Xerox SAP 会计项目介绍

 

Xerox财务会计功能介绍

一．项目综述

由财务会计（FI）和管理会计（CO）两个模块组成的财会子系统是整个解决方案中重要的部分。通过财会子系统内不同模块之间的联系和与其他应用模块如后勤的集成，SAP R/3 的财会子系统成为公司所有部门的管理工具。与后勤供应链中从采购到销售的数据接口能够优化经营管理业务流程，而包括与客户、供应商以及金融机构的策略性业务伙伴在内的功能则更进一步强化SAP 的解决方案的有效性。

 

二．项目实施功能

2.1．SAP系统财务会计部分（FI）分为以下几部分：

u       总分类帐模块（GL）：各个模块的财务数据都传送到总分类帐模块，在总分类帐模块中产生明细帐、总帐、法定财务报表。

u       应付帐款模块（AP）：同采购和总帐模块集成，实现对供应商的应付帐款进行核算和应付帐款的管理功能。

u       应收帐款模块（AR）：同销售和总帐模块集成，实现对客户的应收帐款进行核算和应收帐款的管理功能。

u       固定资产模块（AM）：同采购和总帐模块集成，实现对固定资产的核算和固定资产实物的管理功能。

 

SAP系统管理会计部分（CO）分为以下几部分：

u       成本中心模块（CCA）：按部门核算和管理费用的工具。

u       内部订单模块（PS）：按具体项目来核算和管理费用的工具。

u       获利能力分析模块（PA）：用于企业经营分析的工具。

 

 

 

 

 

具体功能介绍：

财务会计功能介绍

1.1.1 总帐会计

1.1.1.1 集成性

SAP R/3 系统的集成性确保了会计信息能够满足自动更新的要求。当用户在后勤模块处理业务时，例如物料的收到和发运，这些业务所引起财务上的变动将立即自动地记入会计系统。SAP R/3 系统充分考虑了关于公司和财税方面的法规。

1.1.1.2 会计配置

SAP系统可以实现灵活的会计期间设置，即公历12个期间+n个特殊会计期间。会计制度中法定的会计期间是公历年度12个会计期间，这样在年度审计时会产生资产负债表日后事项，随之而来繁杂的调帐工作。实施SAP后，我们会采用12个期间+4个特殊会计期间，审计过程中，每月的调帐直接调到特殊会计期间，审计结束后出最终的年度报告，同时系统会自动更新下一年度会计报表的期初数，避免了手工调帐的工作。

1.1.1.3 会计主体

在财务会计中SAP系统采用如下的组织结构来规范公司的财务核算组织架构。

u       集团：是最高的组织单位。SAP系统在集团的基础上对集团的多个公司财务报表进行合并，出企业集团的合并报表。目前Xerox设置一个集团。

u       公司代码：是具有独立法人的财务核算主体。SAP系统在公司代码层次上出具对外报出的法定财务报表。目前Xerox设置四个公司代码（富士施乐中国有限公司-1000、富士施乐上海实业发展-2000、富士施乐上海有限公司(工厂)-3000、富士施乐深圳有限公司(工厂)-4000）

1.1.1.4 总帐科目维护

此功能用于创建、修改、删除、维护总帐会计科目。使用R/3系统后由于系统强大的集成性，对总帐会计科目的设置可作一定程度的精简。广东烟草广州市有限公司将只设一套会计科目表。

1.1.1.5 总帐凭证输入

用于输入不能从其它模块自动生成财务帐的业务的会计凭证。Xerox主要用来输入费用报销凭证、银行提现凭证、工资计提及发放凭证、所有者权益科目相关业务凭证。

1.1.1.6 凭证管理

用于修改、显示、冲销、打印会计凭证。凭证冲销包括反向冲销和红字冲销。

1.1.1.7 参考凭证管理

凭证输入的模板，方便会计凭证的快速输入。

1.1.1.8 周期性凭证管理

业务发生时只做一张周期性凭证到系统，每月定期运行程序，自动完成摊销功能，直至摊销完毕，如待摊费用。

1.1.1.9 总帐余额

只要有会计凭证记帐到某一个科目， 该科目的余额就被更新。用明细帐显示的功能可以指出凭证中哪个行项目被记帐到相应的科目，用户可以显示科目余额和相应的凭证的行项目。 科目余额按会计期间分借贷方，向用户显示了与之相关的业务数据的概况。可用的分类指标包括科目号码、公司代码、会计年度、业务部门和币种。在科目余额显示中，用户可以直接进入行项目显示。可以方便地按多种条件查询总帐余额，具有追溯功能，即由总帐追溯查询到明细帐，继续追溯查询到会计凭证。

