经常有朋友会遇到这样一种情况,在网络中看到一篇很好的文章,但后来因为关键字想不起来,结果怎么都搜索不到。还有些朋友虽然平时也会做一些记录,把有用的资料进行保存,但他们往往将保存的资料分散在不同的地方,没有统一管理的意识,导致查找起来非常不方便,甚至找不到以前保存的资料。而知识管理的其中一个目标就是为了解决让你需要某个资料的时候能够快速的找到它们。

为什么要进行个人知识管理

在我没有搭建个人知识管理系统之前,我的笔记本是这样的。

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虽然看起来整体还比较清晰,但我真要去找一篇文章还是比较困难的,比如说我要找一篇技术文章,但是文章的标题我有点想不起来了,那我就只能在『03-技术』笔记本中挨个查找。

可能有人会说,标题虽然忘记了,但是也可以通过检索内容找到相关笔记啊。这当然,通过内容确实也可以搜索到相关笔记,但是通过搜索内容很容易搜索到一堆不相关的笔记,最后你不得不一个一个的排除。

尤其是在你要找一篇相关的笔记时,往往会搜索出毫无关系的内容,比如我在笔记本中搜索『知识管理』这个关键词,会出现如下结果。

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可以看到里面有一些和知识管理并没有多大关系的内容也被搜索出来了,而仅仅只是因为笔记的内容中出现过知识管理的字样。

所以如果只靠笔记本进行分类,对于我们查找资料还是很不方便,尤其是你的笔记很多的情况下,那么我们应该怎么去设计一个知识管理系统,才能够高效的找到我们所要的资料?

一个好的知识管理系统,不仅能够帮助你快速找到想要的信息,还能够让你长期的复用过去的经验。

讲完为什么要进行个人知识管理,我们接下来再讲讲如何设计个人知识管理系统。

如何进行个人知识管理

如果你要进行个人知识管理,首先要做的就是将所有资料进行统一管理,然后对这些资料进行整理加工接着将这些资料进行分类以及提取文章的标签。

拿我自己来说,以前写文章的工具经常换来换去,导致笔记经常东一点西一点,放的比较乱。而这些工具又是互相独立的,结果平时要找资料就非常的不方便,需要花费不少时间在不同的工具中进行切换,更严重的是有时还不知道自己将资料保存在了哪个工具中。所以我们很有必要将这些笔记保存在同一个笔记管理工具中。

如何对资料进行分类整理

对资料进行分类整理的意思是说,要把相关的笔记放到一个笔记本或标签中,另外对于标题也需要做一些优化处理。

在讲分类和标签的设计之前,我们先来看看分类和标签有什么区别,用分类还是用标签比较好?

笔记分类的意义

一个分类下可以有多条笔记,但是一条笔记只可以属于一个分类。比如苹果不可能属于水果类又属于蔬菜类。这里也可以发现,分类是有一定的局限性的,比如一条笔记的内容中有三个不同的观点,后期我想通过某一个观点来查找笔记,那么分类就不是很方便。

不过在不需要特别精确的情况下,通过分类是比较有优势的,因为能够很快找到所有相关的资料,另外对于新建笔记也不需要花费过多时间整理。比如下面是京东首页的分类。

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通过京东的分类功能我们能够快速的找到某一个分类下的所有商品,分类的作用就在于当用户不知道搜索什么关键字以及没有明确目标的时候方便进行查看某一个分类的商品列表。

不过如果用户想要的是某一个商品的信息,那么用户就不会通过分类的方式来查找,因为分类过多并不能在短时间里找到自己需要购买的商品,所以一般都会通过搜索的方式进行查找。

因此我们可以总结一下,分类是所有相关内容的集合,对于不需要特别精确查找时,可以比较容易的进行定位,但不利于查找指定内容。

笔记标签的意义

一条笔记可以有多个标签,但只能有一个分类。这么看标签的功能要大于分类的功能,因为标签既可以做分类的事情,还可以做分类做不到的事情,那么我们是不是就可以不用分类,只用标签功能?其实不是,标签和分类它们各有用途。

标签之所以可以做分类所不能做的事情,是因为标签和分类它们各自的维度是不一样的。比如有白种人,黄种人,黑种人,虽然它们长相不一样,但是都同属于人这个分类下,虽然你也可以不使用分类,而是把人当做一个单独的标签,比如下图这样。

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虽然可以,但是给人看起来它们像毫无关联的东西,没有那种层级结构,因为我们知道不管是黄种人还是白种人,它们都属于人。如果加上层级结构,就很直观。

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不过标签的好处在于它可以用于提取文章中的不同观点,这样在后期可以通过多种方式来查找。比如《尽管去做:无压工作的艺术》这本书的特征就包括了:GTD、任务管理、信息整理、效率等等。当我们为这本书建立了这些标签,那么我们就可以通过其中的一个标签来找到这本书。

