在工作流管理系统中，工作流引擎负责流程的流转。首先梳理业务，将业务转换成工作流系统的一个一个业务处理环节，再用连线连接各个业务环节，使得业务流程得以流转。流转的方式有多种，顺序流转，条件流转，并行流转，循环执行等等。
流程的各个环节上具体要处理的事情，通过业务表单来完成。如一个审批流，分为填写申请单，审核申请单，甚至多级审批。填写申请单是一个业务环节，审批申请单是一个业务环节（甚至有一级的审批就可以做一个业务环节）。具体申请单的填写内容在表单中完成。制作一张填写申请单的的页面录入表，将此录入表单的路径挂到流程的填写申请单环节；制作一张审批申请单的表单页面，挂到审批环节。再分配一下每个环节可执行的人，就可以运行这个审批流了。
一个业务流程有几个业务处理环节就有几个节点，每个节点上处理一件事，事情的办理在表单中完成，表单的url链接挂到流程的节点上，当流程运行到此节点后，打开表单，待用户操作完成，提交到下一步处理。
一个业务流程，有多个节点，每个节点上都可以挂一张表单，在和业务关联的时候，通常是在业务主表中增加一个流程实例id字段。每个节点上处理的业务就可以和流程实例关联起来。流程的各个节点上可以挂同一张表单，也可以是不同的表单。
流程的节点上处理的表单信息大致都相同，只是有少量的差别时，可以做成一张表单，挂到流程的各个节点上，然后通过权限设置来控制不同节点显示不同的信息。这样做的好处是后期的表单维护省时省力，做一个修改不用每张表单中都去修改。不好的地方是，一开始做表单的时候，要加上权限的设置部分。
一个流程的各节点是挂同一张表单按权限设置显示信息，还是挂多张不同的表单，主要取决于业务，如果各个节点上办理的业务表单大同小异，就用同一张表单设置不同权限；如果各节点办理的业务大相径庭，还是各自挂各自的表单。
如果业务流程的各节点挂同一张表单，在流程设计的时候，可以按节点设置表单中各字段的访问权限。在流程的节点上，设置表访问权限，设置字段的访问权限，是只读，禁用，隐藏等。设置完成后，将信息保存在业务流程的设计文件中。当运行到此节点，打开此表单，表单加载时，取出设计文件中保存的的这些信息，加载到页面字段对应的控件上，使得信息或控件只读，隐藏，或禁用，这样来达到表单的操作权限。
如果工作流系统集成了智能表单系统了，这些操作权限的设置可以分离到智能表单中去完成。在表单的控件上，设置各个节点的不同操作权限。这样更简单一些。可以按人员设置，角色等的设置操作权限，也可以按流程的节点来设置。
