想要升职加薪?先管理好时间与目标!

  这个春节假期,本来是制定了一系列计划,但是在假期结束时,才发现实施了不到五分之一。这让我想起了以前高中寄宿的时候,每两周才能回家一次,每次回家我都会背一书包书回去,想着在家好好学习。结果呢,大多数时候书包都不会打开,然后原样背回学校。

  唯一完成的计划 就是看完《小强升职记》这本电子书,因为是电子书,因此可以随身携带,可以在闲暇时间看看。不过,也同样是因为在零碎的时间看完了这本书,看完之后并不是很系统,忘了很多,幸好电子书很方便做笔记。于是,花了大半天时间来看笔记,顺便整理成这篇文章。

  《小强升职记》是一本讲时间管理、目标管理的书籍,核心就是GTD(Getting Things Done)。书中介绍了几种很好的时间管理办法和目标管理办法,而且以小强这个虚拟的角色贯穿全文,让人很有代入感。另外,书中对每一种方法都有具体的实施建议,图文并茂。总之,在我看来是一本好书。

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时间管理

  大多数人看起来都很忙,但其实很多时候都是瞎忙,本质就是时间利用率太低。

  时间管理的第一步,是找出一天中自己的高效时段,具体就是用时间日志法,忠实记录每一个小时自己的预期目标、实际完成情况、工作状态,一天结束之后统计。一天工作八小时(当然IT从业者可能是12小时或者更多),高效的时间并不多。书中对高效、低效、休息三种状态的定义是这样的。

1)集中精力工作:心无杂念;进入忘我状态;效率很高。
2) 无意义浪费时间:打开浏览器漫无目的地乱逛;和同事联机游戏;在办公室侃大山;无法集中精力;烦躁不安。
3) 真正的休息:打个小盹;到楼下散步。

  说实话,我自己统计过,实际情况远比自己想象中的差,一天中的大部分时间都是低效状态:打开浏览器东看看西看看,或者是不停刷手机,或者是烦躁不安。

衡量一件事情是不是有意义,主要是看我们投入时间之后是否有预期的产出,如果达到了预期,那么时间投入就是有意义的,否则就是浪费时间,时间黑洞就是被浪费掉的所有时间的集合。

  那么我们第一要尽量减少掉入时间黑洞的时间,书中给出了很多不错的建议;第二,要利用好自己的高效时间段,把重要的事情安排在高效时间段来处理。这里就引出了一个问题,什么是事情应该在高效时间段来处理?

四象限法则

  四象限法则也是时间管理法则,正如书中所说,大多数人都听说过这个法则,但是极少数人真正懂得。

  四象限法则首先需要将事务正确的放入到对应的象限。

  四象限法则就是按照意见事情的重要程度,紧迫程度来划分出一个坐标轴,然后将事务放到四个象限中的一个。

  那么什么是重要程度呢,取决于职业价值观

  所谓价值观是指一个人对周围的客观事物(包括人、事、物)的意义、重要性的总评价和总看法

  越贴近自己的职业价值观、职业规划,那么就是越重要的。

  而紧迫程度则是任务的时间底线,这个很好理解,需要马上处理的事情,可定是紧急度最高的。

  给出书中的一个四象限划分的例子:

  

  对于每一个象限中的事务,有不同的处理原则。

  • 第一象限,重要且紧急:没什么好说的了,立即去做!我们工作中的主要压力就来自于第一象限,我们生活中的主要危机也来自于第一象限。
  • 第二象限,重要但不紧急:有计划去做!我们应该将时间投资于第二象限,第一时间对齐进行分解,并且制定时间表
  • 第三象限,不重要但很紧急:交给别人去做!我们应该清楚地认识到,第三象限的事务是我们忙碌而且盲目的源头。这个象限里的事务最好能放权交给别人去做,或者通过委婉的拒绝减少这类事务的产生
  • 第四象限,不重要也不紧急:尽量别去做!这是一个用于缓冲调整的象限。

