依各人专长进行组合,比如生产、市场、工程、会计。而工程又可能进一步细分机械和电气。职能型组织也有项目,但各部门对项目的研究范围被局限于部门的职能界限内:一个职能型组织中,工程部的工作是独立于生产部,市场部之外的。比如,当一个纯粹的职能型组织准备开发一项新产品时,设计阶段会被称为"设计项目",仅仅由工程部人员来完成,如果一旦涉及到生产方面的问题,这些问题将会被逐级地汇报到部门主管处,再由他向生产部主管咨询,然后通知工程部主管,再由工程部主管解决问题的方法逐级向下传递到项目负责人。

图2-6组织结构对项目的影响


图2-7职能型组织

 


图2-8项目型组织


 

  与职能型相对应的另一极端是项目型组织。如图2-8所示。在一个项目型组织中,工作成员是经过搭配的。项目工作会运用到大部分的组织资源,而项目经理也有高度独立性,享有高度的权力。项目型组织中也会设立一些组织单位,这些单位也称作部门,但是这些工作组不仅要直接向某一项目经理汇报工作,还要为各个不同的项目提供服务。

  图2-9到2-11表示的是矩阵型的组织,这种组织是职能型和项目型的混合体,既具有职能型组织的特征又具项目型组织的特征。弱矩阵型保持了较多的职能型组织特征,项目负责人扮演的是协调者、协助者的角色,还算不上是一个项目经理。同样也是矩阵型,强矩阵型则具备较多的项目型组织的特征--有专职的收力很大的项目经理,有专职的项目行政管理人员。

  更为现代化的组织则不同的程度地包括以上各种组织类型的结构特点,如图2-12所示。比如,一个基本上是职能型的组织设立了专门的项目工作组去完成一个重要的项目,这个工作组具有项目型组织中项目组的许多特征:有独立于职能部门的专职项目工作人员;有自己的一套工作程序;可以在组织常规的标准、正式报告架构之外进行运作。


图2-9弱矩阵型组织



图2-10平衡型矩阵组织



图2-11 强矩阵型组织



图2-12 复合型组织


(黑色方块表示职员参与项目活动) 项目协调

 


 2.4全局管理的关键方法
  全局管理涵盖面非常广泛,全局管理要处理一个连续运转企业在管理中方方面面的问题,它包括:
   财务和会计,推销和市场、研究和开发、生产和分配。
   战略性计划、战术性计划、操作性计划。
   组织结构、组织行为、人事管理、补助方式、利益分配、晋升方式。
   通过鼓励、授权、监督、团队建设、冲突管理及其它技巧处理好工作关系。
   通过个人时间管理,压力管理和其它方法实现个人管理。

  全局管理方法为项目管理奠定了基础,对项目经理而言是必须了解和掌握的,在任何一个项目中都可能要求运用一定的全局管理方法。本节要阐述的是那些很可能会对大数项目产生影响的全局管理方法。在本文的其它章节不会对此再作阐述了。

  也有许多全局管理的方法仅仅与某一类项目或某一些应用领域有关系。比如,工作成员的人身安全在所有建筑都是至关重要的,而在大多软件开发项目中就没有那么重要了。


 2.4.1指导
  科特(KOLER)区分了指导和管理,并且强调这两者对项目而言都是不可或缺的:缺少两者中的任何一个都很能会产生不良的结果,他指出管理从根本上而言关注的是"稳定地得到项目涉及人员所期望的主要成果",而指导涉及的则是:
   确定方向--规划出对未来的构想及发展战略以便能实现这一构想。
   明确表达--实现这一构想需要很多人的协助,那么就有必要通过语言或行动让所有这些人明白这一构想。
   激发和鼓励--激励大家去努力克服在变革过程中可能会遇到的政策上的、官僚主义的,资源上的种种障碍。

  在一个项目中,尤其是在一个大的项目中,项目经理通常也被期望成为项目的指导者。但是,并非只有项目经理可以对项目进行指导,项目中众多不同的个体在各个不同的时间都有可能对项目进行指导。项目的各个层次上都需要有指导(项目指导、技术指导、团队指导)。


 2.4.2交流
  交流涉及信息的传递,信息发出者要确保信息是清晰明确,不含糊的,而且是完整的,这样才能有利于信息接收者准确接收,信息接收者则要确保接收的完整性,并且要正确地加以理解。交流是多元化的:
   书面的和口头的,听和说。
   内部的(项目的)和外部的(与顾客、媒介、公众等)。
   正式的(报告、摘要等)和非正式的(备忘录、非正式会谈等)
   纵向的(组织上下级)和横向的(与同级同事)。

  全局管理的交流方法与项目交流管理(见第10章)有一定联系,但并不完全相同,交流本身是一门更为广博的学问,包含了丰富的知识,并不仅仅体现在项目中,如:
   发出者-接收者模式--反馈回路、沟通障碍等。
   媒介选择--何时采用书面形式、有时采用口头形式、有时采用非正式的书面备忘形式,何时采用正式的书面报告形式等。
   书写风格--主动语态、被动语态、名子结构、用词选择等。
   表达方法--形体语言、辅助的形象化设计等。
   达标管理技巧--日程安排、冲突处理等。
  项目交流管理就是将这些广义的概念运用到具体的项目需求中去,比如,决定在何时以何种形式向谁怎样汇报项目的实施情况。


