从企业信息化走向工作流

本文希望引导网友思考，现在或将来，是否该帮公司导入工作流？是否该学习微软的 WF？何时该导入？如何导入？本帖较偏向管理理论，非编程技术文。读完后若有兴趣深入学习者，可参考本文最下方的「相关文章」连接。

企业是否需要导入工作流？

中大型的企业通常导入工作流已久，有一定的经验与认知；但对中小型企业而言，光是信息化就令人头大了，更不用说工作流，真的是如此吗？工作流那么高不可攀吗？

其实不然，不论企业规模大小或行业别为何，工作流有一定的重要程度。大家都知道速度与应变能力将是 21 世纪企业不可或缺的能力，因此就不得不去思考工作流与 e 化的结合，将会让你的企业成为下一个 10 年的领先族群。因此，我们来思考，哪些企业最需要将已经 e 化的系统再导入工作流，以下为思考重点：

1. 企业的据点分布：企业的据点越分散、据点越多，对工作流的需求越大，因为人员分散各地，透过传统的沟通方式已无法有效地管理。
2. 企业人数的多寡：一般来说，越多人的企业对工作流的需求越大，人数少于 20 人的企业较没有需要 (人数是指计算机用户数，非员工总数)。小型企业的员工人数少，每个人都身兼数职，导入工作流后，有可能造成自己输入的单据，又交给自己批阅，或别人签完后又丢给自己待办，在效率上反而不如传统的信息化系统。
3. 行业别特性：若行业的特殊性，是人员会经常流动、常出差或开会，对工作流的需求就越大。此外，服务业会比制造业需求大，因为服务业的机动性与变化性较高，例如有 1000 名员工的服务业，和有 1000 名员工的制造业，前者对工作流的需求会大很多。
4. 有强烈的 BPM 需求：必须依赖制度的落实与时效性要求特别高的企业，对工作流的需求就越高，以透过工作流管理来落实 BPM (业务流程管理)。

从企业 e 化走向工作流

在中小企业 e 化系统建设中，因为公司信息人力及资源分配的关系，可分成三大区块，而工作流的推动是依赖于可靠的硬件及网络基础设施上：

1. 硬件及网络部门：负责掌管硬件维修、网络服务、防毒、网站及邮件服务器基础设施。
2. ERP 应用部门：掌管企业核心帐务与应用，从业务订单、生产管理到出货，以及应收、应付等财务相关，与人力资源、供应链...等等，是企业的核心。
3. OA 或 KM 部门：以企业知识的累积、分类、复用为目标，因为涉及到企业的文件宝库及工作流，可以说是企业营运管理的中枢神经。

我们在导入工作流的过程里，最基本概念就是以电子表单，搭配工作流来打造 OA (办公自动化) 电子审批系统。在填表或流程审批过程中，经常有某些数据是来自 ERP 系统，例如企业常用的请假单，就会用到 HR 系统里的个人数据，像：假期天数，基本薪资...等等。当流程完毕后，又会把请假扣款金额更新到 HR 系统里。复杂一点的应用，如：ECN / ECR (工程变更通知 / 工程变更申请)，涉及的部门，从：业务部、设计部、生产部、采购部、品管部门；而系统数据交换上，会牵涉到：业务订单系统、合约管理系统、生产管理系统。在文件管理应用上，ISO 文件审批管理系统就是一个很好的实务应用，因为涉及公司各个单位的管理规章。

通常一个工作流开发，预期要有如下的用户操作：

1. 请假单送出后，要能自动送到直属主管。主管审批后，按请假天数逐级上呈、予以核决。
2. 请假单填表时，输入请假时间，就能自动计算剩余的假期或请假天数...等等。
3. 能自动 E-Mail 通知，及放入待办事项文件夹中。
4. 自动稽催...等自动化的功能预期。

