代码改变世界

《IT项目管理》读书笔记(9) —— 项目沟通管理

2012-08-09 09:54  JustRun  阅读(...)  评论(...编辑  收藏

1. 沟通管理的重要性

与IT项目成功有关的三个主要因素: 用户参与、主管层的支持和需求的清晰表述。所有这些因素都依赖于拥有良好的沟通技巧.

沟通管理的目标是及时而适当地创建、收集、发送、存储和处理项目的信息。

项目沟通管理的过程包括:

  • 沟通计划编制, 它包括确定利益相关者的信息和沟通需要 -- 谁需要什么信息,什么时候需要以及如何把信息发送给他们。
  • 信息发送
  • 绩效报告, 包括收集并发布有关项目绩效的信息, 包括状态报告、进展报告和预测。
  • 管理收尾, 包括生成、收集和分发信息来使阶段或项目的完成正规化。

2. 沟通计划编制

沟通管理计划是一个指导项目沟通的文件。

沟通管理计划主要包括:

  • 描述信息收集和文件归档的结构, 这一个结构用于收集和保存不同类型的信息。
  • 描述什么信息发送给谁,什么时候以及如何发送
  • 传递重要信息的格式
  • 用于创建信息的日程表
  • 信息访问的权限
  • 项目进行过程中,如何更新沟通管理计划
  • 利益相关者的沟通分析。 知道什么信息发送给哪一个利益相关者是很重要的。

image

 

3. 信息发送

提高信息发送的质量非常重要。

需要注意以下几点:

  • 确定合适的时间
  • 信息的组织格式, 好的格式有助于接收者获取信息,不同的格式也会让客户怀疑项目经理的项目管理能力。
  • 使用合适的技术, 如邮件,本地硬盘, 外部网络等。
  • 鼓励和提高信息的非正式沟通方法, 指的是面对面的,或者语音的交流。客户或者高层管理者往往倾向于这种沟通方式,这种沟通方式比电子沟通方式更有效,特别对于一些敏感信息。

4. 绩效报告

绩效报告使利益相关者知晓为了取得项目的目标,是如何使用资源的。绩效报告的主要输出包括状态报告、进度报告、预测和变更请求。

  • 状态报告, 介绍项目在某一特定时间点上所处的位置。
  • 进展报告, 介绍项目团队在某一特定期间内所完成的工作。
  • 项目预测, 在过去资料和发展趋势的基础上,预测项目未来的状态和进度。

5. 管理收尾

项目或项目的阶段(定义、开发、实施和结束)需要收尾: 管理收尾包括验证项目的成果并归档。

管理收尾的主要输出是项目档案、正式接受和取得的教训。

  • 项目档案: 包括一套整理好的项目记录,提供了一个项目准确的历史。
  • 正式接受: 是项目发起人或客户签发的表明他们接受项目产品的文件。
  • 取得的教训: 是项目经理和团队成员经过思考写下的经验总结。

6. 改进沟通的建议

A) 利用沟通技能解决冲突, 5个基本处理冲突的模式

  • 面对, 直接面对冲突, 允许冲突影响的各方一起沟通。
  • 妥协, 冲突各方让步,寻求解决方法,使各方在一定程度上满意。
  • 圆滑, 项目经理不再强调或避免分析的地方,强调一致的地方。
  • 强制, 采用强制手段达成一致。
  • 撤退, 项目经理从不同意见中撤退或让步。这是最不令人满意的冲突处理模式。

B) 发展更好的沟通技能

C) 召开有效的会议

指导方针:

  • 终止不必要的会议
  • 明确会议的目的和期望的结果。
  • 确定参加会议的人员
  • 在会议之前向参与者提供议程
  • 事先准备分发的印刷品、多媒体辅助设施和后勤安排。
  • 使会议专业化。
  • 建立关系

D) 使用项目沟通模板

E) 沟通基础结构, 是一套工具、技术和原则。如Gotometting, 每周工作报告。