[译]Document ID in SharePoint Server 2010

和我之前自己分析的文章内容基本一样(Document ID工作原理)，不过这个是微软负责Document and Records Management的开发经理Quentin Christensen亲自写的介绍，作为一个入门介绍很有用，所以决定翻译一下，英文不好啊，就当练习了。原文地址：http://blogs.msdn.com/b/ecm/archive/2011/10/12/document-id-in-sharepoint-server-2010.aspx?wa=wsignin1.0

Document ID 概述

 

在内容管理中存在一个普遍的的问题就是如果文档移动了位置，那么原来引用的链接就不再起作用了。另外一个问题就是，如果用户把一个文档提交到知识库等文档仓库中后系统应该可以提供简单的途径方便的找到它。Document ID就是为解决这类问题而设计的。Document ID是一个Site Collectin 级别的Feature，一旦激活它之后，当前Site Collection下面所有document类型的Content Type都会增加一个column，无论什么时候用户上传或者创建一个文档，只要是属于继承自 document 的content type，那么它都会被自动分配一个Document ID。这其中Document Sets是一个特例，即使它不是继承自document的content type而是继承自folder的，它也能够获得Document ID。

小提示：你可能想在一个已经存在大量文档的site collection下面激活Document ID这个featrue。因为这个激活操作会触发Content Type属性更新的向下推送，需要持续一段时间，所以，Document ID的激活默认是通过一个timer job在每天晚上来做的。如果你想马上激活Document ID feature你可以在Central Administration中单独运行Document ID enable/disable这个Timer Job。给每一个已存在的document 分配Document ID有另外一个Timer Job来运行。

 

Document ID Settings

Document ID是由两部分组成的，前缀(默认是每一个Site Collection随机产生一个)和两个数字。举个例子document ID类似于：J2W3DN6QF6XW-2-10。其中第一个数字是标识创建当前文档所在的List，第二个数字表示在那个list中，文档的ID。前缀可以在Site Collection中统一设定，在如图Document ID setting页面中进行。

这个页面可以在root site的site setting中的Site Collection Administration分类中找到link。在页面中你可以设定是否需要设定Document ID的前缀，默认是随机产生的一组字符，可以做到跨Farm唯一。你也可以修改为一些可读性强的字符串，例如缩写什么的。一旦你修改了前缀，有一个Check box能够让你重置所有文档的Document IDs，如果重置，那么所有已经分配过的文档的document ID都会被重新设定这个前缀，那么以前使用这些Document ID的链接将不再起作用。重置Document IDs这个操作应该在ID被初始化后尽快执行(在用户使用他们之前)。在这个设置页面中你还可以指定Document ID的搜索范围，默认是所有站点，可以跨Site Collection搜索指定的Document ID。

Document ID (linked to document) Column 

在list views和每个文档的view属性设定中都可以显式Document ID这个column，它其实是一个URL格式如：http://site/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-40 。当这个URL被点击，SharePoint将用它来搜索对应的文档，即使这个文档已经移动到了其他位置。

 

Document ID Send To Hint URL 

在SharePoint的Central Administration中可以设定send to locations，它能够允许content organizer通过你设定的Rule自动将文档传输的最终的位置，设置可以是不同的站点中。 在这个case中，Document ID会找到一个URL并返回(如果文档最终到达的目的端站点打开了Document ID这个feature)。他会在标准URL中的后面增加一个段HintURL，这样用户能够用这个URL快速找到文档，即使搜索还没生成该文档的索引，下面是带有hintrul的例子：http://sites/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-96&hintUrl=DropOffLibrary/A1.docx

Document ID in Documents

一个使用场景是你可以将Document ID打印到印刷品中作为跟踪电子版本的一种方式，例如，你可能把一个文档打印出来并给其他人使用，但是他们并没有办法知道这个文档的电子版本是否已经更新，那么，你可以通过如下图的Word quick part，将文档自己的Document ID插入文档中。让他们可以通过这个ID查看电子版本。

你可能想把刚才说的这种方式作为一个模板使用，无论什么时候用户只要使用某一个content type创建文档，Document ID就会被加入到文档中正确的位置。首先你上传一个文档，他会获得一个Document ID，然后下载这个文档到本地，把它作为你希望使用的一个模板设计一下，可以从word quick part中将document ID添加到文档中你希望放置的位置，然后save这个文档为Word Template (dotx)，创建一个要使用这个模板的content type，在content type的 advanced settings 中上传这个模板文件。现在，当用户在lib中使用当前这个content type创建一个新文档的时候，将会直接获得嵌入的document ID。如图：

Find By Document ID Web Part

SharePoint提供了一个webpart叫做Document ID web part，它可以帮助用户通过输入Document ID直接找到文档。你可以在搜索类web part中找到他。如图：

当让用户还可以直接将document ID输入到搜索框中直接搜索，DocID属于托管属性，所以你可能想通过如下的搜索语法来完成搜索 docid:doc id value, 实际例子：docid:J2W3DN6QF6XW-2-96.

Document IDs是SharePoint Server 2010的一个新特性，它能够让用户当文档移动出初始位置后可以更容易的找到它。当文档被copy到别的位置，会被分配一个新的Document ID，当文档被剪切粘贴到新的位置，那么他会保留原来的Document ID，你也可以使用Document ID来跟踪物理版本和电子版本之间的差异。