时间管理不等于事件提醒

【固定链接：http://www.autumoon.com/post/2010/01/24/TimeManagementIsNotOnlyEventReminder.aspx】

有不少朋友都在使用Outlook或者Google日历来进行日程安排，其实这两种软件我都长期使用过。Outlook是客户端软件，共享日历的方式比较麻烦而且受一定条件限制，基本上我见到过的使用Outlook作为日程管理软件的朋友都只在一台电脑上使用， 但如果您拥有一部Windows Mobile手机，由于Outlook Mobile与Outlook之间的同步是非常容易的，因此情况会好一点儿。Google日历是在线系统，虽然Google提供了离线功能以方便用户在无法访问互联网的时候使用，但其优势还是一处数据，随处访问。Google日历的一个亮点是提供短信提醒功能，也就是说到达某一个日程项的提醒时间时，Google会自动向用户的手机发送一条提醒短信，这比较方便那些不能随时使用电脑的朋友。但是无论是在电脑与手机之间同步日程表还是在电脑上事先设置好到时候由服务提供商向手机上发送提醒短信，这些都只能叫做事件提醒而不能叫做时间管理。

日历+闹钟

无论是Outlook还是Google日历，都是比较典型的事件提醒软件，都没有跳出“日历+闹钟”的应用模式。用户在头一天晚上临睡前或者当天早上起床后，先想想这一天里要做哪些事情，什么时候自己适合去做或者有可能去做，然后逐条添加到日历上，再设置好提醒闹钟，以免忘掉。到了这一时刻的时候，闹钟就会响起，弹出一个对话框提醒用户该做某件事情了。这种方式无可厚非，它也确实帮助我们避免一些因遗忘和疏忽而造成的失误和损失。但是在我经过很长一段时间的使用之后，我渐渐地发现这种方式已经落后了。

假如用户的工作和生活中都是一些琐碎的事情，没有多少主次之分，每天只需要按部就班地完成这些事情就行的话，使用“日历+闹钟”的方式基本上就足够了。比如早上6点提醒起床，8点提醒去上班，中午12点提醒吃午饭，下午6点提醒下班，晚上10点半提醒睡觉或者是安排下个星期某一天给好友买生日礼物等等，诸如此类的事情没有多少主次之分，也没有必须花时间去安排先后顺序，只需要按部就班地完成，别忘了哪件事就好。有很多事情都是每天在某个特定时刻都要去做的事情，这类事件完全可以设定为重复事件，每天定时提醒，以至于养成习惯以后也可以不需要外界提醒，人体的生物钟自动会叫我们去做这件事情。

虽然目前还有不少朋友在使用这样的方式来安排自己每一天的日程，但我还是坚持认为，对于一个不断追求进步，时刻想要充电和提升自己的都市上班族或者企业管理者来说，这样的方式真的已经落后了。如果您属于这样的人群中的一份子，而您又还在继续沿用“日历+闹钟”的模式，我奉劝您趁早考虑调整方式。

为什么说“日历+闹钟”的模式落后了呢？我在第一篇文章《时间管理——被忽视的理念！》中提到过，切忌总是与时间赛跑。咱们拿刘翔来打个比方，刘翔一般在什么时候跑得最快？比赛的时候。假如刘翔时时刻刻都要求自己跑得最快，那他早就累死了。与时间赛跑也是同样的道理，假如您偶尔遇到航班即将起飞而您还在半路堵车的情况，这个时候与时间赛跑就变得尤为重要。偶尔与时间赛跑意味着大部分时间您的身心可以得到适当的休息和舒缓，长时间与时间赛跑就容易造成身心的劳损，得不偿失。“日历+闹钟”的模式就容易带人走入与时间赛跑的死循环。时间永远在不断地前进，而人却不可能一直沿着一条事先预计的笔直的道路向前奔跑，路上总是会遇到或多或少的变化和影响而临时改道或走了绕路。几乎没有人能够确切地统计出一个正常人每一天脑子里会闪现出多少个想法，但可以肯定的是会非常多，而且绝大部分只是一时的念头，过会儿就忘了，但是有实施冲动的念头肯定也不少，再抛开那些做之前又打了退堂鼓的念头，剩下的其实也不少，如果把这些想法都加进当天的日程表里，必然会把日程安排得满满当当。而且人类是群居动物，有很多事情其实是别人需要或者希望我们去做的，再把这些事情加进来，那日程表更是挤得不能再挤了。所以为什么现在很多人的口头禅都变成了“哎，最近太忙，没时间！”

时间管理的重心

由于太忙太累，于是我们想到了“时间管理”这个概念，寄希望于一种新的理念来让我们摆脱工作的繁琐和劳累，让我们的生活变得轻松起来。那么我们首先来探讨一下，“时间管理”的重心是什么。

