学习Excel技巧


尽管和Office2003其它产品一样,Excel2003着重在协同工作方面进行了改进,但新版本Excel还是有很多功能吸引单机用户进行升级的。
除了我们前面介绍过的诸如XML,IRM(信息权限管理)、SharePoint等功能外,Excel2003提供了全新的列表功能。解决了此前很多和列表功能有关的问题。比如说,此前像SUM这样的简单函数很难和经过过滤的列表一起工作,得出的汇总结果总不是我们想要的。现在如果你通过“数据-〉列表-〉创建新列表”菜单创建了一个新的列表,你会发现,现在的列表被一个蓝色的边框所包围,很容易让你看清楚列表的始末。另一方面,你会发现在列表的最后一行后有一个带星号的空行,就像你在Access中看到的一样,你只要在这个空行中输入数据,就可以向列表中添加数据行了。
缺省状态下,列表中的每一列都开启了自动过滤功能,这可以使你更加快速的对列表进行筛选和排序。对列的汇总也变得异常简单,你只要点击“列表和XML”工具栏上的“切换汇总行”按钮,就可以直接跳转到列表末尾的汇总行上,在那里你可以为每列数据选择诸如求和、计数、求平均值、求最大值、求最小值等汇总函数。同时,你还可以把Excel列表发布到SharePoint站点上去。如果有必要,它可以时刻保持本地和服务器数据的同步。
新的工作簿对比功能可以让你对两个文件进行比对。通过选择“窗口-〉并排比较”菜单,Excel可以把两个工作簿分上下两个并排窗口同时打开。像Word的文档对比功能一样,上下两个工作簿窗口可以同步滚动。
很多像VAR,STDEV,STDEVP,DVAR,FORECAST,SLOPE,INTERCEPT,PEARSON,RSQ,STEYX这样的统计函数都进行了计算方式的修正,减少了他们返回错误结果的可能性。此前版本Excel中的这些函数大部分都形同虚设,要想返回正确结果的可不是一件容易的事。
其他一些功能包括:新的智能日历标签,可以让你在Excel中排定会议或者直接显示Outlook中的日历。新的智能人名标签可以让你从最近的邮件中抽取联系人。和Word一样,Excel可以让你在存储文件之前去掉文件属性中有关作者信息的内容。当然,在缺省状态下,任何存储的文档都会包含作者信息,而你只要通过“工具-〉选项-〉安全”菜单就可以进行设置,使Excel在存储文件时不要存储作者相关信息。
Excel中格式刷的主要作用是复制某一单元格(或区域)的格式(字体、字号、行高、列宽等)应用于其他区域,可将上述单元格选中,单击格式刷来取出所在位置或所选内容的文字格式,用这个刷子去刷别的单元格可实现文字格式的复制。
但每次刷完后,格式刷就变成不可用了,如果希望重复复制格式,就要不停地重复上述过程。有一个方法可避免上述的繁琐步骤:通过双击格式刷,可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷,则按下“Esc”键或再次单击格式刷即可(此方法同样适用于Word)。
让Excel的数据随原表的修改而修改 在教学管理工作中,我们经常用Excel建立一些表格,有时我们需要给一些表格建立很多个副表,那么如何使这些复制表格中的数据随原表的修改而修改呢?VLOOKUP函数可以帮我们做到这一点。
函数功能
在表格首列查找指定的数值,并由此返回表格当前行中指定列处的数值。
语法格式
VLOOKUP(需在第一列中查找的数值,需要在其中查找数据的数据表,需返回某列值的列号,逻辑值True或False)
说明:
1.“需在第一列中查找的数值”可以是数值、引用或文本字符串。
2.“需要在其中查找数据的数据表”可以使用对区域或区域名称的引用。
3.第4个参数为True(或省略),则返回近似匹配值,为False则返回精确匹配值。
4.第4个参数如选True(或省略),第一列中的数值必须按升序排列,否则不能返回正确的数值。如果为False,不必进行排序。
应用实例
首先在Excel中制作好一张表格。以后要多次使用这张表格,而且表内数据能够随原表的数据变化而变化。操作步骤如下:
1.打开Excel,在Sheet1中建好一张表格(如图1)。
2.在表格下方的14列中复制该表,将表头与第一列保留,其余数据全部删除(如图2)。
3.在A16中输入公式如下:“=VLOOKUP(A16,A3:H12,2,False)”
4.拖动B16单元格的填充柄至该行结束,选中B16到H16区域,拖动这一区域的填充柄至该表结束。
此时生成的新表与原表一样,若在原表中修改某一数据,则新表中相应位置的数据也跟着修改,同时也保证了数据修改的准确性。 chinawx.COM 利用ExcelVBA查找同名学生 1.问题的提出
每个学期都会出现同名同姓学生报到而发生一些张冠李戴的事情,给学校的一些管理带来了一定的麻烦。本人曾尝试使用Excel的既有功能解决这个问题,但都没有收到很好的效果,于是考虑使用VBA。
2.解决问题的目的
假设图1是学生的名单,然后从学生名单中提取出同名同姓学生的姓名及班别,复制到Sheet2中(图2),学校可以通过Sheet2的信息,辨别出共有多少同名同姓的学生及其所在的班级。
3.解决思路
使用CountIf()函数对学生姓名进行判断,如果CountIf()函数的值大于1,则表示该姓名有重复,然后将其复制到表Sheet2中。
4.解决问题的办法
点击“工具→宏→VisualBasic编辑器”,进入VBA开发环境,点击“插入→模块”,这时出现代码窗口,在其中输入下列代码:
Subtmtx()
Sheets("sheet2").[a1]="班别"
Sheets("sheet2").[b1]="姓名"
a=sheets("sheet1").[a1].CurrentRegion.Rows.Count‘判断学生名单的行数。
Fori=2Toa
k=Sheets("sheet2").[a1].CurrentRegion.Rows.Count+1
IfApplication.WorksheetFunction.CountIf([c1:c65530],Cells(i,3))>1Then
Sheets("sheet2").Cells(k,2)=Sheets("sheet1").Cells(I,3)
Sheets("sheet2").Cells(k,1)=Sheets("sheet1").Cells(I,2)
EndIf
‘使用CountIf()函数对每个学生名字进行判断,如果CountIf()值大于1,则将其复制到Sheet2。
Next
Sheets("sheet2").[a1].CurrentRegion.SortKey1:=Sheets("sheet2").[b1],Order1:=xlAscending,Header:=xlGuess
‘对复制到Sheet2的内容以“姓名”作为关键字排序,从而实现同名同姓学生的姓名排在一起,以方便查阅。
IfSheets("sheet2").[a2]=""Then
MsgBox“无同名同姓学生!”,“报告”
EndIf
‘如果没有同名同姓的学生,则跳出报告信息窗口。
Sheets("sheet2").Select
Endsub
为了便于以后每个学期都能使用该程序,我们可这样做:点击“文件/导出”,将其保存为.bas文件,要使用时,点击“文件/导入”就可以了。 VLOOKUP函数在教学管理中的应用 在教学管理工作中,我们经常用Excel建立一些表格,有时我们需要给一些表格建立很多个副表,那么如何使这些复制表格中的数据随原表的修改而修改呢?VLOOKUP函数可以帮我们做到这一点。
函数功能
在表格首列查找指定的数值,并由此返回表格当前行中指定列处的数值。
语法格式
VLOOKUP(需在第一列中查找的数值,需要在其中查找数据的数据表,需返回某列值的列号,逻辑值True或False)
说明:
1.“需在第一列中查找的数值”可以是数值、引用或文本字符串。
2.“需要在其中查找数据的数据表”可以使用对区域或区域名称的引用。
3.第4个参数为True(或省略),则返回近似匹配值,为False则返回精确匹配值。
4.第4个参数如选True(或省略),第一列中的数值必须按升序排列,否则不能返回正确的数值。如果为False,不必进行排序。
应用实例
首先在Excel中制作好一张表格。以后要多次使用这张表格,而且表内数据能够随原表的数据变化而变化。操作步骤如下:
