2016年第10本：用系统来工作

从amazon上选书时，大数据系统推荐了此书。这本书适合一名小公司的老板来读，当自己整天忙乱到处救火时，肯定是公司的经营系统出了问题。道理很简单，却足以让人思考一番。该书作者曾艰难地经营了15年的电话应答服务公司，突然一天顿悟，明白了自己的系统出了问题，然后用一套简单实用的方法，一步步扭转他的事业和生活，每周工作时间减少了几十倍，收入却增加几十倍，看到这里都会让人有种打了鸡血的感觉，一路看下去，到底是什么牛X的办法？实际上就是发现系统，找到症结，建立规范的流程，不断执行和改进。

世界上到处都是系统，吃饭、开车、开会、存钱、购物、阅读等等，到处都是系统。这些系统并不是混沌的，而是有序的，所以才能完成各个系统的目标。

步骤很简单：（1）要开窍，能够看到系统，把自己放到系统之外，从更高的视角来审视当前的系统；（2）一个一个地把系统拿到面前来检查；（3）制作三份重要文件：战略目标、经营总则、工作程序；（4）执行并不断调整优化。

 

我想了想当前遇到问题的几个事情或项目，都是系统。

有一天去开会，发现饮水机里没水，卫生没有人打扫，一看会议室值班表，原来是值班表只排到了2016年6月，到了7月初大家都不管这件小事了。实际上办法很简单，每个班组轮流值日，共4个班组，12个月轮上3次就够了，不用写年度，每年都按此表执行即可。(当然如果变为5个班组，就要马上调整了)

再一件小事，会议室的电源插座耷拉在地上长达2周没人管，每个开会的都看见了，很小的事，一点点安全隐患，大家都不说也不问，这件事谁负责？室领导需要明确这件事是安全员的职责，还是值日班组的责任即可，从家里找了2枚钉子，找个小伙用了不到5分钟就解决了问题。

院里的出差报销流程相当麻烦，请销假、打印审批单、发票开具事宜、贴发票、填行程表，附件几张？单据几张？等院里审批后，再进中石化的大系统中换种样子再填一遍，反反复复，审批环节复杂，错误频出，把办事员累得个半死。如何改进系统？首先都有一个网页，用1、2、3…详细记录各个步骤，这样就能避免许多错（根据财务制度变化，该网页要能快速更新）。再如何改进？找信息室修改一下系统，可以把相关数据传输到中石化的流程系统中，每个人都会少填好几行数据，至少节省10分钟。院里的著作权申请、互联网使用申请等等没有相应的系统来支撑，只需把办理的流程上网即可，关键的是随时更新，废旧的流程还不如没有。

曾经从院里申请会议室，填完单子后，再给院办打电话确认，到了会议现场，投影机没有，网络连接不上，问题多多，大家都在报怨，如此简单的一件事，问题出在哪？大领导召集的会当然不会出这样的问题，因为有相关部门打了无数电话确认，并提前看了现场情况。

项目要填周报、月报，10多个人来回修改一个xls文件，负责汇总那个xls的人苦不堪言，任何一个人在内容上微调，你都要重新复制、粘贴。如何解决？一个协同小网页就行，大家登录进去随时修改，负责汇总的人到截止时间把内容导出即可。再如何改进？填这些报表的目的是什么？是高层管理者想了解项目进度，很简单，连xls也不用生成，只需要让系统把最后的结果发邮件到相关人员的邮箱即可，或者把相关页面的内容集成到领导的门户上也行。今年领略到了信息中心的项目运行大表，可能要经过50多人之手进行填写汇总，关键是每月要来一次，太可怕了！搞信息的人们忘了用信息手段来管理自己的信息项目。

油田机关的大门要用身份证登记，里面的人员都要打电话给相关人员的办公座机确认一下，如果该人正好不在，再换一个电话。如何改进？有些人每周都要去局机关，能不能加个白名单，身份证一递，直接进入？能不能建立一个会议代码，报上人员姓名、会议室位置、会议室主办者，直接进入？

……

每个问题的修复都是一个子子系统中的微小改进，假以时日，会累积形成牢固的主系统。

 

这套理念与GTD的对应关系：GTD着眼于任务处理、时间管理、自我管理，而这本书则侧重于工作流程的构建和优化。

（1）战略目标对应于GTD中的六个高度中的最高视角，可以让你决定哪些事值得花时间，哪些事可以略过。

（2）经营总则对应于GTD中的六个高度中的第二层次，相当于做人的原则，有些事能不能做，需要用这个来制定一个底线。

（3）工作程序对应于GTD中的五步流程，GTD中把做事情分为收集、明确意义、整理、执行、回顾等几个步骤，一个大项目分解为多个小任务，根据不同的场景找出该做的事，立即执行。

（4）GTD中的每周回顾，就是为了不断更新和调整系统，发现一些项目在执行过程中的问题，近期是不是太忙乱？沉迷于游戏时间太多？没有读书？不断修正，从而更信任自己的GTD系统。回顾的过程也很容易发散，就制定一步一步的清单，让回顾的过程非常充实：①看evernote中上周的主要内容，总结上周工作（对重要事项统计一下花费的时间），汇总到《每月个人工作总结.doc》文档中。②清空iPhone中的照片、扫描仪软件、录音机。③清空U盘、工作记录本。④清空办公室电脑上的Inbox。⑤打开MacBook，同步OmniFocus。把OmniFocus中的INBOX中的内容也清空。⑥看看未来1周的日程表，看看是否有需要提前准备的，或者需要提前处理，或者还不能转化为行动。⑦看看‘等待’清单，是不是已经完成了，或者需要催一下等待的人员？⑧回顾OmniFocus中的每一个项目(已完成的勾去。有些标题并不是action？各个action之间的顺序？上下文是否合适？需要调整周期？）⑨回顾职责范围内的创意部分。

 

油田最近马上要推广《三册》（即基层单位管理手册、基层岗位操作手册、员工价值积分管理手册），发现与这本书是一个思路。对于基层来说，就是想把岗位明确，步骤明确，然后不断执行和改进。在单位里写的岗位职责通常都是摆设，在油田实施过程中最关键的最后一步”不断调整和改进”，但这一步可能都会流于形式。明知流程和操作步骤不对，就是不改，或者修改的过程过于繁琐，凭空给自己增加了更多的工作量。价值积分这些手段对于基层队适用，但对于科研单位呢？值得探索和期待。

 

 

全书目录：

序一001

序二：更少工作、更多结果的简单机制／003

引言：最简单的解决之道／008

第一部分 系统思维

    第1章 控制是好事／003

    第2章 世事并不如意／013

    第3章 鼹鼠的攻击／019

    第4章 觉醒／027

    第5章 执行与转化：创造机器／045

    第6章 系统显现，系统管理／051

    第7章 开窍／061

第二部分 付诸行动

    第8章 知难而进／069

    第9章 我们是项目工程师／081

    第10章 战略目标和经营总则／091

    第11章 工作程序／097

第三部分 但愿如此

    第12章 差不多／115

    第13章 疏漏／121

    第14章 平静的勇气／127

    第15章 “销售点”思维／133

    第16章 优秀的人运作的非凡系统／141

    第17章 一贯性和凉咖啡／149

    第18章 沟通：齿轮的润滑油／159