[若有所悟]主持会议的八大戒条

 

    出差到日本,亲身参加了与日本人一起的研修报告会,技术报告会,开发报告会,总结会。经过这么多次的会议,虽然疲惫异常,但也颇有些心得。这里整理一下,分享给博友们。我认为这是通学,无论处于什么职位,做什么方向的作业,都可能用得到的。

   戒条一不要召开没有准备的会议

      场景:王小一带了一堆的PPT和文件资料跑到日本,有自己写的有别人写的,都是匆忙写好的,没有经过评审。小一自认为准备充分,结果在会议上对日本人说明的时候,这个说不清,那个说不清,导致日本人很晕,昏昏欲睡。

      客户看法:这小子来忽悠我们的吧,写的什么东西,东扯西扯的。

      分析:王小一并没有准备充分,本以为带足了资料,但是资料多并不是准备充分。准备充分的意思是资料经过评审,自己在脑海里有一条主线。对于第一次出差的人来说,很难做到准备充分,应该把它当做一次发表,将准备的资料如何说明记录在笔记本上。

 

   戒条二不要让会议节奏和讨论范围超出控制

      场景:张小二提出了一个针对当前系统的改善意见,日方开始展开讨论,结果几个日本人讨论的内容偏离到十万八千里,更加悲剧的是张小二也加入其中讨论。

      分析:会议的开催者应该要能全局把控会议的节奏,不让会议脱轨。要使讨论的内容与会议的主题相符,一旦发现与会人讨论的话题超出主题,应该采取牵引方式把会议的主题拉回主题轨道之内。

 

   戒条三不要丢失会议上的任何输出

      场景:陈小三主持了一个会议,会议上几个有想法的与会人在白板上信手画了三个图用来说明想法。大家都觉得不错,陈小三也觉得不错,就在脑子里暗暗记住了这三个想法。会议完后,陈小三整理会议记录时,发现自己暗暗记住的三个想法忘记了。

      分析:会议是一个思维活跃的活动,会议中与会人的思维火花可能出现在口头,可能出现在白板,作为会议的开催者,应该及时记录会议上产生的各种想法、提案。人的大脑是不可靠的,这里提供两种方法:第一、随时携带笔记本,用笔记录会议上的各种想法提案;第二、拍照记录,一旦白板上出现有意义的图或文字,就用手机拍下来,现在手机的像素足已。

 

   戒条四不要画地为牢的思考会议上的问题

       场景:李小四参加了一个会议,会议上讨论某某硬件产品的开发。会议上的每个人都讨论的火热,运用什么什么技术来实现什么什么功能。然而该产品的硬件已经有国际化的标准产生,一旦国际标准得到普及,那么该硬件产品的用处将微乎其微,市场空间也就没有了。

       分析:做技术的人会犯一个错误,就是容易从自己专注的技术领域去考虑问题,而不去考虑市场,不去考虑行业动态。画地为牢的思考问题,带来的往往是毁灭性的打击。在会议上,要有一种意识,不只思考会议上的内容,要联想到各个方面,联想而不展开的去思考问题。

 

   戒条五、不要表不耐烦或

       场景:刘小五中午没有午睡,参加下午会议的时候,眼皮直打架,无法专心开会,在会议桌上各种点头,趴着各种姿势。

       客户看法:这小子来搅局的吧!

       分析:与日会议切记保持严肃性,如果感觉自己特别困,要想方设法使自己不要犯困和疲劳,倒一杯浓咖啡也好,掐大腿也好,总之要给日方精神力量的一面。

 

   戒条六不要忘记为会议做一个简短的总结

       场景:赵小六主持了一场会议,会议进行了两个小时,讨论了各个方面的问题。讨论完最后一个问题刚好到预约会议室的结束时间,大家都出了会议室,回到工作岗位。

       分析:我参加的很多会议都没有总结,说完问题大家各自走人,这种会议给人的映像很浅,仿佛每个人只是临时拉过来头脑风暴的。我建议每个会议之后做一个简短的总结,作为会议的主持人要记住这一点。有了简短的总结,与会人都知道自己整个会议期间讨论了什么内容,这也是经典的议论文总-分-总的结构。

 

   戒条七不要忘记整理会议室

       场景:钱小七在名古屋参加了一场会议,会议完了,因为有急事,小七没有管桌子上的纸杯和座椅,乱七八糟的留下现场。

       分析:在对日会议中,由于你是客场,所以无论多急,都要记得将会议室整理一下,这在国内是很少见的。入乡随俗,在日本一定要记着把桌子上的东西整理掉,座椅要移到桌子下面,保持会议室的整洁。

 

   戒条八不要忘记把会议总结发送给与会人

       场景:孙小八主持了一场会议,会议完了后,立即回到自己的岗位上,没有把会议的结果发给与会的日本人。

       客户看法:靠,上午开的什么会来着?

       分析:忘记做总结是不好的职业习惯,做总结但不发给与会人,别人就看不到你的职业素养。会议的唯一输出就是会议总结,简简单单的几句话也能让与会人回忆起会议的内容。会议总结不必长篇大论,简单的几句话就足以。

 

-以上-

posted @ 2013-06-28 17:40  邵贤军  阅读(1929)  评论(6编辑  收藏  举报