1.打开Excel,在Sheet1中建好一张表格(如图1)。
2.在表格下方的14列中复制该表,将表头与第一列保留,其余数据全部删除(如图2)。
3.在A16中输入公式如下:“=VLOOKUP(A16,A3:H12,2,False)”
4.拖动B16单元格的填充柄至该行结束,选中B16到H16区域,拖动这一区域的填充柄至该表结束。
此时生成的新表与原表一样,若在原表中修改某一数据,则新表中相应位置的数据也跟着修改,同时也保证了数据修改的准确性。 避开Excel的误差 微软的Excel软件在财务应用领域使用得非常广泛、被许多单位用来处理财务数据。笔者就是用Excel来为单位做工资表的,不过笔者在使用过程中发现,当用Excel进行复杂算术运算时,其计算出来的结果有时会与电子计算器的结果有些微小的差别,特别是在进行多项除法运算而留有余数的情况下,算术“误差”很容易产生,究其原因,就是Excel在除不尽的情况下,不会自动对数值进行四舍五入的操作。这在要求严格的财务报表上当然是不允许的,避开这种“误差”的途径有两种:
1.利用Round函数对中间值四舍五入
Excel中Round函数的格式为:Round(数值,保留的小数位数),它的作用就是对指定数值进行四舍五入的操作并保留指定小数位数。比如Round(8.8888,2)的意思就是对8.8888的千分位进行四舍五入、结果就是8.89,当然为工作方便,此函数括号内的数值也可以是单元格地址或别的算术公式,每个中间值经过这样处理后得到的最终运算结果就和计算器算出来的一致了。
2.正确设置Excel选项来避开“误差”
上述函数方法虽然方便,不过遇上大型Excel表格时,如果每个单元格都要设置这个函数,工作量未免太巨大,这时我们就可以进入Excel的[工具]→[菜单]→[选项]→[重新计算],在“工作簿选项”处勾选“以显示值为准”,上述Excel“误差”也可有效避免,而默认情况下这个小选项是没有被勾选的。 在Excel中统计与上报两不误 ■实现思路
因为在Excel中就能实现单元格中数据的动态更新,所以我们只需在Excel文档中建立两个工作表,分别取名为“出勤统计表”和“汇总表”。把要进行数据输入与统计的“学生出勤情况统计表”建在“出勤统计表”工作表中(如图1),而把作为上报材料的“学生出勤情况汇总表”建在“汇总表”工作表中(如图2)。然后把“学生出勤情况汇总表”与“学生出勤情况统计表”中的有关表格进行链接,就可实现数据的动态更新了。
如果上报材料除了此汇总表以外还有许多其他文字,只需在“汇总表”工作表中插入OLEWord对象即可,这样我们在“出勤统计表”工作表中输入数据进行统计后,马上就可在“汇总表”中打印上报材料,而无需运动Word了。
■数据统计的动态更新
其实,实现单元格中数据的动态更新就是把要实现数据动态更新的单元格与源数据单元格进行链接,链接方法以“汇总表”中“汉语言”专业的出勤率为例:
1.打开“出勤统计表”工作表,激活“汉语言”专业的出勤率单元格H5,进行复制。
2.打开“汇总表”工作表,激活“汉语言”专业的出勤率单元格B3,单击[粘贴]按钮,这时粘贴入单元格里的数据会无效。我们只要单击单元格旁边的“粘贴”图标,选择“链接单元格”(如图3)。这时函数编辑框中显示为“=出勤统计表!$H$5”,说明此单元格已与“出勤统计表”工作表中的H5单元格进行了链接。
■数据的上报
如果需要上报的“汇总表”中还需输入许多其他文字,如何在“汇总表”工作表中插入OLEWord对象呢?这里的OLEWord对象实际就是嵌入在Excel工作表中的Word文档,它可弥补Excel对文字处理能力的不足。方法很简单,首先单击菜单中“插入/对象”命令。然后在弹出的“对象”对话框中的“新建”选项卡里的“对象类型”栏中选择“MicrsoftWord文档”,单击[确定]按钮(如图4)。最后只需在插入的OLEWord对象中对文字进行输入并编辑,方法与在Word中一样。
Excel>隐藏单元格中的零值 通常要隐藏Excel工作表单元格中的零值,大家都会使用“工具”菜单中的“选项”命令,然后在“视图”选项卡上,清除“零值”复选框。清除后,整张工作表中的所有数字“0”将不被显示和打印。如果你仅仅是需要工作表的部分单元格中的零值不显示和打印,那么可以使用数字格式以隐藏零值。具体来说,要定义隐藏零值的数字格式,方法如下:
1.选择包含要隐藏零值的单元格区域,选择多个单元格区域的方法是:先选择第一个区域,然后按住[Ctrl]键,再选择其他区域。
2.在“格式”菜单上,单击“设置单元格”,再单击“数字”选项卡。
3.在“分类”列表中,单击“自定义”;然后在“类型”框中,键入“0;-0;;@”。注意键入的是半角字符。
4.单击[确定]按钮。
对于设置了隐藏零值的数字格式的单元格,只有当前活动单元格中的零值显示出来,当然所有零值都不会被打印。如果这些单元格中某一单元格的值变成了非零值,则该值的格式是“常规”数字格式。若要重新显示隐藏后的数值,请在“单元格格式”对话框中,将这些单元格的格式重新设置为“常规”。 Excel>标题为什么逃跑 一位朋友在制作Excel表格时,遇到了麻烦,将我紧急招去,一看,原来是输进去的标题不见了。我用鼠标在第一行双击,消失的标题出现了。可是,当鼠标点击其他单元格时,标题又神秘地失踪了。
查找原因:原来,他输入标题后,接着录入数据,等到数据全部录完,再回来设置标题的格式。这样的录入过程很正常,问题就出在下面的操作上。他将鼠标停留在第一行左侧的序列号上,待光标变成黑粗右向箭头时,单击,选中这一行,接着单击工具栏上[合并及居中]按钮,标题就此遁迹了。[合并及居中]是Excel表格中常用的工具,每一行有256个单元格,按照他的操作,选定合并的就是这256个单元格了,标题居中后,应该出现在100多个单元格之后,而这份表格只有11列,标题自然看不到了。
解决方法:选中第一行,再次单击工具栏上的[合并及居中]按钮(实际上是取消前次操作),标题出现后,单击A1单元格,按住鼠标左键向右拖动,直到K1单元格,单击工具栏上的[合并及居中]按钮。
提示:当我们对Excel表格选定时,要依据实际情况而定,不能一味地图简单,单击表格左上方或行列的序列号,否则,其操作就是对256列、65536行而言的。 Excel>巧妙处理Excel工作表表头 当新建或打开一个已有的Excel工作表时,都不可避免地会遇到表格表头的创建或修改,并且在表格编辑过程中和表格输出时也涉及表头的处理问题,我们可以利用一些技巧来更好地处理Excel表头。
1.让表头自动填写当前月份和日期
比如表格标题为“某公司6月份电费统计表”(如图),其中“6”为进行电费统计的当月月份,第二行为制表日期。假如该单位电费每月公布一次,那么每月打开此表修改编辑时,都要对标题中的月份和制表日期进行修改,万一只改动了表内数据,而忘记以上两个时间的改动,会出现表头时间与表内数据的矛盾。我们采取一个一劳永逸的措施,随时打开此工作表,让表头自动填写当前月份和日期。这要借助Excel三个函数来实现,在标题单元格输入“="实验中学"&&MONTH(TODAY())&&"月份电费统计表"”,函数“MONTH(TODAY())”表示当前月份,在第二行制表时间单元格输入“=TODAY()”。函数“TODAY()”表示当前日期,就出现图中结果。
完成上述设置,任何时候打开该表,我们大可放心地去做表内数据的处理工作了,不必担心表头时间会出现什么差错,无需对表头做任何改动。
2.锁定表头
当我们编辑过长或过宽的Excel工作表时,需要向下或向上滚动屏幕,而表头也相应滚动,不能在屏幕上显示,这样我们搞不清要编辑的数据对应于表头的那一个信息。按下列方法可将表头锁定,使表头始终位于屏幕可视区域。
首先选定要锁定的表头,如果我们要将图中表头(1~3行)锁定,那么单击A4单元格,然后单击“窗口”菜单中的“冻结拆分窗口”命令,即可完成表头的冻结。假如还需锁定表格左侧第一列,那么单击第一列和第三行交叉处的右下方单元格B4,以下操作步骤同上。
如果要取消表头锁定,则单击“窗口”菜单中的“撤消窗口冻结”命令。
3.为表格多页输出自动加表头
