知识管理创意(1):Web2.0个人文档管理

面说过我整理半年来的个人文档花了三个小时,而且效果还不好,有以下几点:

1)文档分类难:比如说一篇关于“总局项目中内容管理的二次开发文档”,是放到“总局项目总结和思考”文件夹,还是“Ecm内容管理”文件夹呢?文件夹的机制不适和做文档分类,应该引入Tagging的机制。

2)文档版本多:在整理过程中,发现有好些文档都是重复的,如果是内容一致还好办,直接覆盖就可以了。但是还有一些文档的版本是不一样的,我只好先用最后更新时间,然后在对比文档内容来判断。而且,若同一份文档,在公司的电脑里有,笔记本里也有,家里的电脑里也有,有时候实在让人难以判断哪份才是最新的。所以,个人文档管理应该引入“版本控制”的理念,便于维护。

3)存放位置多:一个文档,可能放在公司的电脑里,笔记本里,也可能是家里的电脑里,pda里,候找起来很麻烦。所以,个人文档管理应该统一存放,并且提供内容查找功能,便于管理。

4)使用率低:不少文档,可能写的时候想法很多,但是写完以后也就是在硬盘里“偏居一隅”了,不是我不想再看,而是文件太多了,忘了看。所以,个人文档管理应该引入对文档的评定机制和内容检索,并且应该让用户很容易就能看到。

5)共享和机密:个人文档管理中还应该引入文档的浏览安全机制。对于共享的或公开的文档,可以供大家分享;但对于机密的文件,只能由自己或指定的人才能看。同时,完全也可以采用Rss的方法,通知其他用户“我的文档更新了!”

文档管理对于企业的知识库来说也是非常重要,能够形成隐性知识的积累,并且为员工管理个人文档提供便利。

欢迎大家继续讨论,看看我们是否能总结出一个可行的思路。

posted @ 2006-01-26 13:12  海南K.K  阅读(3364)  评论(24编辑  收藏  举报