【讨论】不得不重视的问题:信息太多!信息太杂!

                     【讨论】不得不重视的问题:信息太多!信息太杂!

                            周银辉

这段时间一直为这个问题所烦恼,在我独自寻求解决方案的同时,也很想听听大家的经验与意见。不过注意讨论范围:是个人,不是团队,但不妨借助团队经验。

所谓信息太多太杂即是:每天我们将接收到很多很多的信息、资料、计划等等(下文统称“信息"),如何处理这些信息,如何保存这些资料,如何跟踪这些计划变得尤为重要。否则,多较长一段时间后,很多资料丢失了,计划没有得以跟踪而被耽误了,即便没有丢失,查找起来也很不方便。另外,信息分散在各处,有Outlook邮件(可能在本地文件,有可能在网络服务器),有收藏夹中的无数链接,有无数的excel,pdf,word文档,还有OneNote中的日记,如何统一整理,备份(分散的信息如何备份,干脆备份整台电脑?),同步(我有两个笔记本,一个在公司,一个在家里,不停的考来考去的这种同步方式挺麻烦的)。对于团队而已,用XPlanner或其它XP工具进行任务的跟踪倒挺方便的,但对于个人而言,有没有比较好的工具呢(Outlook的日历作为一个闹钟还行)。另外,每天太多的信息会无情地分散你的注意力,到头来,什么都做了,却什么都没做,如何过滤它们,专注于你所应该专注的?信息太多,那些才是我所应该专注的?

OK,抱怨了这么多,终归几个问题:
如何过滤这些信息使之不烦扰你?
如何整理维护重要信息以便不丢失和方便查找?
如何跟踪这些信息以使计划得到更好地执行?

能否将它们统一起来而不是使用一百个工具和分散在一百个地方?

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【补充】

这里有点文字可能和这个相关:

 

•    习惯1:收集 —— 全面收集
随身携带一个小笔记本(或者任何记录工具),用它来记录下任何任务、想法、专案或者任何闪入你大脑的其他信息。这个习惯与GTD的基本完全相同,但ZTD只需要一个小巧、便携、易用的工具来记录信息。你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来, 并且尽快地把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。
•    习惯2:处理 —— 快速地对信息作出决定,从而避免收件箱堆积
收件箱中原料的堆积是造成耽搁的重要原因。只有及时处理信息,对原料及时做出决定和归纳成类,你才能避免原料的堆积。我建议至少每天处理一次收件箱,从上而下的,一项一项任务地处理,就像GTD所做的一样:二分钟法则、删除、指派给别人、归档、或者放在日程表上以后做。
•    习惯3:计划 —— 设定每天,每周的最重要的事(MIT)
每周,列下你需要完成的重大事件,把他们排进日程表。每天,列出1-3个最重要的事(MITs)。这样,你的每一天和每一周都被设定了目标,与其盲目的去完成那长长的任务清单,你总是在完成那些最重要最有用的事情!
•    习惯4:执行 —— 一心一意,每次只执行一件事
执行作为一切时间管理的核心,是ZTD中非常重要的一部分。你应当在不分心的情境下,一次只执行一件事。既不要多线工作,也不要让你的工作突然中断。
•    习惯5:信任的系统 —— 建立简单的列表,并每日查看
ZTD(简单做)建议你尽可能的维持列表简单化。不要增加复杂的系统,也不要持续尝试新工具,以免时间上的浪费。尽可能的使用简单的清单方式,因为你注重的是如何执行的任务,而非玩弄你的GTD系统或者GTD工具。
•    习惯6:管理 —— 一个存储所有信息的地方
把所有接收的信息都放入你的收集箱中,处理你的收集箱,执行任务,完成任务。在这个系统里,你永远都不应该有疑问自己下一步该做什么。而且也使你更能专心注重于工作,也避免的拖延的。
•    习惯7:回顾 —— 每周回顾你的系统和目标
每周回顾的重要意义在于它给了你一次机会,来重新整理所有的事情和检视什么是最重要的任务。GTD中的每周回顾已经非常棒了,简单做(ZTD)基本上仍延用它,不过添加了对目标回顾的重视度。每次只要集中于一个目标,并且确保它是一个你能完成的目标。
•    习惯8:简化 —— 减少你的任务清单,只留下最必要的
将你的任务列表简化到最少,只剩下最重要的任务,这样你就不需要那些复杂的计划体系了。由于GTD并不对任务进行的优先级划分,所有的任务都被添加到一份清单中,于是这份清单就变得越来越长,而你就不得不每天都疲倦地忙碌于任务完成之中。取而代之的,ZTD要求你不断地简化自己的任务清单,确定你的任务只是最重要的
•    习惯9:常规 —— 设定每周、每日例程
设定每周、每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。更重要的是,使你掌控自己的生活,而非让任务处在搁浅之中。没有日程,我们就不太容易对新进入的信息说不。因为我们总是被那些希望占用我们时间的人、吸引注意力的网站所拖住,这不是一件好事(除非你不想做完重要的事情),所以你需要掌控自己的生活,设定日程,并且跟着它走
•    习惯10:激情 —— 做你充满梦想的事情
当你真正地想去做一件事,无论多么辛苦,你都会去努力的完成。你会付出更多的努力,抽出更多的时间,耽搁的时间也减少了。所以,培养这个习惯正是为了持续搜寻使你保持热情的事情,使你精神饱满,动力十足


 

posted @ 2008-12-03 16:40  周银辉  阅读(4032)  评论(29编辑  收藏  举报