当然总的来说并不存在标签要优于分类或分类要优于标签之说,它们应该结合起来使用。那么我们应该什么时候使用分类,什么时候使用标签呢?我总结了以下几点。

  • 对于不需要精确查找但经常使用的应该建立相关分类。
  • 标签可以用于提取文章中的不同观点和特性,方便后期通过多种方式进行查找。

印象笔记如何分类整理

前面讲了分类和标签的作用,那么我们应该如何设计分类呢?因为我使用的是印象笔记,所以我这里主要用印象笔记进行演示,如果大家使用的是为知笔记、有道云之类的笔记工具也没有关系,只要大家掌握分类和标签的设计思路,那么用任何工具都是一样的,所以这点大家不用担心。

首先建议不要创建过多的分类,因为一旦分类过多,就很难记住分类名,查找起来就非常不方便,建议是3-4个分类,因为3-4个是比较容易记住的。比如我现在使用的笔记本分类。

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可以看到一个特征,我的笔记本的命名格式是这样的:序号-英文 | 中文,使用序号是因为这样可以进行排序,而中英文是为了搜索的时候可以通过多种方式找到。

印象笔记可以创建二级分类,因此在一级分类的基础上面我还创建了一些常用的子项,如下图。

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因为分类并不是很多,所以我平时都是将这些分类展开的,就不用展开和收起,非常的方便,这也就是为什么说不要创建过多分类的其中一个原因。

收集的分类里面建了多个子分类,不过它们都是一样的作用,用来收藏临时但当下没有时间整理的笔记。这里之所以新建这些子分类,是针对印象笔记的特殊设计,比如微信这个笔记本,哪怕你删除了,只要你下次通过微信收藏了文章,那么印象笔记就会自动创建这么一个笔记本,所以我干脆就把微信这个笔记本移动到收集分类下。如果你使用的不是印象笔记,那么可以根据自己使用的笔记管理工具来创建收集箱。

整体来说,这些创建的分类和笔记本都是我常用的。我发现很多人没有搞清楚常用的意义是什么,结果创建了一堆的分类,而有些分类几个月可能都用不到一次,最后导致整个分类特别的乱,这就在使用的过程中导致非常的不方便,所以大家一定要搞清楚什么是常用的。

如果大家不知道怎么弄,可以参考我的笔记本分类设计。比如我为了解决常用和不常用的笔记管理问题,在我的归档分类下有一个零碎归档和网络收藏分类,我会将所有从网络中收藏的文章放到网络收藏里面,并加上特定的标签。对于一些不怎么使用或特别零散的笔记,我会放到零碎归档分类中,在给它们加了特定的标签,这样做完之后我就不再去管它们,当我需要的时候我就靠搜索标签找到它们。

不过每个人的工作情况、职业都不太一样,所以除了收集和归档,其他笔记本大家可以根据自己的情况进行分类,但要保持一个原则,只创建经常要使用到的,3-4个即可,不要过多。分类是用来手动操作的,而搜索要靠标签和标题,这点一定要切记。

印象笔记标签怎么用

通过以下的标签设计能够快速的找到我们想要的信息。

印象笔记可以创建无限标签层级,因此如果你没有使用印象笔记,那么可能你的标签设计方式要自己做一些调整。我的标签设计成了三级分类,顶层是大的分类,如下图。

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二级分类,如下图。

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第三级分类是对二级分类的更具体化描述,如果没有更具体的分类或内容很少,则可以不用创建三级分类。如下图是我的第三级分类命名。

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一般来说我只创建三级分类,如果内容比较少的甚至只有二级分类,除了一些特殊的情况外,也不建议创建多过层级,因为层级过多也不太方便使用。

对于大部分笔记,按照上面这种方式来设计就没有什么问题了,不过对于某些内容,比如日记,它的标签设计就会稍微不同,因为一篇日记可以从不同维度去查看,可以按照年,也可以按照年月,甚至年月日。因此为了满足不同的需求,我的日记标签是如下设计的。

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我的日记标签可以查看全部日记,也可以查看年、年月下的日记。

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不过如果要查看某一天的日记,通过标签的方式并不是最好的方式,我的做法是在日记的标题上面加上当天的日期,格式为:年月日 标题,如下图。

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通过年月日加标题的方式,我们就可以使用具体时间或标题的方式来找到当天的日记了。

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在学完分类和标签的设计之后,你要记住的是,所有的命名都是为了解决能更方便的找到你所要的信息,所以只要你的命名方式能够做到这一点,那就是最好的命名。

搭建了个人知识管理系统但不知道怎么在实际中运用,可以看打造个人知识库的价值和应用这篇文章。

不过大家会发现搭建个人知识管理系统首先要有足够多的内容,否则就玩不起来了,所以还是需要大家平时多积累经验。那么问题来了,2020年我们该如何有效学习?如果你想在新的一年里有更高的学习效率,可以关注以下公众号,后期会在公众号上分享如何有效学习的文章。

Posted on 2019-12-15 11:55  第二座山的知识库  阅读(873)  评论(0编辑  收藏