 

  值得思考的是第二象限、第三象限的事务。

  首先说第三象限的事务,不重要但很紧急,比如同事找你帮忙解决问题,比如突然通知的评审会议。这个象限的最大问题是会打乱自己的安排计划,浪费掉自己的时间。书中给出的解决办法称之为猴子管理艺术:甩掉别人强加给自己的猴子(也就是自己职责之外的事情);适当放权,把一些事情交给下属去做。

  重点在于第二象限的事务,这是时间管理的重点,我们平时经常制定的工作计划和工作目标都是相对于第二象限来说的。如果一个第二象限的事务迟迟得不到处理,那么会怎么样呢?

  • 如果是任务(工作规定必须做的事情),那么终有一天会变成极重要又紧急的事情,书中说到"如果你第二象限的事务能很好地处理的话,会减少第一象限80%的事务";
  • 但是如果是自己指定的目标(没有外界的压力与deadline),那么就会一拖再拖,不了了之。

  那么如何更有效的处理第二象限的事务呢,那就是第二象限工作法:目标描述与任务分解。流程如下

  

  比如一个事务:学习Linux,这是一个非常笼统的目标,不清楚到底要干什么,这也是我们不愿意处理第二象限的事务的原因。这个目标,即上图中的项目,需要分解成具体的行动,然后一步步实施。比如学习Linux这个项目,可能的行动是:

  • 安装Linux操作系统
  • 对照《鸟哥私房菜》熟悉日常指令
  • 。。。
  • 学习《APUE》

  目标描述和任务分解的好处在于:“消除时间管理的三大杀手——拖延、犹豫不决、目标不明确对工作的影响。”

  当我们将一个大目标分解成一步步的行动之后,那么就不会狗啃南瓜,无从下口了。项目可以分解成多个行动,但是行动之间很可能是有相互顺序的,比如说不能一上来就学习《APUE》,这就牵扯出“下一步行动”这个概念:

任何已经确定的、需要2分钟以上才能解决的下一个单一行动。

  到了这里,我们可能有了大量的行动,这写行动也不一定是可以立马处理的;当然还有一些事情,并不是由一个项目(比如第二象限的事务)分解而来,比如回复邮件。在日常工作中,如何处理这些事情呢,那就是衣柜整理法。

衣柜整理法

  也是时间管理法则,书中是用衣柜整理的步骤来对应时间管理,一共有五个步骤:收集,处理,组织,回顾,行动.

  收集:关键是将 '一切引起我们注意的东西' 放在 '收集篮' 里。注意,这里强调的是放进收集篮,而不是立刻去处理。个人感觉这个非常重要,当我们处于高效时段,专心致志处理问题的时候,最烦的就是被打断。

  处理:为衣物分类。在我们处理完手中的事情之后,就拿出收集篮,对收集到的事务分类,哪些是不能执行的,哪些是可以执行的。不能执行的任务分为三类:垃圾;将来某时也许;参考资料。可以执行的事情我们分为五类: 1.2分钟之内能搞定的事:立即去做。 2.需要多个步骤搞定的项目:工作中遇到的大部分任务都是需要我们进行分解之后才能执行的, 3.指派给别人完成的 4.特定时间做的事 5.待办事项:剩下的普通任务,有空的时候就立即搞定它。

  组织:将分类的衣物重新储存。处理之后,把事务分到三个清单:将来某时/也许清单,待办事项清单,项目清单,每一个清单对应不同的事务类型

  回顾:对衣物做到心中有数

1.  回顾你的将来某时/也许清单:看看这个清单里有没有可以行动的项目
2. 回顾你的项目清单:把项目清单拿出来好好地看一看,自己下一步应该做些什么?现在项目的完成度是多少?
3. 回顾你的待办事项:你上周都做了哪些事?下周还要做哪些事情?
4. 重新审视自己的目标,通常这样的目标需要1年以上的时间才有可能达成 这一周我离自己的目标有没有近一点