时间管理的重心不是时间。重心是时间的其实就是上面我说的“日历+闹钟”的模式。咦，奇怪了，时间管理的重心不是时间那又会是什么呢？是事件的优先级。我们先列举一个示例，大家都知道招收飞行学员的考核标准非常苛刻，淘汰率极高，空军的暂且不说，民航飞行员难道真的需要那么高的身体素质吗？视力要求极高，但我却常常看到国外有些飞行员戴着近视或者老花眼镜；身上不能有明显疤痕，而一些飞行员动过阑尾手术之后照样继续执飞。曾经听说一位身体素质很出色的同学去报考民航飞行员最后还是被淘汰了，原因是左手臂比右手臂短0.5公分。我们知道，脊椎动物只是相对对称的，是不可能绝对对称的，虽然大部分人左右手臂都几乎是一样长的，但就算短0.5公分，难道右手能抓到方向杆左手就抓不到？招飞门槛缘何如此之高，这要从飞行员的培养机制说起。国内的民航飞行员大多采取定量培养机制，一名飞行学员的四年大学本科学费总额高达70万人民币，然而学员自己支付的费用却非常少，几乎只能算作是零头，那么大头部分是谁帮他支付的呢？航空公司。航空公司每年会通知飞行学院自己需要培养多少名飞行员，飞行学院把各家航空公司的需求量汇总之后就是当年的招飞名额，一个都不能多，因为多出的这一个没人帮他支付高昂的学费。由于名额极为有限，而太多年轻人向往飞上蓝天、憧憬飞行员这份看上去很美的职业，因此想要挤进学院大门的人太多太多，不得已只好不断地提高考核标准。我曾经与一位机长聊过，他说其实招飞的身体检查科目中90%都是没有实际意义的，只为了多刷些人下去。（虽然近几年我国与国际接轨，再加上一部分人已经先富起来了，出现了一些自费的飞行学员，但由于自费的飞行学员不包分配，毕业后需要自己去找工作，其处境更像是自己掏腰包学了个驾照再去找个司机的职业来干，因此不在当前示例范畴之内。）

名额有限而争取名额的人太多就使劲地往下刷，那么假如您每天想要做的事情太多而时间有限，为什么就不能使劲地往下刷呢？我在《时间管理——被忽视的理念！》一文中提到过，上天给每个人的每一天都只安排了24个小时，没有谁多一点儿也没有谁少一点儿。因此任何一件占用时间的事情都需要我们认真考虑一下是否值得让它占用一些时间。这就是我强调的“事件的优先级”。我们在做时间管理的时候，可以借鉴招飞的考核机制，人多我就使劲刷。同理，想法太多我就使劲淘汰，剔除那些不重要或者不切合实际的想法和冲动，最后在自己时间允许的范围内保留几个真正重要和值得去做的事情。就像一些家庭条件优越的同学考不上公费培养的飞行学员就去报考考核标准相对宽松的自费飞行学员一样，一些当前看来不那么重要或者不值得马上安排时间去做的事情您可以先把它放在一边，不远的将来某一天假如您的时间充裕的话，可以再看看这些事情是否值得一做。我们不可能完成一天中所有的想法，就像飞行学院不可能满足每位报考同学的愿望一样，飞行学院只要把最出色的那几名孩子培养成优秀的民航飞行员就算是尽职尽责了，那么我们只要每天都完成或者推进了那些极少数而却是最重要的事情，即使有太多的想法没能付诸实施，又何必自责呢？人生本就会有太多的遗憾，又何必自己给自己再增添更多的“遗憾”呢。

那么最后我们再来探讨一下如何划分事件的重要性。一般来说，对我们职业发展有很大帮助而且不能迟疑的事情的优先级最高，其次是能推动自己的发展然而需要一个漫长过程的事情，还有些无足轻重的事情则应该被安排为低优先级。按照二八原则来说的话，我们工作中只有20%的事情对我们职业的发展起到了80%的推动作用，而其余80%的事情只能起到20%的作用，由此看来，为什么要把大量的时间安排给那80%的事情去推动那20%的进展呢？当然，事件之间的优先级区分不可能总是泾渭分明的，很多时候当我们面对一大堆想要完成的事情的时候，似乎很难排出个名次来，不知道到底谁该先谁该后，恨不得所有事情同时一起做，但是同时做很多事情就不能专注，不专注就很难做好，同时做的结果往往是都做不好。这种情况该怎么办？我认为不妨把安排优先级的难题交给我们的潜意识，通常情况潜意识似乎都比我们的主意识更聪明而且直觉更准。很简单，你可以把列有所有待办项的清单暂时从眼前或者脑子里拿开，然后问问自己首先想起来的是哪件事，最重要的事往往就是第一件想起来的事，然后逐渐往后排。虽然这种方式未必能保证100%的精确，但当您实在举棋不定的时候，不妨试试。

显然我们都不是独立地活在真空中，很多时候会出现一些突发情况，比如您正在专心致志地撰写您的年度绩效报告（直接关系到能拿多少年终奖），这时候您的领导突然走过来要您帮他处理一份文件，而这份文件只是对他来说很重要对你来说更像一篇废纸，怎么办？如果您是刚刚步入职场缺乏经验的新人，相信我，这样的情况不会少见；如果您已经有多年的从业经验，我相信您的感触可能比我更深。这种事情也需要纳入我们自己的时间管理范畴，我们无法阻止这种加塞儿现象的发生，我会在后面的文章专门来探讨这种情况：如何应对外界的干扰。