 2.4.3协商
  协商是指与他人交换意见以便得出结论或达成共识,为了达成共识可能需要进行直接的协商或者通过一些辅助手段进行协商,调解和仲裁就是协商的两种辅助手段。

  项目在许多层次、许多观点上会有多次的协商,在一种典型项目的进行过程中,项目工作人员需要就以下全部或部分内容进行协商:
   范围、成本和进度目标
   范围、成本或进度的变动
   合同条款
   任务分配
   资源


 2.4.4解决问题
  解决问题包括明确问题和制定解决方案两方面的组合。它所关注的是那些已经出现的问题。(与风险管理相反,风险管理涉及的是潜在的问题)

  明确问题要求将原因和现象进行区分,问题可能出自于内部(一个主要成员被分配到别的项目上去了),也可能来源于外部(开始工作所需得到的许可延迟了)。问题可能出在技术上(对产品设计的最佳方案有不同的观点),也可能出在管理上(一个职能部门没有按计划完成工作)或是出在内部内员(个性或办事风格有冲突)

  制定解决方案包括分析总是以便寻求可行的解决办法,以及从中作出选择。我们可以制定解决方案,我们也以从顾客、工作组或是某一部门主管那儿寻求解决方案,一旦明确了解决方案,就必须实行,解决方案是具有时间性的,--如果解决方案制定得太早或太晚,那么既使是正确的解决方案也不一定是最好的解决方案。


 2.4.5向组织施加影响
  向组织施加影响是一种"成事"的能力,这要求要了解所有项目涉及组织的正式及非正式的结构--执行组织、顾客、承包商和多的其它组织。向组织施加影响也需要了解运用势力和政治策略的一些技巧。

  在这里指的是要从积极的角度运用势力和政治策略,彼弗(PTEFFER)是这样定义势力的"一种潜在的能力,可以影响行为,改变事情的发展,可以克服阻力,还可以让人们去做他们本不愿做的事情",艾克(Eccles)也这样定义了政治"政治是要让一群可能有完全不同的利益的人产共同参与的行动,政治就是创造性的利用冲突和无序"。当然,它也有消极的一面,试图协调各种利益冲突的努力有可能导致权力之争以及组织游戏,这时会使得他们自己毫无工作效率。

 


 2.5社会经济学的影响
  和全局管理一样,"社会经济学的影响"包括一系列广泛的论题。项目管理工作组必须了解社会经济的现状和发展趋势,可能会对他们的项目产生重要的影响:社会经济中一个很小的变化在经过一段时滞以后都有可能会造成项目的重大变化,我们在许多潜在的社会经济影响中选择介绍几类经常影响项目的因素。


 2.5.1标准和规定
  国际标准认证组织区别了标准和规定:
   一项标准是"一份经认证组织认证过的文本,它为产品、(生产)过程或服务预定了规则、指导或特征,这些标准具有通用性,可以反复使用。是否采纳标准是不具强制性的,从有压液体的热稳定性到计算机磁盘的尺寸,各种东西都有大量在用的标准。"
   一项规定是"一份对产品,过程或服务特征的计划文件,包括了适当的行政条例,要按规定行事,这是具有强制性"。建筑尺码就是一种规定的例子。
由于标准和规定有很多相互交迭之处,因此我们在讨论这两者时必须加以注意,比如:
   标准作为一种指导,说明了优先的方法和后继的方法,当它被广泛采纳时就成为了一种事实上的规定(如,对大多建筑项目进度安排使用了关键线路法)。
   标准和规定不同层次都具有强制性(如:通过政府机构要求强制执行,通过执行组织的管理强制执行,或者通过项目管理工作组强制执行)。

  对许多项目而言,对有关标准和规定(无论是如何定义的)的充分了解会在项目结果中体现出来,也有一些情况下,这种影响是看不见的或是不确定的,这必须在项目风险管理中加意注意。


 2.5.2国际化
  由于越来越多的组织从事的工作跨越了国界,因此越来越多的项目也是跨越国界的。除了对项目范围、成本、时间和质量的传统考虑外,项目工作组也必须考虑时区不同的影响、国家和民族的节日,为了面谈所需的旅行需要,电话会谈的服务工作及易变的政治分歧。


 2.5.3文化影响
  文化是"大众行为模式、艺术、信仰、风俗习惯及其它人类工作和思想成果的总称",每个项目都是在一种或多种文化形式的背景下运行的,文化影响的领域包括政治、经济、人口统计、教育、道德、种族、家教以及习题、信仰和态度,这一切影响着个人及组织相互作用的方式。

posted on 2006-06-29 09:48  №.零零伍  阅读(...)  评论(...编辑  收藏