如果我们要输出一个工作表,而此表需要输出多页,如何让第一页以后的每一页都自动加上与第一页相同的表头呢?可以这么做:单击“文件”菜单下的“页面设置”命令,弹出“页面设置”对话框;单击“工作表”选项卡,在“打印标题”下“顶端标题行”右边文本框中单击鼠标左键,出现闪烁光标后,在Excel表用鼠标左键选择表头所在行,最后选择“确定”即可。 ExcelXP受损文件急救六招 小心、小心、再小心,但还是避免不了ExcelXP文件被损坏,那你是将受损文件弃之不顾呢,还是想办法急救呢?如果属于后一种类型的话,你将从下面的内容中得到惊喜。
1、转换格式法
这种方法就是将受损的ExcelXP工作簿重新保存,并将保存格式选为SYLK格式;一般情况下,大家要是可以打开受损ExcelXP文件,只是不能对文件进行各种编辑和打印操作的话,那么笔者建议大家首先尝试这种方法,来将受损的ExcelXP工作簿转换为SYLK格式来保存,通过这种方法可筛选出文档中的损坏部分。
2、直接修复法
最新版本的ExcelXP具有直接修复受损文件的功能,大家可以利用ExcelXP新增的“打开并修复”命令,来直接检查并修复ExcelXP文件中的错误,只要单击该命令,ExcelXP就会打开一个修复对话框,单击该对话框中的修复按钮就可以了。这种方法常常适合用常规方法无法打开受损文件的情况。
3、偷梁换柱法
遇到无法打开受损ExcelXP文件时,大家可以尝试使用Word程序来打开Excel文件,这种方法是利用Word直接读取Excel文件功能实现的,它通常适用于ExcelXP文件头没有损坏的情况,下面是具体的操作步骤:
(1)运行Word程序,在出现的文件打开对话框中选择需要打开的Excel文件;
(2)要是首次运用Word程序打开ExcelXP文件的话,大家可能会看到“MicrosoftWord无法导入指定的格式。这项功能目前尚未安装,是否现在安装?”的提示信息,此时大家可插入MicrosoftOffice安装盘,来完成该功能的安装任务;
(3)接着Word程序会提示大家,是选择整个工作簿还是某个工作表,大家可以根据要恢复的文件的类型来选择;
(4)一旦将受损文件打开后,可以先将文件中损坏的数据删除,再将鼠标移动到表格中,并在菜单栏中依次执行“表格”/“转换”/“表格转换成文字”命令;
(5)在随后出现的对话框中选择制表符为文字分隔符,来将表格内容转为文本内容;
(6)在Word菜单栏中依次执行“文件”/“另存为”命令,将转换获得的文本内容保存为纯文本格式文件;
(7)运行ExcelXP程序,来执行“文件”/“打开”命令,在弹出的文件对话框中将文字类型选择为“文本文件”或“所有文件”,这样就能打开刚保存的文本文件了;
(8)随后大家会看到一个文本导入向导设置框,大家只要根据提示就能顺利打开该文件,这样大家就会发现该工作表内容与原工作表完全一样,不同的是表格中所有的公式都需重新设置,还有部分文字、数字格式丢失了。 ExcelXP受损文件急救六招 4、自动修复法
倘若ExcelXP程序运行出现故障而导致文件受损的话,大家就可以使用这种修复方法了。一旦在编辑文件的过程中,ExcelXP程序停止响应的话,大家可以强制关闭程序;要是由于突然断电导致文件受损的话,大家可以重新启动计算机并运行ExcelXP,这样ExcelXP会自动弹出“文档恢复”窗口,并在该窗口中列出了程序发生意外原因时ExcelXP已自动恢复的所有文件。大家可以用鼠标选择每个要保留的文件,并单击指定文件名旁的箭头,再按下面的步骤来操作文件:
(1)想要重新编辑受损的文件的话,可以直接单击“打开”命令来编辑;
(2)想要将受损文件保存的话,可以单击“另存为”,在出现的文件保存对话框中输入文件的具体名称;程序在缺省状态下,将文件保存在以前的文件夹中;
(3)想要查看文件受损修复信息的话,可以直接单击“显示修复”命令;
(4)完成了对所有要保留的文件相关操作后,大家可以单击“文档恢复”任务窗格中的“关闭”按钮;
ExcelXP程序在缺省状态下是不会启用自动修复功能的,因此大家希望ExcelXP在发生以外情况下能自动恢复文件的话,还必须按照下面的步骤来打开自动恢复功能:
(1)在菜单栏中依次执行“工具”/“选项”命令,来打开选项设置框;
(2)在该设置框中单击“保存”标签,并在随后打开的标签页面中将“禁用自动恢复”复选框取消;
(3)选中该标签页面中的“保存自动恢复信息,每隔X分钟”复选项,并输入指定Excel程序保存自动恢复文件的频率;
(4)完成设置后,单击“确定”按钮退出设置对话框。
5、手工修复法
倘若按照自动修复的方法,不能成功打开受损文件的话,大家还可以尝试用手动的方法来将受损文件打开;
(1)在菜单栏中依次执行“文件”/“打开”命令,打开文件选择对话框;
(2)利用“查找范围”框,定位并打开包含自动恢复文件的文件夹; ExcelXP受损文件急救六招 (3)要是大家不知道受损文件保存的位置的话,可以查看“自动恢复文件保存位置”框中的路径,该文件夹其实就是ExcelXP保存自动恢复文件的文件夹;
(4)接着在“文件类型”选择对话框中,选中“所有文件(*.*)”选项,并在文件列表中选择要恢复的文件;
(5)单击“打开”按钮,打开需要修复的文件。
6、工具修复法
要是上面的几种方法都不能使大家如愿修复文件的话,还可以借助专用工具来修复受损软件,其中的“ExcelRecovery”工具可以专门用来修复受损的ExcelXP文件。
(1)http://www.downme.net下载ExcelRecovery程序,其文件大小为790kB;
(2)对ExcelRecovery程序执行安装操作,安装结束后该软件自动将Excel修复程序加到Excel软件中,同时在“文件”菜单下会多出一项“Recovery”命令,可通过该项打开需修复的Excel文件;
(3)运行ExcelXP程序,并在菜单栏中依次执行“文件”/“Recovery”命令;
(4)在随后出现的ExcelRecovery对话框中,选中要修复的受损文件;
(5)再单击其中的“Recover”按钮,ExcelRecovery程序就能自动以修复方式打开文件了;
(6)大家可以对打开后的文件进行一些编辑操作,例如删除掉一些多余或已损坏的信息,然后以新的文件名重新保存。 巧妙处理Excel工作表表头 当新建或打开一个已有的Excel工作表时,都不可避免地会遇到表格表头的创建或修改,并且在表格编辑过程中和表格输出时也涉及表头的处理问题,我们可以利用一些技巧来更好地处理Excel表头。
1.让表头自动填写当前月份和日期
比如表格标题为“某公司6月份电费统计表”(如图),其中“6”为进行电费统计的当月月份,第二行为制表日期。假如该单位电费每月公布一次,那么每月打开此表修改编辑时,都要对标题中的月份和制表日期进行修改,万一只改动了表内数据,而忘记以上两个时间的改动,会出现表头时间与表内数据的矛盾。我们采取一个一劳永逸的措施,随时打开此工作表,让表头自动填写当前月份和日期。这要借助Excel三个函数来实现,在标题单元格输入“="实验中学"&&MONTH(TODAY())&&"月份电费统计表"”,函数“MONTH(TODAY())”表示当前月份,在第二行制表时间单元格输入“=TODAY()”。函数“TODAY()”表示当前日期,就出现图中结果。
完成上述设置,任何时候打开该表,我们大可放心地去做表内数据的处理工作了,不必担心表头时间会出现什么差错,无需对表头做任何改动。
2.锁定表头
当我们编辑过长或过宽的Excel工作表时,需要向下或向上滚动屏幕,而表头也相应滚动,不能在屏幕上显示,这样我们搞不清要编辑的数据对应于表头的那一个信息。按下列方法可将表头锁定,使表头始终位于屏幕可视区域。
首先选定要锁定的表头,如果我们要将图中表头(1~3行)锁定,那么单击A4单元格,然后单击“窗口”菜单中的“冻结拆分窗口”命令,即可完成表头的冻结。假如还需锁定表格左侧第一列,那么单击第一列和第三行交叉处的右下方单元格B4,以下操作步骤同上。
如果要取消表头锁定,则单击“窗口”菜单中的“撤消窗口冻结”命令。
3.为表格多页输出自动加表头
如果我们要输出一个工作表,而此表需要输出多页,如何让第一页以后的每一页都自动加上与第一页相同的表头呢?可以这么做:单击“文件”菜单下的“页面设置”命令,弹出“页面设置”对话框;单击“工作表”选项卡,在“打印标题”下“顶端标题行”右边文本框中单击鼠标左键,出现闪烁光标后,在Excel表用鼠标左键选择表头所在行,最后选择“确定”即可。 chinawx.COM Excel打印故障问答锦囊 我想打印彩色的页眉,却不能为页眉应用彩色格式。如何解决?