1.1.1.10          明细帐余额查询

可以方便地按多种条件查询明细帐项目，具有追溯功能，即由明细帐追溯查询到会计凭证。

1.1.1.11          总帐信息系统

用户可以随时使用交互方式生成资产负债表和损益表，包括分期间、计划值与实际值对数据进行比较。

Xerox实施SAP后，总帐模块将提供下列报表：

u             法定资产负债表、损益表、现金流量表

u             资产负债表、损益表按计划值、实际值对比分析表

u             资产负债表、损益表按层次展开分析表

u             资产负债表、损益表按年度对比分析表

u             财务指标分析表（包括偿债能力分析、营运能力分析、获利能力分析）

这些报表不但可以进行数字化的分析，还可以采用图形化的直观分析。由于系统的集成性和实时性，可以随时生成上述财务报表。

 

1.1.2 应付会计

1.1.2.1           集成性

应付会计同采购是集成的，整个流程是：采购订单下达－收货－供应商发票处理。收货时自动产生存货增加的会计凭证；供应商发票验证时自动产生应付帐款及自动计算进项税，并产生相应的会计凭证；月末系统还可根据商品采购科目余额作分析处理，余额在货方，表示收到了货物但未收到发票，余额在借方，即表示先收到了发票但货物却未到达。系统对分析的结果作相应的帐务调整，货方余额即作应付帐款的暂估处理，借方余额即作存货的在途材料处理，以确保在资产负债表中正确显示它包含的项目。

1.1.2.2           供应商管理

实施SAP系统以后，供应商的所有信息都可以来自采购模块，实现数据来源的唯一性，确保其准确无误。同时供应商的管理通过严谨的设置区分开来，绝无相互混淆，单个供应商的大量信息储存便于灵活取用，整理分析。R/3 财务会计模块应付帐款会计核算保存和管理所有供应商的会计数据， 此外，它还是采购系统的一个完整组成部分。定单、发货及发票按供应商保存，有助于对供应商的评估，R/3 财务会计模块根据业务自动记帐。

1.1.2.3           应付款清帐

根据付款条件和应付帐款确认起始日期可以确定应付帐款的到期日、超出日期等，便于应付款的帐龄分析。SAP系统对应付帐款的清帐管理既可总额清帐也可逐笔清帐。清帐方式非常灵活，采用逐笔清帐方式时，SAP系统会有多种方式来选择未清项目，如按金额、日期、发票号码、会计凭证号码、用户自己定义的标识等，确保快速、准确找出待冲帐的未清帐款。

1.1.2.4           供应商余额查询

可以方便查询供应商的余额，系统把与供应商有关的往来帐全部挂到同一帐户上，不同的往来帐透过不同的会计科目分开，通过同一帐户就可查询与供应商有关的全部往来帐。

1.1.2.5           预付款管理

此功能可以实现预付款的申请、支付和冲销整个过程。

1.1.2.6           应付票据管理

此功能可以实现应付票据的支付、到期付款等功能。

1.1.2.7           应付会计信息系统

Xerox实施SAP系统后，在应付帐款管理方面将提供如下报表：

u       供应商帐户余额表：用于查询供应商余额帐，不但有应付帐款的余额，预付帐款、应付票据的余额也置于同一供应商帐户上，从此可得出同供应商真正往来的余额。

u       到期日分析表：到期日细目评估用以显示应付帐款中的以下值：到期项目总计、未到期项目总计、未清供应商项目的总和，还可以根据指定的期间对到期项目的总计和将来到期项目的总计进行系统分类。

u       帐龄分析表：按各时间段对应付帐款到期情况分析，如：0~30天/31~60天/61~90天等期间段的供应商余额状况。

u       未清的预付帐款清单：按选择标准列示未清的预付帐款。

u       商品采购余额清单：月底列示已付款未到货的在途物资项目的清单；列示未付款已到货的应付帐款评估项目的清单。

 

1.1.3 应收会计

1.1.3.1           集成性

应收会计同销售模块是集成的。整个流程是：销售订单下达—销售发货—开客户发票。销售部门在系统中下达销售订单；仓储部门根据销售订单在SAP系统做对客户发货的动作，伴随此过程系统自动产生结转销售成本的会计凭证；财务部门根据销售订单和出货单在SAP系统出具客户发票，伴随此过程系统自动产生确认销售收入和应收帐款的会计凭证；财务部门根据收到的客户付款在系统中冲销应收款的未清项目，整个过程都是高度集成的。

1.1.3.2           客户管理

实施SAP系统以后，客户的所有信息都可以来自销售模块，实现数据来源的唯一性，确保其准确无误。同时客户的管理通过严谨的设置区分开来，绝无相互混淆，单个客户的大量信息储存便于灵活取用，整理分析。R/3 财务会计模块应收帐款会计核算保存和管理所有客户的会计数据。

1.1.3.3           收款和清帐

根据收款条件和应收帐款确认起始日期可以确定应收帐款的到期日、超出日期等，便于应收款的帐龄分析。SAP系统对应收帐款的清帐管理既可总额清帐也可逐笔清帐。，清帐方式非常灵活，采用逐笔清帐方式时，SAP系统有多种方式来选择未清项目，如按金额、日期、发票号码、会计凭证号码、用户自己定义的标识等，确保快速、准确找出待冲帐的未清帐款。