  行动:当我们将所有的事务放入到对应的清单之后,那么接下来就是具体的行动了。不同清单中的事务,具体如何处理是不一样的,比如将来某时清单,那就做好闹钟;待办事项清单,取出下一步行动并执行;项目清单,先做目标描述与任务分解。

  衣柜整理法的流程如下:

  

目标管理

  以上都是时间管理,精髓在于安排和利用自己的时间,在合适的时间做合适的事。那么目标管理就是决定什么是 合适的事。

  前面介绍四象限的时候提到,价值观是衡量一件事务是否重要的标准,价值观同样也是我们制定职业规划的指导思想。《小强升职记》中指出要把人生、工作划分为六个高度去审视和规划:

  • 原则(五万米):思考自己的价值观、原则、目标
  • 愿景(四万米):3-5年的目标,可以是职位,也可以是能力。目标是什么,哪些人已经在这个目标上,他们是怎么达到的,达到这个目标对我的生活、工作有什么影响
  • 目标(三万米):一年内的阶段性结果
  • 责任范围(两万米)
  • 任务(一万米)
  • 下一步行动(跑道)

  且需要自上而下思考与规划,自下而上实施,且随时修订自己的规划

大树分解法

  六个高度中,目标层是设定目标和制定计划的分水岭。

  设定目标与制订计划的区别在于:前者是要做什么(What),后者是如何去做(How)。当然,首先应该是设定目标,然后才是指定计划。

  大树分解法适合于长于1年,短于5年的中长期目标。因此对应的应该是六个高度中愿景及以下。

  大树分解法是以一棵树(自然界中的数,而不是数据结构中的树)的结构来分解一个中长期目标,从下往上分别是树根、树干、树枝、树杈。其中树根是对目标的审视,对树根也就是目标需要问自己五个问题:

  • 树根1:写出你的目标
  • 树根2:为什么要达成此目标? 将你最重要的理由写在最前面,遇到挫折想要放弃目标的时候,你可以看看当初写下的这些理由现在是否依然存在。
  • 树根3:我为什么可以达成此目标?
  • 树根4:哪些个人、团体、组织对我达成这个目标有帮助?当你写下谁可能对你达成这个目标有帮助的时候,你就会主动去吸取周围的人脉、社交、资源,而这些,都将是你的财富。
  • 树根5:这个目标要在多长时间内完成?

  目标时限过长,遇到的不可知因素太多。建议将一个很大的目标分解成一个个小目标,然后再对这些小目标进行分解和实现。

  而树干、树枝、树杈是具体的计划

  • 树干:写下实现目标的计划步骤
  • 树枝:在月目标计划表里写下打算如何完成计划步骤
  • 树杈:将月计划中的内容细化到每一周

提高执行力

当我们将一个大目标拆分到每一周,拆分到一个个的“下一步行动”之后,我们就不再盲目,清楚的直到该做什么的。但是知易行难,要完成设定的目标需要很强的执行力,特别是在没有外界压力的情况下。书中给出了提高执行力的三个锦囊妙计:

  1 找到最大的石头。先干掉最困难的事,这个是在大树分解法中的树杈(即周计划)中执行

  2 写下来。写到才能做到;笔、纸细化行动;白纸黑字是一种契约

  3 拒绝第一次失败

制定适合自己的方法

  不同的职业性质或者职业规划、职业价值观,使用的时间管理、目标管理具体方法肯定是有差异的。找到适合自己的方法才是最重要的,当然,这肯定也是需要摸索的过程。于我而言,感觉用四象限加上衣柜整理法(收集蓝、项目清单、将来也许清单、行动清单)来管理时间就足够,四象限用来衡量事务的优先级,然后放到对应的清单。而目标管理,尝试用大树分解法针对一个特定的目标制度计划,利用smart原则检验是否合理。

references

小强升职记

Getting Things Done

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posted @ 2018-02-25 15:57  xybaby  阅读(6223)  评论(7编辑  收藏  举报