答:页眉中的文字只能打印为黑色,即便使用彩色打印机,也不能对页眉和页脚中的文字应用彩色。要打印彩色页眉,可以使用打印标题代替页眉。例如,要在每页的顶端打印公司的徽标与地址,将徽标与地址信息放置在工作表的前几行;在“文件”菜单上,单击“页面设置”,再单击“工作表”选项卡,然后在“顶端标题行”框中,输入包含徽标与地址的行。
问:我使用“格式”菜单上的“背景”命令,为工作添加了背景图案,但打印时,却没有打印工作表背景。为什么?如何解决?
答:用“格式”菜单上的“背景”命令添加到工作表中的背景图案不会被打印出来。但用“插入”菜单中的“图片”命令添加到工作表中的图案和用“格式”菜单上的“单元格”命令添加到工作表中的单元格背景图案或阴影,都会被打印出来。
问:在我打印工作表时,Excel忽略了所设置的分页符。为什么?
答:如果已设置让Excel将工作簿打印到特定数目的页面中,那么,Excel将忽略已设置的手动分页符,并缩小打印工作表的尺寸。若要将工作表打印到指定的页数中并使用手动插入的分页符,请单击“文件”菜单上的“页面设置”,再单击“页面”选项卡,然后单击“缩放比例”。如果“缩放比例”不能产生预期效果,你可以在设置打印区域时,将其中的每一页都选定为独立的区域,Excel会将打印区域中不相邻的区域打印到独立的页面上。
问:我在工作表中设置了多个打印区域后,Excel却不能将多个打印区域打印到同一页上。如何解决?
答:如果打印区域中包含工作表中的不相邻区域,在默认情况下,Excel将把每个区域打印到单独的页面上。你可以使用下列方法指定工作表中的独立区域,并将它们打印到同一页面上。
1.将不相邻的列打印到相邻的位置上:选定不想打印的列,点击“格式”菜单中的“列”,然后单击“隐藏”。设置一个包含所有列的打印区域,其中也包括隐藏的列。
2.将不相邻的行打印到上下相邻的位置上:选定不想打印的行,点击“格式”菜单中的“行”,然后单击“隐藏”。设置一个包含所有行的打印区域,其中也包括隐藏的行。 解决Excel考试中的一个问题 最近,我所带的计算机班要参加“办公自动化技能等级”考试,手头有几套模拟试题,于是让学生在机房内进行模拟练习,以更好地适应考试。在一次模拟练习中,我发现一个平时比较调皮的学生很快就东张西望,走过去一看,他竟然做完了!其中题目的要求如图1所示,整个题目的完成起码需要8分钟左右,可他2分钟就做完了,真是奇怪。
于是我让他重新演示一遍,终于发现了问题,题目要求在Excel2000中先输入数据再进行表格设置和数据处理,一般的学生都是重新新建一个电子表格,然后将试题中的该图片选中复制粘贴到旁边后,参照输入数据。可是这个学生却将Word2000试题中的图片双击,竟然也可以引用其中的表格(如图2),他将表格连同数据一起直接复制到了Excel2000中,然后对数据进行处理,这样当然就快多了,可这并不符合考试的意图。
对于此类需要学生输入数据的题目,一般为了防止学生考试作弊,总是将题目作为图片插入到试题中,以免学生直接复制粘贴其中的数据。我仔细看了一下,心想如果图1中的表格是图片,那么应该无法直接将其中的表格复制到Excel2000中,可是若不是图片,它又具有图片的特征,可以进行关于图片的相关设置(如图3)。
后来,我经过不断尝试,终于找到了造成这种现象的本质原因:这实际上是在Word2000文档中嵌入了Excel2000中的表格,并不是真正意义上的图片。很有可能是出试卷的老师在Excel2000中选择其中的表格复制,然后切换到Word2000中进行“编辑→选择性粘贴”,在出现的对话框中“形式”中选择了“MicrosoftExcel工作表对象”。这样该表格在单击时具有图片的形式,当对其双击时,就可以进行引用。
为了达到让学生先输入数据再进行处理的目的,我们在进行“选择性粘贴”时,应该在“形式”栏中选择“图片”,这样就可以解决此问题。或者先利用抓图软件在Excel2000中抓图,将其保存为图片后,再在Word2000中点击“插入→图片→来自文件”,选择原来保存的图片文件也可以达到此目的。
通过这件事使我明白:做任何事情,特别是在教学过程中一定要多思考,当发现问题时既不能轻易放过,又要善于分析,找到根本原因,才能不断进步。 chinawx.COM Excel>如何编排毕业证书号 每年高等学校学生毕业时,我们都要按省教育主管部门的要求,依照统一的格式上报毕业生登记表。现在,大多数学校都使用Excel来进行学生资料的日常统计,学生毕业时再进行分类汇总,但毕业证书号的编排在Excel中无法实现,怎么办呢?
存在的问题
这里我们以“辽宁省成人高等教育毕业生成绩登记表”为例。在“辽宁省成人高等教育毕业生成绩登记表”中,毕业证书的编号要求必须是17位顺序编码。很多人自然会想到可以使用Excel中的自动序列的填充功能,但当我们在单元格内输入17位毕业证书号时却显示成“1.17795E+16”,因为在Excel中,数值型数据超过12位时,就会以指数形式来表示。
于是我们又把整列单元格的数据类型定义成文本型,在连续的两个单元格中输入了两个连续的毕业证书号。但当我们拖动填充柄时,毕业证书号并没有像我们希望的那样顺序编码,而是这两个连续的毕业证书号交替出现。这下可惨了,2000多名毕业生的毕业证书号难道要一个一个输入?以前手工操作的时候我们可是集中了学校里写字比较好的人一个一个书写的。使用计算机的目的之一就是要提高工作效率,一定会有办法,只不过我们还没有找到。
解决方法
我们带着这种想法,经过反复琢磨、反复尝试,终于找到一种简单的办法。现将这种方法加以总结,供大家参考。
1.在Excel2000中将登记表中除毕业证书编号以外的其他数据编辑好。表头部分不要做单元格的合并,以单一字段名排列。然后将该工作表另存为“*.dbf”文件。本例中我们将该文件保存在D:\byzs,文件名Zsbh.dbf。在VFP6.0中打开这个表,将“毕业证书号”定义为字符型,20个宽度。
2.在VFP6.0中编制下面小程序:
Used:\byzs\zsbh.dbf'打开.dbf文件
M=117795200'按标准格式的要求,证书编号的前9位值是固定不变的
N=20600647'第一个证书编号
Go1
Dowhile.not.eof()'使用循环语句,逐条记录替换
Repl毕业证书号withstr(m,9)+str(n,8)'将数值型数据转化成字符型
N=N+1
Skip
Enddo
运行该程序,再打开表查看,我们惊喜地发现,毕业证书号已经按我们的要求编码完毕。在这个程序中,我们把毕业证书号截成两段,用两个变量来表示。如果使用一个变量表示,程序可以改成下面的形式,但毕业证书号的排列也变成了科学记数法的形式。所以在实际编排毕业证书号码时,要根据号码的变化规律将号码分解。
Used:\byzs\zsbh.dbf
M=11779520020600647
Go1
Dowhile.not.eof()
Replzsbhwithstr(m,9)
m=m+1
Skip
Enddo
3.在VFP6.0中选择文件菜单中的“导出”命令,将“*.dbf”导出,导出的类型为“Microsoftexcel5.0(xls)”文件。保存在d:\byzs下,文件名为djb.xls。
4.在Excel2000中打开在VFP6.0中导出的Excel文件djb.xls。按省教育主管部门的要求编辑好表头。
使用Excel2000和VFP6.0这两个软件,不仅可以编排毕业证书号。其他号码如准考证号编排也可以按照上述方法实现。 巧用Excel链接解难题 由于我们学校的班级很多,所以在成绩统计中经常会出现问题。这不,同事李老师又遇到了难题,问题是这样的:他手里的软盘中有我校03级16个班、02级23个班的数学成绩,共39个Excel表格文件。现在他想检查一下这些表格中的数学成绩是否已经全部填写了。任务是很简单,本来只要逐一打开这些文件看一下就可以了,但工作量还是比较大。那么,能不能有个相对简单的办法来解决这个问题呢?