这些预期都需要有一套完整的架构来支持工作流的运作，因为我们都希望未来在维护时不要有太大的负担，基本上要做到：流程修改、组织变动、表单修改、权限管理...等，模块都要独立分离，且不能相互影响，因为实务上 10 张表单 + 10 个流程 + 5 个部门 (大约 25 个用户) 是很容易开发跟维护的；但当企业扩展到 100 张表单 + 100 个流程 + 3 个分公司 * 5 个部门 (150 个以上的用户)，这时就可能天天会因为业务变革或组织调整，而影响到工作流，造成常有大量的维护、调整工作要进行。所以在实务推动中，就会考虑到组织结构 (职务与人员的虚拟对应) 与工作流 (包含主流程与子流程及流程版本) 独立分离，这样才能让工作流推展顺畅。

许多国际的 ERP 大厂，到了台湾会发生水土不服的现象，其实工作流的引进也有同样的问题。国外的组织架构已经进化到扁平化矩阵式管理，但台湾还是以金字塔型组织架构为主。虽然某些公司已经扁平化，但还是东方传统金字塔型架构，所以包括市场占有率最大的 IBM Domino/Notes，在面对金字塔组织的管理，还是需要新建或修改内置的组织数据库结构。另一个严重的问题，是西方在管理流程是任务导向，注重稽核点，且协同合作的观念很强；但台湾的企业，多半职位、工作职责及其流程会很固定，且流程又会因为业务需求的变动而调整，观念上是自己管好自己的事，所以在职位权限表、流程修改方便性上，必须加强许多「东方管理特色」上的东西，来完善工作流的核心架构，此时表单设计反而变成最简单的一个环节了，难题变成与其他系统相互连接的接口上。

有了完善的工作流基础架构后，接着要先推动哪一类的电子表单呢？现在很多公司都在推请假单、公出单、加班单、文具用品申请、ISO 文件管理、OA 行政表单，因为推行上较容易。但是从管理层面来看，这些并无法给企业带来价值跟效益。而像公文审批、任务交办追踪管理、跨部门联系支持请求单、项目管理、工程设计变更管理、协同设计...这些才是对流程变革及核心竞争力提高有帮助的，且能提升部门之间的信息传递效率、大量减少沟通上的错误。

工作流的推动，从公司内部可以延伸到供应链上下游厂商间的协同工作，例如：业务单位发出一批出货单、订货单，上下游厂商可以透过互联网进行收单确认、交期确认、分批交货计划时程确认...等等，只要公司核发给他们账号密码，就可以进行供应链协同了，非常方便。但是当工作流的推动往公司外部延伸时，立即会面临到工作流软件授权费的问题。授权费有的是依照用户数或流程数目来计费，一般来说国际大厂都很高，但功能也非常强大，如：IBM Domino、K2、Ultimus、MS SharePoint。当中小企业面对这样高的成本，通常只能做个示范项目 (通常是 25 个用户左右)，或改选择台湾本土的工作流软件，且基于预算考量，只能选一般的 OA 套装软件简单用用而已，且未来扩展上也会有问题，没有源代码也不能修改，且其工作流也不是业界标准。如此一来，可能又要像 ERP 系统的导入那样，在跌跌撞撞中推倒重建、痛苦摸索个好几年。

有些有研发实力的公司，会采用 Java 开放源代码的工作流工具，或微软的 WF (Windows Workflow Foundation)，如此一来，既符合业界标准又没有用户数授权费的问题。之前笔者带领过几个上市公司推动工作流，集团都是上万人，用的是国际级最好的工作流系统，当时也同样为了上万用户的授权费大伤脑筋。如今时机及技术都已相当成熟，客户端就是 Web Browser，服务器端也没有用户授权数量限制。

微软 Windows Workflow Foundation 逐渐流行

自从微软推出 WF (Windows Workflow Foundation) 以来，曾引起国内外的 Workflow 厂商一阵恐慌，担心从此撼动了整个 Workflow 市场，因为微软夹着免费的优势，将这个 WF 正式放入 .NET 3.0 架构中，让有 Workflow 需求的企业可直接免费使用，确实对已经成为战国时代的 Workflow 市场投入一颗震撼弹。

