[译]EDiscovery in SharePoint Server 2010

最近开始研究EDiscovery功能,看到这篇文章很不错,翻译一下,原文:http://blogs.msdn.com/b/ecm/archive/2010/03/16/ediscovery-in-sharepoint-server-2010.aspx 本人英语水平有限,翻译得不好,大家可以直接看原文:).作者是 Quentin Christensen 负责SharePoint文档和记录管理功能的开发经理。

Electronic discovery (一般也被叫做eDiscovery) 是SharePoint2010中提供的一组新的功能集合。如果你不知道eDiscovery是什么,可以这么理解,它是为了配合诉讼或者调查工作,对于电子格式的内容进行查询,保留,分析和处理的流程。eDiscovery是我们的所有客户比较关心的一项工作,同时在许多组织中,SharPoint已经成为了集协作,文档,记录管理于一身的产品平台,我们整理了需求,并为SharePoint的内容提供eDiscovery的处理过程。

在Microsoft Office SharePoint Server 2007中包括一个功能 hold feature that could be used for eDiscovery,但是它被限定在Records Center这种站点模板中。在SharePoint Server 2010的eDiscovery已经被扩展,可以提供更多的功能,同时可以在整个SharePoint环境中任意使用。

在这篇文章中,我想重点介绍SharePoint在eDiscovery的三方面改进,你能够:

  • 你可以管理holds,并且在任何Site Collection中进行eDiscovery搜索
  • 使用SharePoint Server Search或者FAST Search作为开箱即用的工具去搜索和处理内容。
  • 自动将eDiscovery搜索结果复制到单独的存储位置,以方便未来分析使用。

如果感兴趣,请继续往下读,学习SharePoint Server 2010如何提供eDiscovery功能,它提供给了你所需要的用来管理holds,鉴定还有搜集SharePoint内容的各种工具。

The eDiscovery Process

下图是EDRM (edrm.net) 提供的一个关于eDiscovery所有处理过程的一个引用模型概览图:

 

SharePoint Server 2010定位在信息管理,内容鉴定,内容保留,信息收集等阶段。这篇blog将主要关注信息内容鉴定,保留和收集组件,SharePoint 为协作,社会计算服务,文档管理记录管理提供了丰富的信息管理平台功能。这就意味着你可以通过内部的管理框架预先得到eDiscovery的处理方法,同时可以使用过期策略处理过期内容,当内容不在有用的时候管理并删除它,这么做可以减少在eDiscovery中实际需要索引或者搜索还有搜集的内容数量,这么做的结果将是eDiscovery的成本明显减少,将问题的复杂度从在一堆干草中找一根针转变为从一包干草中找一根针(实在不知道对应的成语:()。最终目标是基于一个稳定的信息管理系统之上为法律诉讼提供eDiscovery功能。

当一些eDiscovery事件发生的时候,例如:抱怨收入,发觉或者潜在的法律声明,鉴定开始阶段。可以被eDiscovery处理的内容必须被标实,同时可以通过搜索来管理这些内容的查找工作。这些内容可以被保留,再一写关键点上内容还可以被搜集起来。

The eDiscovery Features

Hold and eDiscovery

Hold and eDiscovery 是一个 site level feature,它能够在任何一个site里面被激活。

 

激活这个feature的同时,在Site Settings的页面中将会出现一个新的分类,下面提供两个连接,用于进入Holds和Hold Reports这两个lists。还有一个链接对应的页面时Discover and hold content,它能够提供基于内容的搜索,同时对搜索结果进行hold操作。一旦Hold and eDiscovery feature被激活后,你就可以在当前site collection中管理holds还可以给任何content 添加hold。默认情况下只有Site Collection的管理员有权限访问Hold and eDiscovery 页面。要给其他用户访问权限,需要将他们添加到对应的list权限列表中。

你可以手动在SharePoint中定位到一个content,然后给他增加一个hold,此外,你还能够通过search然后给search结果添加一个hold。关于Hold and eDiscovery feature,你可以创建一些hold在Hold list里面,然后通过每一个file的下拉菜单中Compliance Details 手动为一个content添加相关联的hold.

 接着点击链接Add/Remove from hold.

 

接下来你就可以添加hold或者删除hold.

手动的添加hold给一个item,能够阻止这个item被删除或者修改,直到有人release这个item的hold。你将可以通过item的图标直到当前的item已经被锁定,他不能被修改或删除。

每天晚上都Timer job都会有一个关于每一个hold产生的report。如果你想马上获得这个report,而不是等待定时的生成,那么你可以直接在SharePoint CA中运行Hold Processing and Reporting timer job来达到目的。

Search and Process

在任何一个Site Collection可以手动为某一个item添加hold固然很好,但是它并不能帮助你找到你不知道的东西,如果你需要对一批item进行hold该怎么办?对于这样的需求你需要使用在Discover and hold content,页面里面的功能了,在Site Setting页面中可以找到它。在这个页面中你可以设定一个查询条件,同时可以预览查询结果。他会自动使用配制好的search服务(SharePoint Search Server 或者 FASTSearch for SharePoint)。接下来你可以设定直接对内容应用hold,这样他们就不能够被修改或删除,如果你在SharePoint CA中配制了Content Organizer Send to location, 那么可以直接将搜索出来的内容,复制到其他site并将他们hold起来。 你还可能希望创建一个独立的记录管理中心站点,用来管理所有和hold相关的内容,Content Organizer是SharePoint 2010基于Microsoft Office SharePoint Server 2007 Document路由基础之上的新功能,在07提供了丰富的功能,可以根据Content Type 或者 metadata properties将内容自动分类。希望了解详情的话,请关注Content Organizer的功能blog。

如果希望在content创建的地方来hold柱它,同时还向保留SharePoint环境提供的丰富的上文,那么建议使用在本地直接hold,这样可以阻止内容被删除或者修改,请注意,这样将会直接阻止用户对当前item的任何修改。如果你希望用户可以修改文档,那么请使用copy功能,将内容复制到其他位置。

什么时候搜索和处理搜索结果呢?搜索默认是在整个Site Collection下面的,同时会根据权限去运行,所以所有的内容都会被搜索到。当然你可以指定搜索的范围,也可以通过在添加hold前预览搜索结果。一个Items可以被放置多个hold,通过compliance details 你可以看到所有应用到当前item的hold

综上所述, SharePoint Server 2010给你提供了在企业eDiscovery策略需要的中关键功能,这些新的能力让你可以更轻松的应用内容保留策略,在eDiscovery事件发上后,也提供了方便的查询功能,eDiscover经常对产品规定很紧急的最后时间,SharePoint 2010帮助你更快更准确的找到你需要的内容进行相应的处理。

 

 

 

posted @ 2012-02-12 12:33  咚咚  阅读(551)  评论(0编辑  收藏  举报