看同事在那里忙,我忽然想到:可不可以用Excel的链接功能完成这个检查工作呢?问了问李老师,得知所有文件的命名规则是相同的,都是以班级为文件名,而且表格格式也是相同的,数学成绩所在的列也是相同的,表格的表头如图1所示。不同的只是学生姓名和人数不同,而我们的检查任务并不涉及学生,只是查看表格的相应列中是否有成绩。既然如此,事情就好办多了。
1.在Excel中新建一个文件,在A1单元格输入“03级1班”,然后将鼠标移到单元格右下角的小点上,按下鼠标左键向右拖动,使其自动填充其他班级的名称。
2.单击A2单元格,在其中输入“='A:\2003级\[03级1班.xls]平日'!$D5”,回车,就会看到第一个分数已经出来了。
3.单击B2单元格,在其中输入“='A:\2003级\[03级2班.xls]平日'!$D5”,就可以得到2班第1个学生的数学成绩(如图2)。
4.其他班级依此类推,只需要改变一下公式中各班级的名称即可。当所有班级的第一个学生的分数都出来以后,就可以选中A2到P2的所有单元格,然后仍将鼠标移到单元格右下角的小点上,按下鼠标左键向下拖动即可得到各班其他学生的分数。至于拖动的范围,可以按照最多人数的班级来设定。
03级的成绩检查好了,那么02级的还用愁吗?
需要说明的是:本例中各班级的表格样式统一、各班成绩也均在各工作簿的“平日”工作表相同的列数中,所以用此法非常方便。如果能对此法举一反三,那么,就再也用不着上百次地打开和关闭文件了,是不是简单多了? Excel>资料整理用Excel 单位里的各类文件资料堆积如山,继续存在电脑里,随时都可能遭受病毒侵害和系统崩溃的灭顶之灾。资料的保管最理想最安全的办法是刻录到光盘里。刻录之前,我们必须对杂乱的文档进行整理。有一个很有效的整理方法,虽然操作起来有些麻烦,但日后查找却极为方便。试想,当老板十万火急地要你立马找出上年度的工作总结,面对成百上千的文档,你仅仅动了几下鼠标就轻松搞定时,老板会怎样欣赏你?
1.准备工作:打开资源管理器,在任意盘符新建一个文件夹,将要刻录的所有文件存在其中。
2.建立Excel表格:建立一个Excel表格,用来录入文档的相关资料。可以分为序号、文件类型、文件名称、文件来源、文件日期、备注等。文件类型又可分为上级文件、单位文件、人事资料、财务报表等。制作表格时,最好不要进行单元格的合并,以免影响以后的操作。
3.资料的录入:资料录入时无需分类进行,可以无序录入。除了在表格中直接录入外,还可以利用窗体来录入。方法是:单击菜单栏“数据/记录单”,打开窗体录入框,在相应的框格中输入资料。输入完后,回车打开新的一张表格(如图1)。输入之前可以先将文件类型、文件来源等项目中的固定分类,通过“自动更正”功能逐一用简单的符号代替,只要输入简单的符号就可以了。
4.建立超链接:录入之后,选定每个文件名称的单元格,单击鼠标右键,选择“超链接”,在弹出对话框中选择对应的文档。
5.排序:因为我们是无序录入的,录入完后,为了有序排列,就要利用排序功能了。选中表格的任意单元格,执行菜单栏上“工具/选项”,在弹出的对话框中单击“自定义序列”选项卡,在左边框中选择“新序列”,单击“导入”后,选中表格中文件类型的所在区域,再按一次“导入”(如图2),确定后我们会发现原先无序的内容一下子变得有序了。
排序之后,你会发现序号因此被打乱了。没关系,在你排序之前,在序号列之后插入一空白列,任你怎么排序,序号都不会改变。不过,记得排序之后删除这列。
将表格保存到新建的文件夹里并放在所有文档之前。好了,所有的整理工作都完成了,最后就是把文档刻录到光盘里保存了。
以后需要查找文档的时候我们可以通过“关键字”查找、“分类”查找和“记录单”查找,无论你记不记得文件的名称,都能在浩瀚的文海中极快地找到要找的东西。面对这么方便快捷的查找,我们以前的辛苦应该值得了吧? 用Excel函数快速填入部门名称 这学期,我们单位正在申报省部级重点技工学校和市级文明单位,各部门都在积极准备资料。在准备过程中,经常要输入各种表格,进行数据的处理。大量的表格中都需要填入教职员工所在部门的名称,这对于一个有一百多名老师的学校,是一件非常繁琐的工作。在工作中,我发现了一个“偷懒”的办法,现在把它写出来,和大家一起分享!
下面我就以Excel2000中的一个“学校职工情况表”为例,来告诉大家如何利用Excel函数快速填入部门名称。如图1所示,要求填入相应部门代号后的所在部门名称。
1.选取需要填入所在部门的范围F4:F118。
2.单击格式工具栏上的[插入函数]按钮,接着在“粘贴函数”对话框中的“函数分类”栏选择“查找与引用”,“函数名”选择“LOOKUP”,单击[确定]按钮(如图2)。
3.在弹出的“选定参数”对话框中选择如图3所示的参数组合方式,单击[确定]按钮。
4.分别在查找范围中输入E4:E118,在单列范围中输入H4:H8,在输出结果中输入I4:I8(如图4)。最后按下Ctrl+Shift+Enter键,单击[确定]按钮即可。
这样,眨眼间对应教职员工所在部门的名称就填好了,看看最后的结果,是不是感觉很方便!
附表为函数LOOKUP的结构说明。 用Excel宏命令快速处理学生成绩 在教学管理工作中,学生成绩的处理是一项枯燥烦琐的工作。Excel2000提供了一个宏命令,利用它可以大大地缩短工作时间,提高工作效率。
准备工作
在完成某年级所有班的成绩录入之后,首先打开班级人数最多的那个成绩文件(例如,该班学生人数为70名)。成绩表中A列为学号(A1内容为“学号”,后同)、B列为姓名、C列为语文、D列为数学、E列为政治、F列为总分、G列为名次。
录制宏命令
单击菜单“工具→宏→录制新宏”,出现“录制新宏”的对话框,输入宏名,如“高一”,选择“保存在”项目中的“个人宏工作簿”,单击确定按钮,开始录制宏命令。
1.计算总分并按“总分”排序
选中单元格C2至E2,单击工具栏上汇总命令“∑”,得出第一个学生的总分。选中F2单元格,拖动填充柄至F71。选中F列中任一有内容的单元格,打开菜单“数据→排序”的对话框,以“总分”为主要关键字递减,以学号为次要关键字递增,单击确定按钮。
2.排名次
排名次一般来说有两种情况,一是从小到大的顺序排序:在G2单元格中输入“1”,G3单元格中输入“2”,选中单元格G2和G3,双击填充柄或拖动填充柄至G71;另一个是要求同分同名次:在G2单元格中输入“=RANKF2FF”,然后选中单元格G2,双击填充柄或拖动填充柄至G71单元格。如果按第二种情况,还要进行以下操作:选中G列,复制,利用“选择性粘贴”中的“数值”把G列内容复制到G列(或复制到H列后再删除G列,H列自动变为G列)。
3.计算全班各科平均分
在C72单元格输入“=AVERAGEC2C71”,求出“语文”的平均分。选中C72,拖动填充柄至E72,就求出了所有科目的平均分。求总分平均分时要在F72单元格中输入公式“=SUMF2F71/COUNTAB2B71”。其中“COUNTAB2B71”是用来计算该班人数,不要使用如“COUNTAC2C71”,以防出错。
4.计算前N名学生的各科平均分
比如计算前30名学生的各科平均分。在C73单元格中输入“=AVERAGEC2C31”,求出“语文”前30名的平均分,选中C73单元格,拖动填充柄至F73,就计算出了该班前30名的各科平均分及总分的平均分。 chinawx.COM Excel>用Excel宏命令快速处理学生成绩 5.计算达优率、及格率
按前两科的达优分数段为120计算,政治的达优分数段为80计算,在C74单元格中输入“=COUNTIFC2C71″>=120″/COUNTA$B2$B71100”,在D74单元格中输入“=COUNTIFD2D71″>=120″/COUNTA$B2$B71100”,在E74单元格中输入“=COUNTIFE2E71″>=80″/COUNTA$B2$B71100”,就会得出各科达到优秀分数段的百分比;同样,计算及格率时在C75单元格中输入“=COUNTIFC2C71″>=90″/COUNTA$B2$B71100”,在D75单元格中输入“=COUNTIFD2D71″>=90″/COUNTA$B2$B71100”,在E75单元格中输入“=COUNTIFE2E71″>=60″/COUNTA$B2$B71100”,就可以算出各科达到及格分数段的百分比。
6.计算各分数段的人数
一般按10分一个分数段。以计算语文分数段为例,在C75单元格中输入“=COUNTIF$C2$C71″>=140″”,D75中输入“=COUNTIF$C2$C71″>=130″”,……H75单元格中输入“=COUNTIF$C2$C71″>=90″”,I75单元格中输入“=COUNTIF$C2$C71″<90″”,就可以求出各分数段的人数。求其他科目时,只需把公式中“C”换成对应的列号即可,如计算政治“>=90”的人数,在H77单元格中输入“=COUNTIF$E2$E71″>=90″”。
