ERP生命週期四階段模式-調整整頓

今天來介紹ERP系統生命週期四階段中的"調整整頓"階段:

ERP導入企業後，會有一段調整整頓期間。這期間可能會有企業流程再造的程序在跑。

所以員工不僅要適應新系統同時，作業程序也會因為新系統的使用而有所改變。

因此透過技術、流程及教育訓練使得系統運作順暢。

 

調整整頓的特殊現象：

 

• 組織績效在ERP系統上線後不升反降: 此時最需要高階主管的支持與承諾，接受此暫時現象，繼續配置人力和資源於系統的維護與功能提升。
• 如果此時是採取平行轉換策略,使用者要同時兼顧新舊系統的操作,工作負擔不減反增，最需要員工的接受與配合的意願與行動。
• 經過充分教育訓練的員工可以有效縮短調整整頓階段的時間使系統順利推升到專案既定績效水準。

 

協助企業走出磨合期：

 

• 上線後成效及問題探討

• • 資料不完整：
    • 指各責任單位所提供原始基礎資料有所遺失和某部分交易資料無法順利產生，前者是在基礎主檔，後者有關某部分交易資料無法順利產生的問題，就相對比較難解決，因為你很難找出是什麼原因使得某部分交易資料無法順利產生。此時立即補充新舊系統資料轉換功能以解決資料不一致問題。
  • 功能使用情況不理想：
    • 指在最終使用者對於新系統的功能有所不習慣，而會造成不習慣原因，主要是對於新系統的介面欄位不知如何輸入，這個包含欄位是以前的舊系統沒有的，導致對於該欄位意義不了解，或者不熟悉介面欄位的操作。另一方面原因，可能是一些新系統所帶進來的新功能，是比較複雜邏輯，並不是輸入一些欄位就可。此時可加強教育訓練方式改善。
  • 導入前期望功能有所差距
    • 主要是指在ERP系統導入時，對於導入的期望功能，在導入後，才發現無法達到原來的期望功能。這有很大的原因在於廠商導入前過度誇大軟體的功能及成效,導致企業期望過高。
  • 當初有規劃，但導入後發現問題

    • 由於ERP系統是牽涉到很多不同部門，因此導入企業資源規劃系統是動員到公司大部份員工作業，它是很複雜和繁瑣的，所以，即時是當初非常仔細的規劃評估，仍是有可能發生意想不到的問題，這時，就必須依賴程式客製化的開發修改。

• 使用者教育訓練 
  •  Wheatly指出一些教育訓練成效不彰的問題原因:
    • 對員工的訓練太專注於軟體面上的訓練,而忽略了企業流程上的訓練
    • 對員工的訓練注重在指令的先後順序,而不去解釋為什麼
    • 用舊的方法來解決問題而不去學習新系統
  • 教育訓練的內容及人員: 

應從ERP原理來看訓練的重點→如何整合所有電腦系統去幫助企業作全方位的事情

所以在訓練種子使用者時，需將訓練重點分成兩大部分:

1.軟體的操作 

2.流程及領域知識的了解

 

結語:

ERP系統的原理是整合應用系統去實現企業實際運作流程。因此當一個新的系統進入企業時,勢必會有一段調整適應期,使系統與企業流程達到適切。因此在這段期間，除了加強教育訓練令企業使用者熟悉新系統及新流程外，還要一致的信念使系統順利推升到專案預期的積效水準。