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公告

image前面这位朋友谈了一下他的时间管理方式:http://www.cnblogs.com/liushuijinger/archive/2012/04/10/2439862.html

他利用常见的日历功能来规划时间:

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我回应说:“对我来说通常这样的计划都会被琐事和拖延心理粉碎~”,一下引起了多位朋友的赞同,看来这个问题很普遍,我觉得确实很少有人能够坚持按照既定计划准时完成所有事。

造成计划失败的主要元凶其实就是如我所说的“琐事”和“拖延心里”,那么针对这两项我分别使用两种工具来对应。

 

OmniFocus

它号称GTD类App的王牌,确实不是浪得虚名,它的基本理念非常好:

任务通常是需要在一个时间段内完成的,而不是在确切时间开始并执行完。

俗话说计划赶不上变化,琐事总是会打破计划的,而计划被频繁打破之后你自己也没信心继续维持计划了,那么对于现在的人来说必须正视干扰的存在和难以抵抗性,不要期待完全按照计划时间执行某一任务。

围绕这一理念,OmniFocus将任务设计了一个开始时间和截止时间。在开始时间之前你是不会在任务列表中看到它的,那时你只要专心完成当前任务;到了开始时间之后,你检视任务时就能看到了;在接近截止日期时会提醒你一下。

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另外它强调的是你自主地周期性检视任务,而不是它天天催着你要做什么,在任务开始时都不会特别提醒你要做什么,你只有在检视时才能发现新的任务,这样你只有在主动想做些什么的时候才会去找任务做,不会有被动的反感。(这感觉就像魔兽世界里清任务,有成就感;而日历提醒方式就好像有个婆娘天天唠叨着你要做啥啥…还要做啥啥…)

既然检视是主要行为,OmniFocus就针对检视做出了一系列的强大功能,使得任务分拣归类功能变得异常强大,而且并不繁琐:

首先是基于项目分类的检视,这个很好理解,就是你正在执行的有名目的项目,如开发项目、学习项目等等,以分门别类的检视和集中完成。

项目的特点是可以规划任务的顺序逻辑,如顺序执行和平行执行及独立动作。

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第二个是基于上下文的分类检视,上下文的概念是模糊的,其意义差不多就是一个关键点,即完成任务的关键因素。

比如“申请经费”和“请假”这两个任务的关键都是老总点头,那么老总就可以被设为上下文,而“送修设备”任务是要到技术部那里,那么技术部就是上下文,“给女友重装电脑”任务只能在女友家里执行,那么女友家就可以设为上下文,“取钱”的上下文就是银行喽。

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上下文的意义也是便于集中处理相关事务,这在地点上尤为适用,因此上下文附加了地理位置分配功能。

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该功能最精妙的是这个搜索功能,它允许你不指定精确位置,而是始终在你周边搜索,你可以输入银行或电信运营商的名称,或者输入“超市”、“复印”、“礼品”这样的关键词,这样你总能通过地图模式找到最近的可供完成任务的地点。

这是在地图视图检视任务的画面,这也是第三种检视方式,基于地理位置的检视,它依赖于上下文提供的地理位置,这个视图会给你外出办事带来极大的效率提升:

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第四个是基于时间的任务检视,称为预测视图,它能检查未来几天内将要截止的任务,并且也能显示系统日历所包含的一些事件供参考。

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基于这四种卓越的任务检视方式,你处理任务的效率会极大提升,并且会乐于主动完成既定项目。

注:OmniFocus目前支持iOS和Mac平台,可以以多种方式同步数据,最简单的是注册一个官方账户与官方服务器自动同步。另外该软件价格较高,iPad版要200多人民币,iPhone版也要100多,Mac版近500元~,这个我是直接用盗版了,iOS上可以选用Awsome Note(乐顺备忘录)或2 Do替代,但功能有差距。

iPad版下载地址:http://itunes.apple.com/us/app/omnifocus-for-ipad/id383804552?mt=8

iPhone版下载地址:http://itunes.apple.com/us/app/omnifocus-for-iphone/id284885288?mt=8

Mac版下载地址:http://itunes.apple.com/us/app/omnifocus/id402835630?mt=12

 

Pomodoro Task Manager (Pomio)

这个工具是番茄工作法任务管理器,选择这个工具主要靠这篇文章启示:http://www.cnblogs.com/1-2-3/archive/2012/01/18/intro-pomodoro.html

番茄工作法是专门针对拖延症问题的,它的核心理念是要求你保持25分钟的精神集中,这称为一个番茄时间,在此期间你不能做任何与任务无关的事,即便你在等待编译或是苦思无解,就算傻坐着看屏幕也不能打开微博、看看邮箱、回复QQ,一切等到25分钟番茄时间过去之后再做处理。(建议到上面的文章里阅读完整的番茄工作法规则)

这样在番茄时间内你就基本处于与世隔绝状态,不会被外界干扰分心,更不会主动分心做别的事。

这样你只要在该工作的时候第一时间打开番茄计时器,然后就立刻会被消逝的时间警醒而专注工作。

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其实番茄工作法的实施只需要一个简单的计时器就可以,而Pomodoro Task Manager有别于普通的计时器软件之处是它提供了额外的项目分类和工作量统计功能。你可以针对不同项目发起番茄时间,并在之后看到每个项目所花费的番茄时间,继而了解自己完成某一种项目大概所需的工时。在统计视图中你可以看到近60天的工作量统计图,以番茄时间为单位:

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另外你也可以根据自己的情况自由调整番茄时间和间歇休息时间,不过并不建议这么做,番茄工作法的作息规划配比已经被大量实践验证过的,可以说恰到好处。

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使用Pomodoro Task Manager就好像找到了一个监工,督促你专心完成既定的任务。

记住,一旦计时开始,你就进入了结界,而避免拖延症干扰任务的最佳方式就是尽早打开计时器。

注:Pomodoro Task Manager 目前仅支持iOS,但同类App在Android等移动设备上都有,如果没有的话找个倒计时App替代,或者干脆买个厨房用的番茄计时器摆在桌上。

iOS通用版下载地址:http://itunes.apple.com/us/app/pomodoro-task-manager-pomio/id483241074?mt=8

 

结语

有这两个神器在手,长时间线上的宏观规划和短时间线上的即时实施都将被很好的管理起来,“琐事”和“拖延心理”将不再是问题。

另外传统的日历日程工具也并非完全无用了,实际上OmniFocus并不适合去规划必须遵从准确时间进行的任务,比如朋友的生日、公司会议、考试等,而这些恰恰是日历工具的本职。

posted on 2012-04-10 13:32 斯克迪亚 阅读(...) 评论(...) 编辑 收藏