7.结束录制
单击“停止录制”按钮,宏的录制过程结束。
利用所创建的宏命令
打开第二个班的成绩文件后,选中C72单元格使其成为活动单元格,选择菜单“工具→宏→宏”,出现“宏”对话框,在“宏名”列表框中选择刚建立的宏文件名“高一”,单击执行按钮,宏命令就会运行。运行完毕后,第二个班的成绩就计算完了。同样,其他各班的成绩都可以这样来处理。
数据的归类
把各班平均分和各科分数段分别应用“选择性粘贴”中的“数值”复制到对应的工作表或工作簿中,就得到了完整的各班平均分(或者各班前N名的平均分)和各分数段人数的统计表。
在录制“宏命令”的过程中要注意,录制的都是所有成绩文件具有共性的内容。如果是某个文件所特有的,如按“高一•1班成绩”为名来保存文件,就不能出现在录制宏的过程中,否则就会出现错误。录制好宏命令后,在以后的考试成绩处理中,就可以直接用来处理这个年级的成绩文件了。这个宏命令也可以用来处理其他年级的成绩文件,如果科目数量不同或要求不同,按照这一方法再建立一个新的宏命令就可以了。虽然建立宏命令的过程有些麻烦,但是如果能够很好利用的话,会起到事半功倍的效果。
注:本文中有些公式用到“$”,在复制公式时引用范围不会发生变化。如计算达优率时在C74单元格中输入公式后,复制公式至E74,然后再依次修改对应的内容即可。如采用复制公式的方法,在D74中只需把“″>=120″”改为“″>=80″”即可。 Excel中日期与时间的快速处理 1.任意日期与时间的输入
数字键与“/”或“-”配合可快速输入日期,而数字键与“:”配合可输入时间:如输入“3/25”,然后回车即可得到“3月25日”。又如输入“9:25”,回车即得到“09:25”。
2.当前日期与时间的快速输入
选定要插入的单元格,按下“Ctrl”键与分号键“;”,然后回车即可插入当前日期。而要输入当前时间,同时按住“Ctrl”键、“Shift”键与分号键,然后回车即可。
3.日期与时间格式的快速设置
如果对日期或时间的格式不满意,可以右击该单元格,选定“设置单元格格式→数字→日期”或“时间”,然后在类型框中选择即可。 Excel常用函数一键完成 微软Excel电子表格提供了上百种函数命令,可是对于大多数普通人来说经常用到的只是其中一些常用的函数,比如算术求和(SUM函数)、求最大值(MAX函数)、求最小值(MIN函数)、求平均值(AVERAGE函数)等,而且很多时候都是临时计算一下,并不需要在专门的单元格内设置这些函数来保存结果。其实,Excel提供了一个非常实用的功能,可以方便地实现简单函数的运算,只是它被大多数人忽略了,让我们来找找看。
如果你从没有留意过这里,那么赶快试一试吧
具体操作非常简单,首先确保Excel视图菜单的状态栏被勾选,在选定需要进行运算的单元格后,用鼠标右键单击一下Excel状态栏右侧的NUM区域会弹出一个小菜单(如图1),里面的“求和(S)、最小值(I)、最大值(M)、计数(C)、均值(A)”就分别对应Excel的SUM函数、MIN函数、MAX函数、COUNT函数和AVERAGE函数,要想进行其中一项运算只需用鼠标作相应选择、NUM区域的左边就会显示出运算结果。
另外若您的机器年代久远、怕这个自动运算的功能影响系统运行速度的话还可选择小菜单中的“无”项来取消这项功能。
Excel中有许多优秀的功能可以帮我们方便、快捷地解决日常教学办公中的问题,在使用过程中,我积累了一些经验,写出来与大家一起分享。
1.条件格式设置的妙用
手工填写的成绩册上,教师通常将不及格的成绩用红色笔填写。如何在Excel的成绩表中实现这一功能呢?我们可以借助Excel中的“条件格式”功能实现。具体步骤为:全选成绩表,单击“格式”菜单中的“条件格式”命令,打开如图1所示的对话框。设置条件为“单元格数值小于60”,单击[格式]按钮,从弹出的“单元格格式”对话框中将颜色设为“红色”,[确定]即可。我们会发现分值小于60的单元格的数值自动变成了红色。
而且这样设置的好处是:如果有学生的分数统计有错误,更改分数后,及格了的成绩将会自动取消红色的标记,不及格的成绩会自动加上红色的标记。
2.对多张工作表设置页面
打印Excel工作表时,需要对打印工作表分别进行页面设置。其实,在实际操作过程中,若页面设置的参数相同,可以一次选中多张工作表,同时对它们进行页面设置操作。具体步骤为:按住“Ctrl”键不放,分别单击要打印的工作表标签名称,使打印的工作表同时处于被选中状态,单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,设置参数,[确定]后就可以直接进行打印操作了。
3.快速输入无序数据
在Excel数据表中,我们经常要输入大批量的数据,如学生的学籍号、身份证号等。这些数值一般都无规则,不能用“填充序列”的方法来完成。通过观察后我们发现,这些数据至少前几位是相同的,只有后面的几位数值不同。通过下面的设置,我们只要输入后面几位不同的数据,前面相同的部分由系统自动添加,这样就大大减少了输入量。例如以学籍号为例,假设由8位数值组成,前4位相同,均为0301,后4位为不规则数字,如学籍号为03010056、03011369等。操作步骤如下:选中学籍号字段所在的列,单击“格式”菜单中的“单元格”命令,在“分类”中选择“自定义”,在“类型”文本框中输入“03010000”(如图2)。不同的4位数字全部用“0”来表示,有几位不同就加入几个“0”,[确定]退出后,输入“56”按回车键,便得到了“03010056”,输入“1369”按回车便得到了“03011369”。身份证号的输入与此类似。
4.设置顶端标题行和打印选定区域
用Excel分析处理成绩是每一次考试后教师们要完成的工作,最后要打印出各班的成绩册,要求每页都有表头和顶端标题行,各班的成绩册要打印在单独的纸张上。事实上,纸张大小设置好后,在预览时会发现:各班学生的名册有的刚好在一张纸上,有的则不在一张纸上,很多教师通过插入空行和复制顶端标题行的方法来进行打印操作,但如果添加或删除几行记录,整个版面就乱了。
下面的操作步骤也许会给您带来惊喜:
(1)设置顶端标题行:打开“页面设置”对话框中的“工作表”标签,单击“顶端标题行”文本框右侧的[压缩对话框]按钮,选定表头和顶端标题所在的单元格区域,再单击该按钮返回到“页面设置”对话框,单击[确定]按钮。
(2)打印区域的选择:选定要打印的班级(一个班)所在的单元格区域,单击“文件”菜单中的“打印”命令(不要单击“常用工具栏”上的[打印]按钮)。从弹出的“打印”对话框中选中“选定区域”单选框,再单击[预览]按钮,怎么样?还满意吧,现在就可以打印了。
对用Excel批量计算年龄的补充 在用软件教室里面的《巧用Excel批量计算年龄》的方法对全校学生的年龄进行计算时,发现不能完全满足我们的要求。这是因为:
1.计算学生从出生年月到统计年月(如2003年8月31日)的周岁,忽略了月份。如1996年5月和1996年10月出生的两个学生,分别是7岁和6岁,而计算的结果都是7岁。
2.要求保持“出生年月”、“统计年月”单元格的“日历”属性,以方便其他数据库软件的调用,如1996年5月21日,在数据输入时要采用Excel认可的日期格式(如1996-5-27),而不能为了计算方便输入成1996.5。
我们的办法是:
1.在Excel中打开“全校学生花名册”文件(此文件已在开学初完成,其中含全校学生的姓名(A列)、性别(B列)、出生年月(C列)等信息)。
2.在数据库文件中新建一列(D列),并命名为“统计年月”,在D2中(第一个学生对应的单元格)输入“2003-8-31”,然后将鼠标移到此单元格的右下角,光标变成“+”后,按住[Ctrl]键(切记),此时光标会变成两个“+”,向下拖动复制单元格,快速完成每个学生“统计年月”的输入。
3.再在文件中新建一列(E列),并命名为“年龄”,鼠标点击表头上的E,选中此列,单击菜单[格式]→[单元格]→[数字],选择“数值”,并将“小数位数”设为0。在E2(第一个学生对应的单元格)输入“=(YEAR(D1)-YEAR(C1))+IF((MONTH(D1)-MONTH(C1))<0,-1,0)”就可求出该学生的年龄,其中IF语名是判断学生的出生月份是否超过8月,如超过则要用年份之差再减1。第一个学生年龄计算出来后,将鼠标移到此单元格的右下角,光标变成“+”后,向下拖动复制单元格,快速完成每个学生“年龄”的计算。 Excel工作表的保护 Excel表格是我们工作中经常用到的,而它往往涉及统计数据等敏感问题,因此,Excel表格的保护也是经常遇到的问题,如何安全使用Excel呢?我们常用到的是Excel“工具”菜单提供的“保护工作表”和“保护工作簿”功能。有没有其他方法呢?
