[译]Introducing Document Sets

 还是Quentin Christensen的另一篇文章,作为Document Set的入门介绍,翻译一下。原文地址:http://blogs.msdn.com/b/ecm/archive/2011/10/18/introducing-document-sets.aspx

Hi,大家好,还是我Quentin,今天我要介绍的是一种新的Content Type,它作为一种结构组件用来管理一类文档,Document sets(文档集合)被用在文档和站点之间的层次使用。当你需要管理一组有协作关系的文档的时候你可以使用Document Sets,但是管理他们并不需要一个单独的文档库或者一个站点。Document Sets提供了一个协作的工作空间,用户可以在那里组织相关的文档。自从SharePoint 2010发布之后,我看到过很多使用Document Sets的使用场景,有一些是微软内部的,有一些是来自我们的客户。例如:研究项目,定制软件开发,知识库管理,可用性研究项目等。

Document Sets类似于文件夹,但是区别是,当你访问一个document sets的时候你可以看到一个可以自定义的webpart。当你上传文档到document sets的时候,你可以看到文档显示在这个web part中就像一个文档库的view。document sets的特性能够方便快捷的管理一个项目中的相关文档,下面是一些特性说明:

  • 在同一个document set下面的所有文档共享元数据。
  • 当document set被创建的时候,默认文档类别的文档可以被自动创建。
  • 有一个web part作为欢迎页面可以显示当前document set下面的文档列表,也可以自定义该web part显示更多信息。

Document sets可以应用在我的一篇文章中提到的所有情况(document management vision),它可以用来管理或者寻找文档,方便的分组相关的文档,Document sets鼓励使用column来管理它内部的文档的元数据。共享column可以将Document set的元数据设定到它内部的所有文档上面,同时可以选择将一些有用的属性显示在Document set的欢迎web part上。document sets方便快捷的分组管理相关文档,省钱省时。

我们构建的Document sets是基于一些使用场景的,他们有一些来自微软内部,一些来自我们的客户。例如:在office产品组中,我们管理产品中的每一部分按照功能分组,这样每个产品都会有一些说明文档,开发计划,测试计划,Document sets可以方便快捷的创建这些文档并且让一个功能的文档在一个集合中。

我们也发现一些客户有类似的使用场景,例如 销售企划,需要有PPT,电子表格,销售合同,这些用户宁愿单独管理他们,在这些场景中,可能有一些元数据或者工作流是可以应用在这一组item上面的。我们期望合作伙伴和客户使用document sets,同时作一些自定义开发,那么就可以很好的应用到这些处理过程和使用场景上。

接下来,请允许我对document sets的主要功能做一个快速的概述。

Welcome Page

当你进入document set的时候,你会注意到他并不是传统的folder的视图。document set有一个可以自定的欢迎页面,默认这个页面上面是当前document set的属性显示web part,在document set的content type设定页面中可以制定哪些column可以显示在这个web part上面。还有一个骄傲作document set contents webpart的web part用来显示已经添加进当前document set的文档。

上面是一个例子,没有自定义document set的页面以及一些它里面的文档。

 

上面的例子是一个自定义的欢迎页面,有自定义的图片,和通知面板。欢迎页面是被list中所有相同的Document set共享的,修改会影响所有实例。这种方式可以简单快速的将欢迎页面的改变更新到所有已存在的继承自相同content type的ocument set上面。

Allowed Content Types

你可以选择一组可用的content type给document set使用,

Default Content

文档可以在document set新建的时候被自动创建,默认的文档可以根据content type指定,允许你控制每一个的模板。这样做可以节省开始使用document set的时候寻找并上传文档的时间,当然用户也可以选择上传文档到document set中

Shared Columns

Document set的column可以被共享给同一个set中的所有文档,这些column被设置成只读,他们的值只能通过修改document set的属性来修改。这样的设计可以节省用户批量修改的时间,因为之需要在一个地方更新元数据,他就会更新到当前document set中的所有所有文档中。同时这个功能也能够帮助用户确定元数据的一致性,你能够使用共享column保证所有文档使用明确的元数据。

Send To

Send To locations是你在Central Administration 已经指定的可以把document set转移到的位置,你可以把他们发送到一个配置好的content organizer中,你也可以使用work flow将document sets发送到一个content organizer。content organizer是SharePoint2010的一个新功能,它可以基于元数据移动指定内容到文件夹,文档库或者另外一个站点中。

Customizable Ribbon

SharePoint2010的一个重要改进就是使用了ribbon,和office客户端软件一样的使用体检。document sets有他自己的ribbon去执行例如:send to,删除,获得版本等操作。这些ribbon也能够允许用户自定义添加一些新的命令。

Versioning

Document sets有他自己的版本管理,可以用来获得文档check in 版本的快照还有当前document set自己的属性。

Workflow

Document Sets支持对一组文档使用work flow,一些actioins可以通过SharePoint Designer应用到Document set中,包括capture a version 和 start an approval process这些work flow actions。如图:

Summary

Document sets对于管理一个项目相关文档来说是一个非常好的选择,它提供了可自定制的,协作的工作环境来使用多个相关文档,他也可以是一个集中管理的信息架构组件,用户可以使用它展现例如:研究成果,销售策划书,产品说明文档等。Document sets很方便的自动提供文档模板,文档分组合作,共享文档信息(例如:元数据属性)。

posted @ 2012-02-05 19:17  咚咚  阅读(199)  评论(0编辑  收藏  举报