WF 可作为 Windows 平台上的 Workflow 共同标准，微软提供基本的「活动 (Activity)」组件，让大家针对企业的工作流以组件的形式来开发。可预期的是未来将出现更多以 WF 为基础的商用软件，而且也逐渐影响到现有的 Workflow 厂商，将产品改成以 WF 为基础。

微软的 WF 到底架构如何呢？首先它的引擎是可以有状态的、持久化的，透过序列化的机制能记住上一次执行的状态。此外，它也是一个异步执行的工作流程应用程序，不用让调用者一直等待。它还提供了一个友善的视觉化工作流设计工具，用来描述应用系统所需要的处理过程，透过图形化界面，让开发人员能够将应用程序逻辑和商业逻辑分离，达到容易理解与维护的目的。

WF 还为开发者提供了一系列的流程活动，以组件化的方式呈现，结合流程引擎，让活动组件可受到外界的指挥来执行对应的方法。WF 可整合 Web Service 或其他远程服务，以整合流程中各个活动组件、需要配合的商业逻辑。在 SOA 面向服务架构风行的今日，与其他服务的整合变得更为重要。

但事实上，WF 只是实现 Workflow 系统的基本配备而已，企业若要利用 WF 来自行开发工作流程系统，将是非常辛苦的差事。目前台湾市面上已经出现少数产品，直接提供 WF 的现成组件，并能直接整合 WF 引擎，可让企业完全不必开发程序，就能直接享用 WF 的成果。这些产商根基于 WF 的产品，可提供 10 多个企业常用的流程组件，透过 WF 的 XOML 格式来定义企业流程，可轻易做到：会签、串签、加签及复查的动态签核，并结合 E-Mail 的发送来通知用户进行在线审批 (签核)。

 

本文出自 讯光科技。本博客已获得该公司授权发表于内地网络。
http://www.infolight.com.tw/
http://www.infolight.com.cn/

讯光科技 - 软协e化博客 (台湾台北)：
http://eblog.cisanet.org.tw/23449699/index.aspx

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相关文章：

[1] 《WF高级程序设计》（《Pro WF：Windows Workflow in .NET 3.5》中文版）上市
http://www.cnblogs.com/xiaoshatian/archive/2009/10/19/1585748.html

[2] 相关博客 (按英文字母排序)
http://www.cnblogs.com/carysun/
http://www.cnblogs.com/foundation/
http://www.cnblogs.com/gyche/
http://www.cnblogs.com/pj1104/
http://www.cnblogs.com/xiaoshatian/
http://www.cnblogs.com/zhuqil

[3] WF 4.0 基础篇 (三十 完) 对学习 WF 的一点建议
http://www.cnblogs.com/foundation/archive/2010/04/03/1703809.html

[4] Windows Workflow Foundation 教程
http://msdn.microsoft.com/zh-cn/library/bb628617.aspx
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/dd489441(VS.100).aspx

[5] .NET Framework Developer Center
http://msdn.microsoft.com/en-us/netframework/aa663328.aspx

[6] 请问 WF 可否实现 OA 那种自己去定义的工作流
http://social.microsoft.com/Forums/zh-CN/wwfzhchs/thread/01d7de25-2ac2-4982-ba77-6bb17d645631

[7] 《WF 编程》系列 1-45
http://social.microsoft.com/Forums/zh-CN/wwfzhchs/thread/9c37fcfa-b146-487b-9eb7-3bfb952ceed0

[8] 以工作流来实现企业 BPM (作者：讯光科技，繁体中文 / 台湾网站)
(何谓工作流？企业为何要导入 Workflow 系统)
http://eblog.cisanet.org.tw/23449699/article/content.aspx?ArticleID=525 

[9] 英文、简体中文、繁体中文 IT 词汇对照表
https://files.cnblogs.com/WizardWu/080708.zip

 

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