用宏进行“显式”加密
在需要加密的Excel表中,点击[工具]→[宏]→[VisualBasic编辑器],打开“工程资源管理器”,双击该工作表,在右边的是设置该表属性的编辑窗口,单击该窗口左上方的下拉列表框,选择Worksheet,再从该窗口右上方的列表框中选择Activate(激活)(如图)。
添加如下代码:(假设“123”为密码,Sheet1为限制权限表格,Sheet2为工作簿中为任何适合的工作表)
PrivateSubWorksheet_Activate()
Sheets("sheet1").Cells.Font.ColorIndex=2'设置文字颜色为白色
IfApplication.InputBox("请输入密码:")=123Then
Range("A1").Select
ActiveSheet.Cells.Font.ColorIndex=56
'设置文字颜色为黑色
Else
MsgBox"密码错误,即将退出!"
Sheets("sheet2").Select
EndIf
EndSub
每次当你选择该“加密”表的时候都会弹出对话框要求输入密码,正确则进入该表(Sheet1),否则会选择其他表(Sheet2)。
用宏进行“隐式”加密
“显式”加密,虽然可以让没有密码的使用者无法看到“加密”表格,但是每次选择该表格时都会弹出对话框,实在不方便而且给其他用户一种被防范的不舒服感觉。于是笔者就想出了下面的“隐式”加密方法。假如要加密的是Sheet1,我们可以设置在Sheet2的“A1”单元格为密码的输入处。于是修改以上代码如下:
PrivateSubWorksheet_Activate()
Sheets("sheet1").Cells.Font.ColorIndex=2'设置文字颜色为白色
IfSheets("sheet2").Cells(1,1)=123Then
Range("A1").Select
ActiveSheet.Cells.Font.ColorIndex=56
'设置文字颜色为黑色
EndIf
EndSub
设置好以后,只有Sheet2的(A1)单元格为密码“123”时“加密”表Sheet1的内容才显示出来,否则就是透明的,神不知鬼不觉;所谓“隐式”。
“隐式”加密虽然保证了没有密码的用户不能查看“加密”表格的内容,但是不能保护其他用户对其进行修改。所以我们要综合运用上面所说的“保护表格”和“隐式加密”对要保密的表格进行设置。
上面是笔者在实践中综合出来的加密经验,希望能给大家带来方便,也恭候大家的指点交流。 用Excel实现定时提醒 如果您从事设备管理工作,有近千台机械设备需要定期进行精度检测,那么,就得每天翻阅“设备鉴定台账”来寻找“到期”的设备——实在是太麻烦了!用Excel建立一本“设备鉴定台账”是不是方便得多?方法是:用Excel的IF函数嵌套TODAY函数来实现设备“到期”自动提醒。
首先,运行Excel,将“工作簿”的名称命名为“设备鉴定台账”,输入各设备的详细信息、上次鉴定日期及到期日期(日期的输入格式应为“年-月-日”,如:2003-10-21,如图1)。
然后,选中图1所示“提示栏”下的F2单元格,点击插入菜单下的函数命令,在“插入函数”对话框中选择“逻辑”函数类中的IF函数,点击[确定]按钮,就会弹出“函数参数”对话框,分别在Logical_test行中输入E2=TODAY()、value_if_true行中输入“到期”、value_if_false行中输入“""”(如图2),并点击[确定]按钮。这里需要说明的是:输入的""是英文输入状态下的双引号,是Excel定义显示值为字符串时的标识符号,即IF函数在执行完真假判断后显示此双引号中的内容。为了醒目,可在“单元格属性”中将F2单元格的字体颜色设置为红色。
最后,拖动“填充柄”,填充F列以下单元格即可。
我们知道Excel的IF函数是一个“条件函数”,它的语法是“IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”,具体地说就是:如果第一个参数logical_test返回的结果为真,则执行第二个参数value_if_true的结果,否则执行第三个参数value_if_false的结果;Excel的TODAY函数[语法是TODAY()]是返回当前系统日期的函数。
实际上,本文所应用的IF函数语句为IF(E2=TODAY(),"到期",""),解释为:如果E2单元格中的日期正好是TODAY函数返回的日期,则在F2单元格中显示“到期”,否则就不显示,TODAY函数返回的日期则正好是系统当天的日期。
Excel的到期提醒功能就是这样实现的。 Excel妙用-公式结果我都要 Excel最重要的应用就是利用公式进行计算。无论输入是纯粹的数字运算,还是引用其他单元格计算,只要在一个单元格中输入公式,就能得到结果。这个直接显示结果的设计对于绝大多数场合来说都是适用的,但某些情况下就不那么让人满意了。比如说在做工程施工的预结算编写,使用Excel,既要写出工程量的计算式,也要看到它的结果,于是这样相同的公式在Excel里面要填两次,一次在文本格式的单元格中输入公式,一次是在数据格式的单元格中输入公式让Excel计算结果。
如何既能看到公式又能看到结果呢?这个问题笔者认为可以从两个方面考虑:一种方法是所谓“已知结果,显示公式”,先在数据格式单元格中输入公式让Excel计算结果,然后在相邻的单元格中看到公式;另一种方法所谓“已知公式,显示结果”,就是先在一个文本格式的单元格中输入公式,在相邻的单元格中看到结果。
已知结果,显示公式
假设C列为通过公式计算得到的结果(假设C1为“=A1+B1”,或者直接是数字运算“=2+3”),而相邻的D列是你需要显示公式的地方(即D1应该显示为“=A1+B1”或者“=2+3”)。
1.打开“工具”菜单选择“选项”命令,出现“选项”对话框。
2.在“常规”选项卡中,选中“R1C1引用方式”选项。
3.定义名称,将“引用位置”由“=GET.CELL(6,Sheet1!RC[-1])”即可。这里的RC[-1]含义是如果在当前单元格的同行前一列单元格中有公式结果,则在当前单元格中得到公式内容,即在含公式结果单元格的同行后一列单元格显示公式内容;如果将RC[-1]改为RC[1],则在公式结果的同行前一列单元格显示公式内容。
4.如果“引用位置”中含有“RC[-1]”,则在含公式结果单元格的同行后一列单元格中输入“=FormulaofResult”即可得到公式;如果“引用位置”中含有“RC[1]”,则在含公式结果单元格的同行前一列单元格中输入“=FormulaofResult”即可得到公式。
提示:如果想要在含公式结果单元格的同行后数第2列中显示公式内容,则需要把“引用位置”中的“RC-1”改为“RC-2”。
已知公式,显示结果
假设C列为输入的没有等号公式(假设C1为“A1+B1”),而相邻的D列是你需要存放公式计算结果的地方(即D1显示A1和B1单元格相加的结果)。
1.选中D1,然后打开“插入”菜单选择“名称”命令中的“定义”子命令,出现“定义名称”对话框。
2.在“在当前工作表中的名称”输入栏中输入定义的名称“ResultofFomula”,在下方的“引用位置”编辑栏中输入“=EVALUATE(Sheet1!C1)”,单击[确认]按钮退出。
3.在D1中输入“=ResultofFomula”,然后选中按住右下角的填充柄向下拉动填充即可。
提示:EVALUATE是Eexcel4.0版的宏表函数,Excel2000和Excel2002中还支持,但只可用于名称定义中。
4.填充后要按[F9]进行重算,如果C列的公式有改动,也需要及时按[F9]进行重算。