1.1.3.4           客户余额查询

可以方便查询客户的余额，系统把与客户有关的往来帐全部挂到同一帐户上，不同的往来帐透过不同的会计科目分开，通过同一帐户就可查询与客户有关的全部往来帐。

1.1.3.5           应收票据管理

此功能可以实现应收票据的收款、贴现的管理。

1.1.3.6           个人借款管理

此功能实现个人主记录、个人借款发生、个人借款的查询、个人借款冲销管理的整个过程。

1.1.3.7           备用金管理

此功能实现备用金部门主记录、备用金发生、备用金查询、备用金冲销管理的整个过程。

1.1.3.8           应收会计信息系统

企业实施SAP系统后，在应付帐款管理方面将提供如下报表：

u             客户帐户余额表：用于查询客户余额帐，不但有应收帐款的余额，预收帐款、应收票据的余额也置于同一帐户，从此可得出同客户真正往来的余额。

u             到期日分析表：到期日细目评估用以显示应收帐款中的以下值：到期项目总计、未到期项目的总计、未清客户项目的总和，还可以根据指定的期间对到期项目的总计和将来到期项目的总计进行系统分类。

u             帐龄分析表：按各时间段对应收帐款到期情况分析，如：0~30天/31~60天/61~90天等期间段的客户余额状况。

 

1.1.4 固定资产会计

1.1.4.1           固定资产部分

SAP财会子系统的固定资产管理模块能涵盖所有主要工业国家在法定报表和对资产价值的评估方面的要求。能处理资产的购置、废弃、转移和折旧等业务的输入、计算和处置。除了法定的对资产价值的评估，用户可以自定义许多折旧和评估的方法。系统提供了灵活的功能使用户可以对资产进行不同方式的折旧、估算利息以及保险金方面的处理。SAP固定资产模块还同采购、应付款、总帐、费用的模块集成起来，把资产的采购、付款、折旧等一系列过程集成起来，数据共享。

企业实施SAP系统后，将建立起明细的资产主数据资料，使资产的明细管理、实物管理更加完善；资产的增加、付款、转移、出售、报废业务都有严格的作业流程，确保了资产核算的及时、准确，避免帐实不符的情况发生；按明细的费用部门自动计提折旧、自动产生折旧的会计凭证传送到总帐，减少了人工作业量；报表信息系统提供了各种分析管理报表，为固定资产的管理提供了强有力的支持。

1.1.4.2           在建工程部分

SAP系统对在建工程的预付款有单独的管理模式，在向承包商支付预付款项时既记帐到承包商帐户又记帐到工程项目上，可以随时查询到某工程项目的付款状况，工程结算时将清楚地得到同承包商款项往来的信息；SAP系统采用内部订单的技术，对工程项目进行预算管理，通过查询内部订单报表可随时掌握工程预算的执行情况，对超出的预算项目发出警告。

企业实施SAP系统后，通过在建项目的预算管理能够及时发现问题和预算的执行情况，可以对预付款的核算清晰准确，使在建工程的管理得以加强。

 

1.2      管理会计功能介绍

1.2.1    部门费用核算及分摊

SAP系统采用成本中心归集各部门发生的管理费用和经营费用，费用是通过费用项目在成本中心体现的，成本中心可以按费用的责任单位划分，以用于费用的控制和考核；针对成本中心和费用项目可以进行不同版本、不同方式的费用预算；信息系统可以随时提供费用分析的各种报表。

SAP提供多种分摊方法进行公共费用的自动分摊，方便快捷，使公共费用的分摊更加科学，合理。

1.2.2    装运费核算

目前烟草公司的自有车辆在系统中是按内部订单管理的，可以核算每一台车发生的各项费用。可以对内部订单做不同版本的费用预算，以便费用控制和考核。内部订单信息系统可以随时提供自有车辆费用分析的各种报表，可以通过多种报表对内部订单的费用进行分析。

储运公司运费是按成本中心管理的，把费用归集到各分拣场对应的成本中心里。成本中心信息系统可以随时提供各分拣场运费分析的各种报表。

1.2.3    获利能力分析会计

SAP管理会计模块中的获利分析可以满足企业及时的获利分析和销售管理的各种需求。作为销售控制的一部分，获利分析是以成本为基础结算的最后一步，其中收入根据市场划分情况被分配至成本。可以使您从业务的各个方面(比如产品、客户、定单和它们的任意组合) 及任何组织单元(比如销售组织或业务领域)对它们的毛利润或对经营利润的总体贡献进行分析。企业可根据自身的特点定义获利分析对象，多视角、多口径的分析利润情况而不影响会计核算。获利分析的信息构成了定价、选择客户、决定合同条款、控制数量、选择分销渠道及促销的决策依据。