巧施妙计,就能让公式和结果在Excel中和平共处了,你也试试吧。 让Excel给你报账 许多人经常要用Excel来统计一些数据,统计完成后还要对数据进行校对,但是这么多数据怎样才能不出差错地进行校对呢?其实我们可以用一下Excel自带的“文本到语音”功能,让软件通过发声自动给你报账。
打开Excel,点击“工具→语音→显示文本到语音工具栏”,由于这个功能在安装Excel的时候不是默认安装的,所以在第一次使用时会提示插入Office安装光盘来安装这个功能。
安装完成后打开“文本到语音”工具栏,先在数据文件中用鼠标选择要朗读的第一个数据,接着根据数据的排列情况来选择是“按行”还是“按列”来进行朗读,设置完成后点击工具栏最左面的“朗读单元格”按钮就可以了。在朗读的时候被朗读到的单元格会以选中状态显示,而且还可以流利地朗读中文,英文是一个字母一个字母朗读的,这样就可以校对英文单词的拼写是否正确(图1)。
该功能还可以一边输入数据一边来进行语音校对,只要点击一下工具栏最右面的“按回车开始朗读”按钮,使其为选中状态,这样在完成一个单元格的输入后按回车,Excel就会自动来朗读这个单元格中的内容。
一般朗读默认的是男声的,如果你听腻了,可以通过系统里的设置把男声改为女声,打开控制面板中的“语音”项,在里面的“语音选择”来选择一下语音,然后点击下面的“预览声音”就可以听效果了,而且还可以设置语音的朗读速度,完成后点击“确定”按钮就可以了(图2)。 在Excel中用FreQuency函数提高效率 用Excel怎样统计出学生成绩各分数段内的人数分布呢?很多文章都推荐使用CountIF函数,可是每统计一个分数段都要写一条函数,十分麻烦。例如,要在C58:C62内统计显示C2:C56内小于60分、60至70之间、70至80之间、80至90之间、90至100之间的分数段内人数分布情况,要输入以下5条公式:
1.在C58内输入公式统计少于60分的人数:=CountIF(C2:C56,"<60")
2.在C59内输入公式统计90分至100之间的人数:=CountIF(C2:C56,">=90")
3.在C60内输入公式统计80至90之间的人数:=CountIF(C2:C56,">=80")-CountIF(C2:C56,">=90"),
4.在C61内输入公式统计70到80之间的人数:=CountIF(C2:C56,">=70")-CountIF(C2:C56,">=80"),
5.在C62内输入公式统计60到70之间的人数:=CountIF(C2:C56,">=60")-CountIF(C2:C56,">=70")。
如果要把0至10之间、10至20之间、20至30……90至100之间这么多个分数段都统计出来,就要写上十条公式了。
其实,Excel已经为我们提供了一个进行频度分析的FreQuency数组函数,它能让我们用一条数组公式就轻松地统计出各分数段的人数分布。例如,我们要统计出C2:C56区域内0至100每个分数段内的人数分布:
1.在B58:B68内输入:0、9.9、19.9、……9.9、99.9、100。
2.用鼠标选择区域C58至C69,在编辑栏内输入“=FreQuency(C2:C56,B58:B69)”。
3.按“Crtl+Shift+Enter”组合键产生数组公式“={FreQuency(C2:C56,B58:B69)}”,这里要注意“{}”不能手工键入,必须按下“Crtl+Shift+Enter”组合键由系统自动产生。完成后C58:C69将显示如图所示的分数分布情况。
用CountIF函数统计分数段的方法流传很广,但效率并不高,提出这个新方法希望对大家有所帮助。另外,在Excel的帮助里也有一个用FreQuency函数统计分数段的简单范例,大家可以参考。
Excel的数据筛选功能 Excel中提供了两种数据的筛选操作,即“自动筛选”和“高级筛选”。如何区分这两种筛选模式,以便熟练掌握和应用,让我们来看看吧:
自动筛选
“自动筛选”一般用于简单的条件筛选,筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来,只显示符合条件的数据。图1为某单位的职工工资表,打开“数据”菜单中“筛选”子菜单中的“自动筛选”命令,以“基本工资”字段为例,单击其右侧向下的列表按钮,可根据要求筛选出基本工资为某一指定数额或筛选出基本工资最高(低)的前10个(该数值可调整)记录。还可以根据条件筛选出基本工资在某一范围内符合条件的记录,“与”、“或”来约束区分条件。如图2,根据给定条件筛选出基本工资大于等于300且小于350的记录。另外,使用“自动筛选”还可同时对多个字段进行筛选操作,此时各字段间限制的条件只能是“与”的关系。如筛选出“基本工资”和“职务工资”都超过380的记录。
高级筛选
“高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选操作,其筛选的结果可显示在原数据表格中,不符合条件的记录被隐藏起来;也可以在新的位置显示筛选结果,不符合的条件的记录同时保留在数据表中而不会被隐藏起来,这样就更加便于进行数据的比对了。
例如我们要筛选出“基本工资”或“职务工资”超过380且“实发”工资超过700的符合条件的记录,用“自动筛选”就无能为力了,而“高级筛选”可方便地实现这一操作。如图3所示,将“基本工资”、“职务工资”和“实发”三字段的字段名称复制到数据表格的右侧(表格中其他空白位置也可以),在图中所示位置输入条件,条件放在同一行表示“与”的关系,条件不在同一行表示“或”的关系。图4即为上述操作在新的位置(B20起始位置)筛选的结果。
两种筛选操作的比较
由此我们不难发现,“自动筛选”一般用于条件简单的筛选操作,符合条件的记录显示在原来的数据表格中,操作起来比较简单,初学者对“自动筛选”也比较熟悉。若要筛选的多个条件间是“或”的关系,或需要将筛选的结果在新的位置显示出来那只有用“高级筛选”来实现了。一般情况下,“自动筛选”能完成的操作用“高级筛选”完全可以实现,但有的操作则不宜用“高级筛选”,这样反而会使问题更加复杂化了,如筛选最大或最小的前几项记录。
在实际操作中解决数据筛选这类问题时,只要我们把握了问题的关键,选用简便、正确的操作方法,问题就能迎刃而解了。 chinawx.COM 在Excel中,如果想制作出如图所示的图表来,请往下看。
1.准备一张50×50大小的、与图表内容相适应的小图片。
2.启动Excel2002(其他版本请仿照操作),打开相应的文件,按正常的步骤制作出一张普通的图表(从最后的效果上看,建议采用“柱形图”或“条形图”形式)。
3.在其中任意一个“柱形”上右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选“数据系列格式”选项,打开“数据系列格式”对话框。
4.在“图案”标签中,单击其中的[填充效果]按钮,打开“填充效果”对话框。
5.切换到“图片”标签中,单击其中的[选择图片]按钮,打开“选择图片”对话框,定位到图片所在的文件夹,并选中相应的图片,按[插入]按钮返回到“填充效果”对话框,再选中“层叠并缩放”选项,按[确定]退出。
小提示:“层叠并缩放”选项下面的方框中的数值设置过小(如“2”)或过大(如“20”),则在图表中显示出来的图片高度过小或过大,影响图表的观感,建议直接采用其默认的数值“10”。
6.再按正常方法对图表进行适当修饰一下,一个极具魅力的图表就呈现在你的面前了。
小提示:此方法同样适用于Word2002和PowerPoint2002中的图表,请大家仿照制作。
posted @ 2005-12-09 14:53  facewater  阅读(16828)  评论(8编辑  收藏  举报